Центральный государственный архив Кировской области (структурное подразделение по работе с документами КПСС и общественных организаций)
Центральный государственный архив Кировской области (структурное подразделение по работе с документами КПСС и общественных организаций)
Утверждено
директором КОГКУ “ГАСПИ КО”
Е.Н.Чудиновских
“ 10 ” июня 2008 года
Общие положения
Настоящая Памятка организации работы по исполнению биографических запросов на лиц, состоявших в Коммунистической партии, по документам КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее - Памятка) подготовлена с целью обобщения ранее накопленного опыта и оказания помощи сотрудникам архива в исполнении данных запросов.
В связи с увеличением интереса граждан к своей истории, созданием личных архивов, написанием своей родословной в последние годы увеличилось количество обращений в КОГКУ “ГАСПИ КО” (далее - архив), с целью выявления различных биографических сведений.
В большинстве случаев в архиве обращаются для поиска сведений о гражданах – членах Коммунистической партии, так как основными документами, хранящимися в архиве являются документы органов, организаций и учреждений Коммунистической партии. В данной Памятке рассматривается методика поиска данных только на эту категорию граждан.
Необходимость написания Памятки вызвана недостаточным методическим обеспечением, определенными трудностями в исполнении биографических запросов для начинающих работников, разбросанностью информации по различным архивным фондам.
Памятка разработана в соответствии с нормативными, правовыми документами в области архивного дела.
2. Порядок исполнения запросов
Биографические запросы – это запросы о предоставлении информации, необходимой для изучения жизни и деятельности конкретных лиц.
Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе следующих сведений на запрашиваемое лицо:
Запрос пользователя рассматривается директором архива или заместителем директора, направляется на исполнение непосредственно исполнителю.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению (Приложение № 1) или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.
Биографический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.
Исполнение биографического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем. (Приложение № 2)
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
При получении запроса исполнетелю необходимо обратить внимание на должность гражданина, на которого сделан запрос. Это очень важно, так как ряд запросов на руководителей уездов, районов, города Кирова и области можно сделать при использовании только одной электронной базы данных “Политические лидеры Вятского края. Век ХХ”, а в других случаях – с помощью архивных документов и справочно-поисковых средств к ним. (См. раздел 3).
При исполнении запроса на гражданина, занимавшего руководящую должность в масштабе уезда-района-города-губернии-области, необходимо обратиться к картотеке видных и руководящих работников губернской, краевой и областной партийной организации и просмотреть описи номенклатурных работников. А если гражданин, занимал рядовую должность, необходимо обратиться в первую очередь к личным регистрационным карточкам и учетным карточкам коммунистов.
Необходимо обратить внимание на временные рамки биографии гражданина. В научно-справочном аппарате архива имеются сведения на лиц, работавших в основном с 1936 по 1991 годы, в годы существования Кировского обкома КПСС. Сведения за более ранний период надо искать непосредственно в описях.
При исполнении запроса о деятельности гражданина, например, за 1920-е годы необходимо обратиться в первую очередь к описям, содержащим учетные карточки коммунистов за 1920 и 1926 годы. А о деятельности гражданина, например, в 1950-е годы можно обратиться к картотеке видных и руководящих работников губернской, краевой и областной партийной организации и персональной картотеке по передвижению руководящих кадров.
После изучение справочно-поисковых средств исполнитель обращается непосредственно к архивным документам, на основании которых оформляется архивная справка. (См. раздел 4)
3. Архивные документы и справочно-поисковые средства к ним
3.1. Для исполнения биографических запросов в архиве имеются справочно-поисковые средства:
3.1.1. Электронная база данных “Политические лидеры Вятского края. Век ХХ.”
Содержит биографии руководителей губерний, уездов, округов, районов, г. Вятки-Кирова в советское врямя (1917-1991 гг.): председателей, ответственных, первых секретарей губернского, уездных, окружных, районных, городских комитетов ВКП(б) – КПСС, председателей губернского, уездных, окружных, районных, Вятского - Кировского городских исполнительных комитетов Советов. Большинство биографий снабжены фотографиями. Указаны исходные данные для поиска более подробных сведений о них.
3.1.2. Картотеки
3.1.2.1 Должностная картотека номенклатурных партийных, советских и комсомольских работников.
Содержит сведения:
3.1.2.2. Картотека видных и руководящих работников губернской, краевой и областной партийной организации.
Содержит краткие биографические сведения и указания на источники информации.
3.1.2.3. Картотека репрессированных коммунистов.
Содержит сведения:
3.1.2.4. Персональная картотека по передвижению руководящих кадров.
Содержит сведения:
3.1.3 Указатели
3.1.3.1.Алфавитные книги постановлений бюро губернского и областного комитетов партии по кадрам и персональным делам.
3.1.3.2. Списки сменяемости партийных и советских работников (1954-1969 гг.).
3.1.3.3. Списки коммунистов, исключенных из ВКП (б), и рассмотрении их апелляций (1936-1937 гг.).
3.2. Архивные документы
3.2.1. Личные дела освобожденных партийных, номенклатурных комсомольских, советских, хозяйственных работников.
Содержат информацию о:
Личные дела имеются в фондах губкома, обкома, горкомов и райкомов партии.
В фондах городских и районных комитетов можно найти, как правило, дела работников горкомов, райкомов и секретарей первичных парторганизаций. В фонде губкома ВКП (б) (ф.1. оп.9,10) имеются дела на лиц, занимавших должности ответственных работников от секретарей волостных комитетов партии и директоров школ до руководителей губернии за 1921-1929 годы. При использовании фонда Кировского обкома КПСС (ф. 1290) надо помнить, что понятие “номенклатура” в разные годы трактовалось по-разному: максимальный учет номенклатурных должностей, а, следовательно, и самое большое количество дел было в 1930-1940 годы (оп. 14, 16, 17, 18, 19), где количество дел исчисляется тысячами, а в 1980-е (оп. 84, 87, 90, 93, 97, 100, 103, 106,108. 112) – их только десятки.
3.2.2 Личные дела по приему в партию.
Содержат биографические сведения на гражданина до его вступления в партию, данные о его родных и близких.
В этих делах имеются:
В архиве хранятся дела по приему в партию с 1918 по 1991 годы. Дела 1918-1929 годов сосредоточены в фонде “Вятский губком ВКП (б)” (ф.1, оп.8), за последующий период - в фондах горкомов, райкомов, политотделов и парткомов с правами райкомов.
3.2.3. Персональные дела
В них сосредоточен комплекс документов, содержащих информацию о нарушениях членами партии партийной дисциплины, норм общественной морали, отступлении от официальной идеологической линии партии и последовавших мерах воздействия. В делах встречаются характеристики гражданина, сведения о его трудовой деятельности. Как правило, партийные взыскания снимались через год после их вынесения. Поэтому в этих делах можно найти информацию о том, где гражданин работал через год после, например, снятия его с работы. В случае восстановления его в партии иногда можно узнать номер нового партийного билета, что необходимо для дальнейших поисков (см.далее).
Персональные дела имеются в фондах обкома, всех горкомов и райкомов КПСС, политотделов и парткомов на правах райкомов. За 1921-1929 годы они сосредоточены в фонде “Вятская губернская контрольная комиссия” (ф. 98), где в отдельных делах имеются личные листки по учету кадров. Надо иметь в виду, что по этому фонду имеется картотека персоналий. По городу Вятке и Вятскому району за 1929-1934 годы персональные дела хранятся в фонде “Вятская горрайонная контрольная комиссия ВКП (б) - РКИ” (ф.99).
В фонде Кировского обкома КПСС (ф.1290, оп. 104) хранятся дела по восстановлению в партии лиц, репрессированных, а впоследствии реабилитированных. В них содержатся полные биографические данные, выписки из следственных дел, характеристики.
3.2.5. Личные регистрационные карточки
Имеются на коммунистов, проживавших в 1920-м году на территории Вятской губернии и прошедших перерегистрацию. Они содержат следующие сведения:
Сосредоточены в фонде “Партийный архив Кировского обкома КПСС” (ф.4112, оп. 19).
3.2.6. Учетные карточки
При выдаче партийного билета или кандидатской карточки на гражданина заполнялась учетная карточка, которая хранилась в укоме, райкоме, горкоме партии.
Содержат подробные сведения о коммунисте на момент его вступления в партию, в них вносились все последующие изменения в образовании, трудовой деятельности, о поощрениях и наградах. При смене партийных билетов менялись и учетные карточки. В истории Советского Союза существовали учетные карточки образца 1926, 1936, 1954, 1973 годов. В архиве хранятся учетные карточки коммунистов только образца 1926 и 1973 годов.
3.2.6.1. Карточки образца 1926 года.
На одного гражданина могло заводиться несколько учетных карточек в случаях, если он переходил из одной партийной организации в другую. Содержат следующие сведения на членов партии и кандидатов в члены партии с 1917 до 1936 года:
Имеются в архивных фондах:
- Афанасьевского райкома КПСС (ф.632);
- Верхнекамского райкома КПСС (ф. 1922);
- Верхошижемского райкома КПСС (ф. 2198);
- Зуевского райкома КПСС (ф. 1331);
- Котельничского райкома КПСС (ф. 1688);
- Куменского райкома КПСС (ф. 2202);
- Лузского райкома КПСС (ф. 2147);
- Мурашинского райкома КПСС (ф. 861);
- Нагорского райкома КПСС (ф. 1023);
- Нолинского райкома КПСС (ф.790);
- Омутнинского райкома КПСС (ф. 1450);
- Пижанского райкома КПСС (ф. 706);
- Подосиновского райкома КПСС (ф. 1693);
- Просницкого райкома КПСС (ф. 1291);
- Салобелякского райкома КПСС (ф. 923);
- Санчурского райкома КПСС (ф. 931);
- Сунского райкома КПСС (ф. 1046);
- Тужинского райкома КПСС (ф. 1048);
- Фаленского райкома КПСС (ф. 1281);
- Шестаковского райкома КПСС (ф. 1134);
- Юрьянского райкома КПСС (ф. 2084);
Кроме этого, учетные карточки содержатся в фонде “Партийный архив Кировского обкома КПСС” (ф.4112, оп. 17, 18).
При поиске необходимых сведений надо иметь в виду, что в архивных фондах Котельничского и Нолинского райкомов партии имеются учетные карточки за 1929-1930 годы других районов, входивших в соответствующие округа.
3.2.6.2 Карточки образца 1973 года.
Содержатся сведения:
Имеются в фонде Кировского обкома КПСС (фонд 1290, оп. 114) - на коммунистов, выбывших из партии по различным причинам за 1985-1991 годы.
В фондах горкомов, райкомов партии и парткомов с правами райкомов содержатся учетные карточки на коммунистов, состоявших на партийном учете на август 1991 года. Они систематизированы, как правило, по организациям, в которых коммунисты состояли на учете, реже – по алфавиту.
3.2.7. Регистрационные бланки членов партии
Составлялись при смене партийных билетов и полностью повторяли сведения из учетных карточек. Содержат биографические данные на всех коммунистов, проживавших в 1936 году (на время замены партийных билетов) в городе Кирове. В архиве хранятся регистрационные бланки образца 1936 года по городу Кирову в фонде Кировского горкома КПСС (ф. 1293, оп. 8а).
3.2.8. Книги учета партийных документов
По ним можно проследить географию проживания гражданина, примерную дату его смерти, номер партийного билета.
В этих документах отражается перемещение коммунистов из одной районной партийной организации в другую, а также причины гашения партийных документов (исключение из партии, смена билета или смерть). Хранятся в фондах всех горкомов, райкомов партии и парткомов с правами райкомов.
3.2.9. Списки погашенных партийных документов
Партийные документы на коммунистов гасились в случае исключения его из партии, смерти, смены фамилии или порчи билета и учетной карточки. Гашением документов занимались горкомы, райкомы партии и парткомы с правами райкомов и в их фондах хранятся списки погашенных документов всех партийных организаций области. Обобщенные списки имеются в фонде № 1290 “Кировский обком КПСС”. Эти списки составлялись поквартально за каждый год. Просматривая их за определенный временной период, можно найти примерную дату смерти коммуниста. (Примерную потому, что документы гасились один раз в квартал, поэтому дата смерти и дата гашения партдокументов могут не совпадать до трех месяцев. Однако зная дату гашения, можно найти некролог в газете и узнать дату смерти).
3.2.10. Анкеты делегатов партийных конференций
Содержат сведения:
Хранятся в фондах горкомов, райкомов партии и парткомов, с правами райкомов.
3.2.11. Протоколы собраний первичных партийных организаций
Содержат сведения об общественной деятельности коммунистов:
Эта информация различна по объему в зависимости от активности коммуниста.
Имеются как в отдельных фондах первичных партийных организациях, так и в фондах уездных, районных, городских комитетов ВКП (б) – КПСС.
4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
На основании имеющихся в документах сведений составляются архивные справки, архивные копии и архивные выписки из документов, которые оформляются в установленном порядке в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.
Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. (Приложение № 3, 4)
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается директором архива, исполнителем и заверяется печатью архива.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. (Приложение № 5) При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. (Приложение № 6)
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора архива и печатью архива.
При направлении адресату архивных копий оформляет сопроводительное письмо. (Приложение № 7 )
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью директора или уполномоченного должностного лица.
5. Особенности исполнения биографических запросов
При исполнении биографических запросов надо помнить, что архивные документы могут содержать сведения конфиденциального характера.
Согласно статье 1 Указа Президента РФ от 06 марта 1997 года № 188 “Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера” к ним относятся “Сведения о фактах, событиях и обстоятельства частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случах”.
Согласно статье 9 Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”:
“1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами...
5. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации...”
В соответствии со статьей 25 ч.3 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”:
“... сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов...”
В случае нахождения в архиве неполных биографических данных следует порекомендовать заявителю обратиться в Российский государственный архив социально-политической истории (бывший Центральный партийный архив) по адресу: 101999, Москва, ул. Б.Дмитровка, д. 15, где хранятся учетные документы коммунистов. При обращении в РГАСПИ обязательно указывать номер партийного билета гражданина, чьи биографические данные запрашиваются.
Составитель:
Начальник отдела использования
документов и автоматизированных
архивных технологий В.С.Жаравин
6. Список законодательных актов и методической литературы
Скачать в виде документа