Государственный архив социально-политической истории Кировской области

Памятка по работе с модулем ИПС «ЭНСА» «Организация электронного документооборота при использовании архивных документов»

  30 август 2016 » ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОЕ СТРОИТЕЛЬСТВО В ГОДЫ ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЫ » А.С. Лебедев и В.П. Бирюков » 29 января считается днем изобретения первого автомобиля. » None » Шли люди на Великую... » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » Клабуков Иван Дмитриевич (1894 - ноябрь 1971) » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » None » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » 22 декабря 2015 года сотруднику КОГКУ «ГАСПИ КО» В.С. Жаравину была вручена благодарность от лица главы города Кирова В.В. Быкова за значительный вклад в подготовку и издание книги «Почетные граждане города Вятки. Исторические портреты&r » Подготовка к 80-летию со дня образования Кировской области » » 19 марта 2013 года в ГАСПИ КО прошла презентация второго диска архивного мультимедийного проекта «Экскурсия по городу Кирову» » None » Новые организации – новые документы » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » 4 февраля 2016 г. во ВНИИДАД в совещании по вопросам функционирования Единой автоматизированной информационной системы архивной отрасли − программных комплексов «Архивный фонд» − «Фондовый каталог» − «Центра » None » Приложение № 2 » None » None » None » None » 25-26 апреля 2016 г. - Участие в субботнике » Разработка дизайна сайта и интернет-выставки » 2016 » » 29 октября 2015 года исполняется 90 лет со дня рождения известного на вятской земле фотокорреспондента Георгия (Юрия) Александровича Шишкина (1925-2001). К этой дате в читальном зале КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировс » прошел вечер друзей архива с презентацией фонда ли » МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ С » None » МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА ТЕМАТИЧЕСКОЙ ЭКСКУРСИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВА » Приложение 9 » Приложение 8 » Приложение 3 » Приложение 2 » Приложение 5 » Вера Меркулова (Михаила) на Вятской земле » Приложение 4 » Приложение 7 » Приложение 6 » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » 24 ноября 2015 года сотрудники архива Л.Г. Попцова и В.С. Жаравин выступили в арт-гостиной «У Никитских ворот» в рамках творческой встречи с общественностью города с докладом «Антон Бенедиктович Рудобельский — садовод-селекционер&r » None » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » None » » None » None » None » 29-30 июля 2016 г.- Участие в Усть-Недумских чтениях » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Приложение № 2 » методическая разработка ТЕМАТИЧЕСКой ЭКСКУРСИи ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВА, "КИРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ (1941-1945 гг.) " » Памятка по работе с модулем ИПС «ЭНСА» «Организаци » Кировские тачанки на Красной площади » Памятка по работе с программой «Регистрация пользо » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » наши издания » ПАМЯТКА, об организации работы по исполнению запросов граждан о награждении, Почетными грамотами, знаками отличия в труде по документам » Приложение 1 » None » Встреча друзей архива, посвященная Дню рождения КОГКУ «ГАСПИ КО», с презентацией фонда личного происхождения «Рудобельский Антон Бенедиктович (1874-1935), садовод-селекционер» » 25 марта 2016 года. Участие в 21-х краеведческих чтениях в п. Подосиновец » None » None » None » » ИНСТРУКЦИЯ ПО ГРАФИЧЕСКОЙ ОБРАБОТКЕ ЦИФРОВЫХ ОБРАЗ » МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ОЦИФРОВКИ » 18 декабря 2015 года ведущий архивист ГАСПИ КО В.С. Жаравин принял участие в работе круглого стола, посвященного 150-летию со дня рождения Петра Ивановича Стучки (1865-1932), писателя, юриста, политического деятеля Латвии и Советского Союза. » Инструкция по обеспечению сохранности документов КОГКУ "ГАСПИ КО" при организации их экспонирования » None » None » Приложение 10 » ПЛАН работы КОГКУ «Государственный архив социально » ПАМЯТКА об организации работы по исполнению биографических запросов на лиц, состоявших в Коммунистической партии, по документам КОГКУ «ГАСПИ КО» » None » 8 августа 2016 г. - открытие фотовыставки «Город - сад» » None » None » None » 25 ноября 2015 года архивисты приняли участие в работе Всероссийской научно-практической конференции «Библиотека в контексте изучения провинциальной культуры», которая состоялась на базе Кировской областной научной библиотеки им. А.И. Герцена. » Памятка по контролю температурно-влажностного режи » Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивн » Очерк » Дмитрий Панин — узник Вятлага » нам 70!, 8 октября 2009 года » Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера по обеспечению пенсионных прав и социальной защиты граждан по документам КОГКУ «ГАСПИ КО» » Методические рекомендации по исполнению биографиче » Методические пособия » 17-18 октября 2015 года сотрудники КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» в рамках проведения XX Свято-Трифоновских образовательных чтений «Традиция и новации: культура, общество, личность» п » 11 декабря 2015 года директор КОГКУ «ГАСПИ КО» Е.Н. Чудиновских приняла участие в торжественном собрании, посвященном Дню Конституции Российской Федерации и Дню Кировской области, которые отмечаются 12 и 13 декабря соответственно. » None » 08 апреля 2016 года - презентация выставки о Шаляпине в с. Вожгалы Куменского района. » «О, Латвия моя, … ты... факелом... горишь неугасим » Публикации » 11 октября 2015 года директор КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» Е.Н. Чудиновских приняла участие в работе V православный научно-краеведческих чтений «Кирово-Чепецк православный». » 12 ноября 2015 года архивисты приняли участие в работе Всероссийской научно-практической конференции «Вторые Спасские чтения», приуроченной к 180-летию со времени открытия Вятского губернского статистического комитета и посвященной Н.А. Спасск » Новости » Так начиналась война для кировчан » node/40 » node/39 » node/38 » node/37 » node/36 » node/33 » node/32 » node/31 » node/30 » node/27 » Фондовый каталог » node/12 » node/4 » node/2 » node/1 » node/169 » node/161 » node/157 » node/135 » node/49 » node/140 » node/131 » node/152 » node/118 » node/115 » node/110 » node/106 » node/105 » Обжалование решений » node/79 » node/80 » node/103 » node/104 » node/92 » node/116 » node/167 » node/168 » node/90 » node/89 » node/88 » node/87 » node/86 » node/85 » node/84 » node/83 » node/82 » node/81 » node/76 » node/75 » node/74 » node/71 » node/68 » node/67 » node/66 » node/65 » node/64 » node/63 » node/62 » node/132 » node/120 » node/156 » node/141 » node/155 » node/95 » node/48 » node/47 » node/46 » node/45 » node/44 » node/43 » node/42 » node/58 » node/35 » node/34 » node/69 » node/25 » node/24 » node/23 » node/22 » node/21 » node/20 » node/19 » node/18 » node/17 » node/16 » node/15 » node/14 » node/13 » node/11 » node/10 » node/41 » node/158 » node/9 » node/8 » node/7 » node/6 » node/5

Памятка по работе с модулем ИПС «ЭНСА» «Организация электронного документооборота при использовании архивных документов»

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области»

____________ Е.Н. Чудиновских

«___» _________________ 2013 г.

 

Задача модуля


В КОГКУ «ГАСПИКО» имеется следующая проблема: процесс запроса дел сотрудниками архива для выполнения поступивших запросов, микрофиширования и реставрации не автоматизирован и в при запросе дел сотрудникам приходится оформлять требования с помощью рукописного заполнения бланков требований и росписи в журналах выдачи дел.
Задача модуля «Организация электронного документооборота при использовании архивных документов» упростить работу архивистов при оформлении требований на выдачу дел из архивохранилища, сократить время обработки требований и объём рукописного текст, ввести в работу автоматизированную систему учёта выдачи единиц хранения.

 

Схема работы модуля


Схема работы модуля состоит из следующих шагов

  1. сотрудник архива, найдя  необходимое для выполнения запроса дело (ед.хр.) в ИПС «ЭНСА» оформляет требование
  2. начальник отдела комплектования проверив с помощью ИПС «ЭНСА» поступившие требования ,решает, выдавать дела по поступившему требованию и распечатывает требование которое формирует модуль

Такая схема решает проблему оперативного информирования начальника отдела комплектования о требованиях ед.хр. от архивистов и автоматизирует формирование требования на выдачу дел.

 

Использование модуля

Использование модуля. Работа модуля разделяется на две части: пользовательскую и управленческую.
Пользовательской частью модуля пользуются сотрудники архива, составляя требования при выполнения архивных запросов
Управленческая часть модуля используется начальником отдела комплектования либо его заместителем для контроля и распечатываний требования
Обе части модуля требуют авторизации в ИПС «ЭНСА» и использования ИПС в разделе «для сотрудников»


Сотрудники архива могут оформить требование на выдачу дел следующим образом

  1. найти нужное дело (или дела) просматривая описи либо с помощью поиска по ключевым словам или навигации по рубрикатору
  2. поставить галочки в строках соответствующих дел
  3. нажать кнопку «Заказать дела», находящуюся под списком дел
  4. подтвердить заказ требования кнопкой «Ок»
  5. после добавления всех нужных для выполнения запроса дел, необходимо сформировать «требование», для этого нужно зайти в раздел «Список заказанных дел» пройдя по следующим ссылкам: «Отчёты», «Документооборот»
  6. галочками выбрать дела для текущего требования
  7. нажать кнопку «Сформировать требование» (находящуюся под списком запрашиваемых дел)
  8. в открывшейся форме заполнить поле «тема исследования, цель выдачи»
  9. нажать кнопку «Сохранить требование»

Начальник отдела комплектования либо его заместитель для просмотра поступивших требований должен

  1. перейти в раздел «Список требований»  пройдя по следующим ссылкам: «Отчёты», «Документооборот»
  2. внимательно просмотреть поступившие запросы, обращая внимание на поле «Заказчик», «тема исследований», «заказано»
  3. приняв решение выдать запрошенные дела поставить напротив требования галочку и нажать кнопку «Подтвердить требование» (находящуюся под списком требований)
  4. в открывшейся форме заказа(требовании) с помощью выпадающих список в соответствующих полях выбрать:
    • исполнителя
    • название должности и фамилию лица ответственного за выдачу документов
  5. распечатать сформированное требование на принтере с помощью стандартных для браузера диалога печати страницы

 

Приложение

(рис.1 список дел)

(рис.1 список дел)

(рис.2 подтверждение заказа дел)
(рис.2 подтверждение заказа дел)

(рис.3 ссылка «Список заказанных дел» в разделе документооборот)
(рис.3 ссылка «Список заказанных дел» в разделе документооборот)

(рис.4 раздел «Список заказанных дел»)
(рис.4 раздел «Список заказанных дел»)

(рис.5 раздел «Список требований»)
(рис.5 раздел «Список требований»)

(рис.6 форма печати требования)
(рис.6 форма печати требования)

 

Составитель:

Главный специалист отдела автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата А.А. Зонова

 

ОДОБРЕНО

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭМК

КОГКУ «ГАСПИ КО»

от___________ №__

Протокол ЭПК

при управлении по делам архивов Кировской области

от______________№__