Центральный государственный архив Кировской области (структурное подразделение по работе с документами КПСС и общественных организаций)
Центральный государственный архив Кировской области (структурное подразделение по работе с документами КПСС и общественных организаций)
|
|
УТВЕРЖДАЮ Директор КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» ____________ Е.Н. Чудиновских «___» _________________ 2013 г. |
В КОГКУ «ГАСПИКО» имеется следующая проблема: процесс запроса дел сотрудниками архива для выполнения поступивших запросов, микрофиширования и реставрации не автоматизирован и в при запросе дел сотрудникам приходится оформлять требования с помощью рукописного заполнения бланков требований и росписи в журналах выдачи дел.
Задача модуля «Организация электронного документооборота при использовании архивных документов» упростить работу архивистов при оформлении требований на выдачу дел из архивохранилища, сократить время обработки требований и объём рукописного текст, ввести в работу автоматизированную систему учёта выдачи единиц хранения.
Схема работы модуля состоит из следующих шагов
Такая схема решает проблему оперативного информирования начальника отдела комплектования о требованиях ед.хр. от архивистов и автоматизирует формирование требования на выдачу дел.
Использование модуля. Работа модуля разделяется на две части: пользовательскую и управленческую.
Пользовательской частью модуля пользуются сотрудники архива, составляя требования при выполнения архивных запросов
Управленческая часть модуля используется начальником отдела комплектования либо его заместителем для контроля и распечатываний требования
Обе части модуля требуют авторизации в ИПС «ЭНСА» и использования ИПС в разделе «для сотрудников»
Сотрудники архива могут оформить требование на выдачу дел следующим образом
Начальник отдела комплектования либо его заместитель для просмотра поступивших требований должен
(рис.1 список дел)
(рис.2 подтверждение заказа дел)
(рис.3 ссылка «Список заказанных дел» в разделе документооборот)
(рис.4 раздел «Список заказанных дел»)
(рис.5 раздел «Список требований»)
(рис.6 форма печати требования)
Составитель:
Главный специалист отдела автоматизированных технологий и научно-справочного аппарата А.А. Зонова
|
ОДОБРЕНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
|
Протокол ЭМК КОГКУ «ГАСПИ КО» от___________ №__ |
Протокол ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области от______________№__ |
|