Инструкция по обеспечению сохранности документов КОГКУ "ГАСПИ КО" при организации их экспонирования

1. Общие положения

1.1. Инструкция по обеспечению сохранности документов КОГКУ "ГАСПИ КО" (далее - архива) при организации их экспонирования (далее - инструкция) подготовлена с целью определения основных требований к обеспечению сохранности архивных документов при их экспонировании.

1.2. Инструкция разработана на основе Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) и Инструкции по обеспечению сохранности документов государственных архивов при организации их экспонирования (М., 1993).

1.3. Инструкция содержит общие требования к обеспечению сохранности подлинных документов, их копий и изобразительных материалов при их экспонировании на выставках: к условиям экспонирования и транспортировки документов, к организации и оформлению передачи-возврата документов для их экспонирования; отношениям между архивом и учреждением-устроителем экспозиции.

1.4. Инструкция предназначена для сотрудников архива, которые проводят работу по организации и подготовке выставок документов.

2. Основные понятия

2.1. Использование документов заключается в применении пользователями и архивами информации архивных документов в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства. Одной из основных форм использования документов является их экспонирование на выставках.

2.2. Выставка документов - это художественно оформленная подборка документов и/или их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).

2.3. На выставках демонстрируются подлинные документы (или их копии), имеющие историческое и социально-культурное значение, а также иллюстративные и вспомогательные материалы.

2.4. Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями. Архив может в установленном порядке принимать участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных и межотраслевых выставок.

2.5. Монтаж и демонтаж экспозиции, организуемой за пределами архива, проводится в присутствии сотрудников архива.

2.6. По месту демонстрации выставка документов может быть стационарной и передвижной, экспонироваться в помещениях архива, в других специально оборудованных или приспособленных помещениях.

2.6.1. Стационарные выставки размещаются в специальных помещениях, оборудованных соответствующими стендами, витринами и другими приспособлениями.

2.6.2. Передвижные выставки могут устраиваться в других, временно приспособленных для проведения выставки помещениях (в учебных заведениях, библиотеках, различных учреждениях и организациях и др.). На передвижных выставках документы должны быть представлены в виде копий.

2.7. По времени функционирования выставки документов могут быть:

• постоянно действующими (с использованием копий документов, подлинники используются в порядке исключения);

• временными (от 2-х недель до нескольких месяцев, с использованием подлинных документов и/или копий);

• краткосрочными (до 10 дней, с использованием подлинных документов и/или копий).

2.8. Кино-, теле- и фотосъемки документов во время их экспонирования производятся только с разрешения руководства архива и в присутствии его сотрудников без перемещения документов и вскрытия витрин.

3. Основные требования к условиям экспонирования документов

3.1. Оборудование помещений.

3.1.1. Помещения для использования документов должны иметь нормативные световые, климатические, санитарно-гигиенические условия; исправные отопительные, вентиляционные, электрические, противопожарные системы.

3.1.2. Помещения должны быть оснащены охранно-пожарной сигнализацией. Не допускается применение в случае необходимости средств пожаротушения с веществами, оказывающими побочное разрушающее воздействие на документы (хладон, углекислота и т.п.).

3.1.3. В помещениях должна ежедневно проводиться влажная уборка полов и экспозиционного оборудования.

3.1.4. Сотрудники архива осуществляют периодический контроль за соблюдением охранного и санитарно-гигиенического режимов на выставке. Все нарушения порядка сохранности документов на выставке и отклонения от него фиксируются составленными в произвольной форме актами, которые подписывают представители архива и учреждения-устроителя выставки.

3.2. Экспозиционное оборудование.

3.2.1. Экспозиционное оборудование (шкафы, стенды, витрины) должно быть очищено от пыли, герметично, снабжено внутренними замками и приспособлениями для наложения пломб.

3.2.2. Все документы располагают в опечатанных витринах. Категорически запрещается экспонирование документов в неполностью закрытых витринах (например, в витринах без верхнего или бокового стекла).

3.2.3. Экспозиционное оборудование должно располагаться по отношению к окнам таким образом, чтобы исключить попадание на документы (подлинники, копии, муляжи) прямых солнечных лучей.

3.2.4. Экспозиционное оборудование устанавливается на расстоянии не менее 1,5-2 метров от отопительных приборов и источников света, обладающих тепловым воздействием.

3.2.5. Экспозиционное оборудование, где представлены ахроматические несветостойкие материалы (старые фотоснимки, произведения графики и т.п.), должно быть дополнительно экранировано шторками из любой светонепроницаемой ткани.

3.3. Температурно-влажностный режим.

3.3.1. При долгосрочном экспонировании в помещении для экспозиции документов должны поддерживаться оптимальные показатели температурно-влажностного режима: температура воздуха - 17-19ºC; относительная влажность - 50-55%. Резкие колебания температуры и влажности (более 3ºC и 10% соответственно) не допускаются.

3.3.2. При длительном стабильном нарушении режима хранения (в течение 7-10 дней) документы изымаются из экспозиции на основании соответствующего акта, составленного в произвольной форме.

3.3.3. В экспозиционном зале устанавливаются контрольно-измерительные приборы, которые монтируются вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов снимаются ежедневно ответственными за выставку сотрудниками и фиксируются в специальных регистрационных журналах.

3.4. Световой режим.

3.4.1. При экспонировании недопустимо попадание на документы прямых солнечных лучей, оказывающих наиболее разрушительное воздействие на основу и текст. Окна в помещении должны быть снабжены светозащитными устройствами (например, двумя рядами штор), предохраняющими от прямого попадания солнечных лучей.

3.4.2. При экспонировании документов на выставках рекомендуется использовать режим искусственного освещения с применением ламп накаливания. Уровень освещенности при экспонировании документов на выставках не должен превышать 50-75 люкс. Оборудование витрин внутренними источниками света запрещается.

3.4.3. В свободное от посетителей время хранение экспонируемых материалов необходимо проводить в затемненном режиме, уменьшая освещенность помещения (выключение света, закрывание штор днем) и закрывая витрины шторками.

3.4.4. Не допускается экспонировать документы на выставке более 6 месяцев в году во избежание выцветания наиболее чувствительных к свету экспонатов.

3.5. Обеспечение физической сохранности документов.

3.5.1. Предоставление для экспонирования документов, нуждающихся в ремонтных или реставрационно-консервационных работах, не допускается.

3.5.2. При экспонировании документов в любых видах экспозиционного оборудования они должны быть закреплены неподвижно.

3.5.3. При монтаже экспозиций должно быть полностью исключено применение любых материалов, которые могут повредить основу или текст документов: липкой ленты, клея, металлических скрепок, булавок, гвоздей, низкосортной бумаги и т.п.

3.5.4. Проставление любых видов помет на документах не допускается.

3.5.5. Подлинные фотоснимки и произведения графики экспонируются обязательно под стеклом и в двойном паспарту из бумаги типа ватмана, полуватмана или белого картона.

3.5.6. Ежедневно в начале и в конце рабочего дня ответственные за выставку сотрудники архива проводят проверку наличия экспонируемых документов, результаты которой фиксируются в специальном журнале.

3.5.7. Хранение документов до включения их в экспозицию и после ее завершения осуществляется в опечатанных сейфах и помещениях.

4. Основные требования к транспортировке документов

4.1. При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по их охране и защите от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковки, предохраняющей документы от атмосферных осадков, высокой влажности, света, механических повреждений.

4.2. Транспортные средства и тара для перевозки документов должны быть чистыми. Использование тары и упаковочных средств, бывших в употреблении, не допускается.

4.3. При внутриархивном перемещении в пределах здания используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

4.4. При перевозке в условиях повышенной относительной влажности (во время дождя, тумана) необходимо применение защитных влагонепроницаемых упаковочных средств (полимерных мешков, пленки).

4.5. Внутригородские перевозки целесообразно проводить в теплое время года в сухую погоду при относительной влажности наружного воздуха 30-70%. При перевозках в теплое время года при высокой относительной влажности (выше 70%) пребывание документов на открытом воздухе следует ограничивать до минимума, при необходимости применять защитные влагонепроницаемые упаковочные материалы (полимерные мешки, ящики с пленкой и т.п.). При погрузке документов в транспорт и при выгрузке на новом месте должна быть обеспечена их защита от прямого попадания влаги. В дождь такого рода работы производить не следует.

4.6. В холодное время года, при минусовой температуре перевозки документов не желательны. Если же они вынужденно проводятся, время перевозки ограничивают до минимума, влагонепроницаемую герметичную упаковку не применяют.

4.7. После перевозки документы обязательно акклиматизируют на новом месте. Поступившие в учреждение, где организуется выставка, документы освобождают от транспортной тары, размещают в помещении приема и временного хранения, раскладывают на стеллажах или столах. Не допускается складировать документы в транспортной таре или в неразобранном виде. Запрещается размещать поступившие документы без их осмотра в основные хранилища. Поступившие документы должны пройти контрольно-профилактический осмотр, в ходе которого оценивают их состояние.

4.8. Транспортировка документов при внутригородских перевозках должна производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке документов или в режиме, исключающем их смещение внутри упаковки, удары и различные сотрясения, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань.

4.9. Транспортировка документов на дальние расстояния автомобильным и железнодорожным видами транспорта должна производиться в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленных для данного вида транспорта.

4.9.1. Документы должны быть плотно упакованы в ящики, дно которых прокладывается пенопластом или другим аналогичным материалом. Ящики застилаются одним слоем водонепроницаемого материала (полимерной пленки, гофрированного картона, дублированной бумаги) и одним слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/м². Все пустоты плотно заполняются упаковочным материалом.

4.9.2. В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр описи документов, находящихся в данном ящике. Опись должна быть подписана сотрудником архива, ответственным за сохранность перевозимых для экспозиции документов, и упаковщиком.

4.9.3. Архив, отправив документы на выставку, должен своевременно уведомить организатора выставки об отправке документов для принятия необходимых мер по приему груза.

4.9.4. Результаты приема документов организатором выставки оформляются составленным в произвольной форме актом, в котором указывается наличие прибывших документов и предметов в каждом ящике, фиксируется состояние сохранности документов и причины, приведшие к возможным повреждениям. Обо всех случаях серьезных повреждений документов во время транспортировки немедленно сообщается грузоотправителю (архиву), вследствие чего принимаются соответствующие меры к возмещению ущерба.

4.9.5. После прибытия документов к месту их экспонирования ящики с документами вскрываются обязательно в закрытом помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть максимально близки к оптимальным параметрам температуры и влажности, определенным для хранения документов.

4.9.6. Транспортировка архивных документов осуществляется при обязательном сопровождении их сотрудниками архива.

5. Организация и оформление передачи-возврата документов для их экспонирования

5.1. Основанием для выдачи документов (как подлинников, так и копий) с целью их экспонирования является приказ директора архива.

5.2. Архив предоставляет документы для экспонирования за пределами архива в сроки, предусмотренные договором об организации и проведении выставки (см. приложение № 1), но, как правило, не превышающие 6 (шести) месяцев. Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.

5.3. Во время подготовки документов к выдаче из архивохранилища сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов осуществляется проверка нумерации листов в выдаваемых делах с проставлением соответствующих отметок в листах-заверителях дел, где фиксируются все особенности их формирования и физического состояния документов.

5.4. Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (см. приложение № 2), который составляется сотрудником архива, отвечающим за организацию выставки, и визируется руководством архива. Выдача документов регистрируется в Книге выдачи архивных документов из архивохранилища для служебных целей, в которой сотрудник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения.

5.5. На документы, подлежащие выдаче для их экспонирования за пределами архива, представителями архива и учреждения-устроителя выставки составляется акт о выдаче архивных документов во временное пользование (см. приложение № 3), который регистрируется заместителем директора архива в Книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование.

5.6. При подготовке к выдаче из архивохранилища подлинных фотографий, изъятых из дел, на оборотной стороне каждой фотографии проставляется штамп с архивным шифром, где указываются сокращенное название архива, а также номера фонда, описи, единицы хранения, листа.

Копии документов заверяются штампом архива в установленном порядке. Копии документов на нескольких листах сшиваются, заверяются штампом с указанием архивного шифра, подписью директора архива и печатью архива.

5.7. При организации выставки за пределами архива не включенные в экспозицию документы в трехдневный срок подлежат возврату в архив.

5.8. Возвращение документов после завершения выставки осуществляется в сроки, предусмотренные договором.

5.9. При возвращении архивных документов, выданных во временное пользование, в архив заместителем директора архива проводится проверка наличия и сохранности документов в соответствии с актом выдачи архивных документов во временное пользование. Отметка о возвращении дел ставится заместителем директора архива в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование в присутствии возвративших их сотрудников архива, отвечающих за организацию выставки.

5.10. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка нумерации листов в делах и их физического состояния в установленном порядке. В Книге выдачи архивных документов из архивохранилища для служебных целей делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их сотрудников архива.

5.11. В случае выявления повреждений возвращаемых архивных документов составляется акт в произвольной форме, который представляется на рассмотрение руководства архива.

5.12. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), во время экспонирования или транспортировки документов архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива; в трехдневный срок информирует управление по делам архивов Кировской области; принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Взаимодействие архива и учреждения-устроителя экспозиции

6.1. Взаимодействие архива и учреждения-устроителя экспозиции оформляются договором (см. приложение № 1), в котором максимально полно фиксируются обязательства сторон.

6.2. В случае передачи документов для экспонирования учреждению, не являющемуся непосредственным устроителем экспозиции, архив заключает с ним договор как с учреждением, несущим всю полноту ответственности за сохранность документов.

6.3. Передача документов, предоставленных во временное пользование, третьим лицам без согласия архива как их владельца категорически запрещается.

7. Оформление временного вывоза документов за пределы Российской Федерации

7.1. Оформление временного вывоза документов за пределы Российской Федерации осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "О вывозе и ввозе культурных ценностей" от 15 апреля 1993 года № 4804-1 и Положением о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2001 года № 322.

скачать приложение "инструкция по экспонированию (odt)"