Государственный архив социально-политической истории Кировской области

Памятка по работе с программой «Регистрация пользователей читального зала»

  30 август 2016 » ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОЕ СТРОИТЕЛЬСТВО В ГОДЫ ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЫ » А.С. Лебедев и В.П. Бирюков » 29 января считается днем изобретения первого автомобиля. » None » Шли люди на Великую... » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » Клабуков Иван Дмитриевич (1894 - ноябрь 1971) » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » None » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » 22 декабря 2015 года сотруднику КОГКУ «ГАСПИ КО» В.С. Жаравину была вручена благодарность от лица главы города Кирова В.В. Быкова за значительный вклад в подготовку и издание книги «Почетные граждане города Вятки. Исторические портреты&r » Подготовка к 80-летию со дня образования Кировской области » » 19 марта 2013 года в ГАСПИ КО прошла презентация второго диска архивного мультимедийного проекта «Экскурсия по городу Кирову» » None » Новые организации – новые документы » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » 4 февраля 2016 г. во ВНИИДАД в совещании по вопросам функционирования Единой автоматизированной информационной системы архивной отрасли − программных комплексов «Архивный фонд» − «Фондовый каталог» − «Центра » None » Приложение № 2 » None » None » None » None » 25-26 апреля 2016 г. - Участие в субботнике » Разработка дизайна сайта и интернет-выставки » 2016 » » 29 октября 2015 года исполняется 90 лет со дня рождения известного на вятской земле фотокорреспондента Георгия (Юрия) Александровича Шишкина (1925-2001). К этой дате в читальном зале КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировс » прошел вечер друзей архива с презентацией фонда ли » МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ С » None » МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА ТЕМАТИЧЕСКОЙ ЭКСКУРСИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВА » Приложение 9 » Приложение 8 » Приложение 3 » Приложение 2 » Приложение 5 » Вера Меркулова (Михаила) на Вятской земле » Приложение 4 » Приложение 7 » Приложение 6 » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » 24 ноября 2015 года сотрудники архива Л.Г. Попцова и В.С. Жаравин выступили в арт-гостиной «У Никитских ворот» в рамках творческой встречи с общественностью города с докладом «Антон Бенедиктович Рудобельский — садовод-селекционер&r » None » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » None » » None » None » None » 29-30 июля 2016 г.- Участие в Усть-Недумских чтениях » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Приложение № 2 » методическая разработка ТЕМАТИЧЕСКой ЭКСКУРСИи ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВА, "КИРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ (1941-1945 гг.) " » Памятка по работе с модулем ИПС «ЭНСА» «Организаци » Кировские тачанки на Красной площади » Памятка по работе с программой «Регистрация пользо » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » наши издания » ПАМЯТКА, об организации работы по исполнению запросов граждан о награждении, Почетными грамотами, знаками отличия в труде по документам » Приложение 1 » None » Встреча друзей архива, посвященная Дню рождения КОГКУ «ГАСПИ КО», с презентацией фонда личного происхождения «Рудобельский Антон Бенедиктович (1874-1935), садовод-селекционер» » 25 марта 2016 года. Участие в 21-х краеведческих чтениях в п. Подосиновец » None » None » None » » ИНСТРУКЦИЯ ПО ГРАФИЧЕСКОЙ ОБРАБОТКЕ ЦИФРОВЫХ ОБРАЗ » МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ОЦИФРОВКИ » 18 декабря 2015 года ведущий архивист ГАСПИ КО В.С. Жаравин принял участие в работе круглого стола, посвященного 150-летию со дня рождения Петра Ивановича Стучки (1865-1932), писателя, юриста, политического деятеля Латвии и Советского Союза. » Инструкция по обеспечению сохранности документов КОГКУ "ГАСПИ КО" при организации их экспонирования » None » None » Приложение 10 » ПЛАН работы КОГКУ «Государственный архив социально » ПАМЯТКА об организации работы по исполнению биографических запросов на лиц, состоявших в Коммунистической партии, по документам КОГКУ «ГАСПИ КО» » None » 8 августа 2016 г. - открытие фотовыставки «Город - сад» » None » None » None » 25 ноября 2015 года архивисты приняли участие в работе Всероссийской научно-практической конференции «Библиотека в контексте изучения провинциальной культуры», которая состоялась на базе Кировской областной научной библиотеки им. А.И. Герцена. » Памятка по контролю температурно-влажностного режи » Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивн » Очерк » Дмитрий Панин — узник Вятлага » нам 70!, 8 октября 2009 года » Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера по обеспечению пенсионных прав и социальной защиты граждан по документам КОГКУ «ГАСПИ КО» » Методические рекомендации по исполнению биографиче » Методические пособия » 17-18 октября 2015 года сотрудники КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» в рамках проведения XX Свято-Трифоновских образовательных чтений «Традиция и новации: культура, общество, личность» п » 11 декабря 2015 года директор КОГКУ «ГАСПИ КО» Е.Н. Чудиновских приняла участие в торжественном собрании, посвященном Дню Конституции Российской Федерации и Дню Кировской области, которые отмечаются 12 и 13 декабря соответственно. » None » 08 апреля 2016 года - презентация выставки о Шаляпине в с. Вожгалы Куменского района. » «О, Латвия моя, … ты... факелом... горишь неугасим » Публикации » 11 октября 2015 года директор КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» Е.Н. Чудиновских приняла участие в работе V православный научно-краеведческих чтений «Кирово-Чепецк православный». » 12 ноября 2015 года архивисты приняли участие в работе Всероссийской научно-практической конференции «Вторые Спасские чтения», приуроченной к 180-летию со времени открытия Вятского губернского статистического комитета и посвященной Н.А. Спасск » Новости » Так начиналась война для кировчан » node/40 » node/39 » node/38 » node/37 » node/36 » node/33 » node/32 » node/31 » node/30 » node/27 » Фондовый каталог » node/12 » node/4 » node/2 » node/1 » node/169 » node/161 » node/157 » node/135 » node/49 » node/140 » node/131 » node/152 » node/118 » node/115 » node/110 » node/106 » node/105 » Обжалование решений » node/79 » node/80 » node/103 » node/104 » node/92 » node/116 » node/167 » node/168 » node/90 » node/89 » node/88 » node/87 » node/86 » node/85 » node/84 » node/83 » node/82 » node/81 » node/76 » node/75 » node/74 » node/71 » node/68 » node/67 » node/66 » node/65 » node/64 » node/63 » node/62 » node/132 » node/120 » node/156 » node/141 » node/155 » node/95 » node/48 » node/47 » node/46 » node/45 » node/44 » node/43 » node/42 » node/58 » node/35 » node/34 » node/69 » node/25 » node/24 » node/23 » node/22 » node/21 » node/20 » node/19 » node/18 » node/17 » node/16 » node/15 » node/14 » node/13 » node/11 » node/10 » node/41 » node/158 » node/9 » node/8 » node/7 » node/6 » node/5

Памятка по работе с программой «Регистрация пользователей читального зала»

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области»

____________ Е.Н. Чудиновских

«___» _________________ 2013 г.

1. Введение

   1.1.  База данных «Регистрация пользователей читального зала» — автоматизированная система, предназначенная для учета и регистрации исследователей читального зала и обеспечения их работы с документами государственного архива, описями и другими архивными справочниками, имеющимися в читальном зале.


    Данная система решает следующие задачи:

  • регистрация и учет пользователей читального зала;
  • регистрация, учет и контроль за использованием документов пользователями через читальный зал;
  • регистрация и учет исследования документов;
  • тематик исследований пользователей;
  • оперативный поиск и выдача информации по входным форматам БД;
  • вывод информации на печать (получение отчета);
  • выдача сводной информации (статистики).

    1.2.  Памятка пользователя базой данных «Регистрация пользователей читального зала» содержит общие сведения о работе программного обеспечения по ведению БД «Читальный зал». В документе даны описания основных функций программы, методы и правила работы.
    1.3. Памятка предназначена пользователям — сотрудникам КОГКУ «ГАСПИ КО»: оператору БД.

 2.  Порядок работы оператора БД

 2.1. Авторизация в базе данных
    Так как управление базой данных ограничено только работниками читального зала, на сайте внедрена и используется единая система авторизации. Это позволяет ограничивать доступ к различным ресурсам и функциональным возможностям сайта архива.
    Для редактирования данных необходимо авторизоваться в системе, используя логин и пароль, выданный администратором, зайдя на страницу http://new.gaspiko.a/admin/ (рис.1)

(рис.1 – форма авторизации)
(рис.1 – форма авторизации)


    После авторизации будет доступен интерфейс управления базой данных "Учет пользователей читального зала".  Этот интерфейс является стандартным для всей платформы разработки приложения сайта архива и не требует особых трудозатрат на его изучение. В случае базы данных "Учет пользователей читального зала" будет доступен раздел "Chzal администрирование" (рис.2), содержащий три раздела: "Анкеты пользователей читального зала", "Карточки исследователей" и "Категории", в которых можно добавлять, выбирать, изменять и удалять соответствующие объекты разделов.


(рис.2 – Учет пользователей читального зала)
(рис.2 – Учет пользователей читального зала)


    Необходимо помнить, что каждая анкета пользователя может включать множество карточек исследователей либо не включать ни одной, в то время, как каждая карточка исследователя обязана ссылаться на анкету пользователя.


2.2. Использование приложения «Регистрация пользователей читального зала» на внутреннем сайте архива
    База данных "Учет пользователей читального зала"(БД) интегрирована в ИПС "ЭНСА" и является веб-сервисом. Технически БД является одним из приложений внутреннего сайта архива КОГКУ "ГАСПИ КО", и доступ к ней имеют лишь авторизованные сотрудники архива.

(рис.3 – меню сайта)

(рис.3 – меню сайта)


   С помощью этого меню (рис.3) доступны 3 функции:

  1. Список анкет
  2. Книга учета тематики исследований
  3. Управление базой данных

    Нажатие на соответствующий пункт меню открывает соответствующую страницу приложения. Такое поведение меню свойственно для всех интернет-сайтов.  На странице "Список анкет" находится таблица, содержащая список всех анкет пользователей читального зала, занесенных в базу данных, с указанием даты создания анкеты. Для просмотра анкеты необходимо щелкнуть один раз на строке с фамилией, после чего откроется форма анкеты.

 

(рис. 4 – Анкета пользователя читального зала КОГКУ «ГАСПИ КО»)
(рис. 4 – Анкета пользователя читального зала КОГКУ «ГАСПИ КО»)


    Страница "Анкета пользователя читального зала КОГКУ «ГАСПИ КО»" отображает не только данные анкеты, но и список карточек учета тематики исследований выбранного пользователя, эта страница имеет функцию печати анкеты на принтере.

(рис.5 – форма печати карточки учета тематики исследований)
(рис.5 – форма печати карточки учета тематики исследований)


    Для печати анкеты необходимо выбрать в меню браузера стандартный диалог "Файл/Печать".
    Используя строчку учета тематики исследований, находящуюся под формой анкеты, пользователя читального зала, можно просмотреть и распечатать карточку учета тематики.
Печать карточки учета тематики исследований производится таким же образом, как и печать анкеты пользователя, с помощью стандартных средств веб-браузера.
Со страницы формы печати карточки учета тематики исследований можно вернуться на страницу формы печати анкеты пользователей с помощью стандартной для веб-браузера кнопкой "назад" либо нажав на строку, содержащую фамилию пользователя.

2.3. Использование книги учета тематики исследований.
    С помощью меню «Читальный зал/Учет тематики» открывается «книга учета тематики исследований». Эта книга представляет собой таблицу, отображающую удобные для учета тематики исследований поля из базы данных так, что позволяет отбирать все карточки пользователей с учетом цели работ, хронологических рамок и тематики исследований. Эта страница, как и все другие страницы на сайте архива, имеет возможность печати на принтере с помощью стандартного диалога без ненужных для печати блоков сайта.

 

(рис.6 – книга учета тематики исследований)
(рис.6 – книга учета тематики исследований)


2.4. Просмотр списка анкет
    С помощью модели "Анкеты пользователей читального зала" можно просмотреть список прежде добавленных анкет пользователей (рис.7),  а также добавить новые анкеты с

(рис.7 – Анкету пользователя читального зала)
(рис.7 – Анкету пользователя читального зала)


помощью кнопки "Добавить". Кнопка "Добавить» Анкету пользователя читального зала" имеется также в оглавлении списка всех анкет. Если количество анкет велико, то внизу списка появляется навигационная панель, позволяющая переключать страницы списка.
    Для удобства поиска в большом списке предусмотрена форма поиска по полю "ФИО", а также возможность сортировки по отображаемым в списке полям. На имеющемся справа от списка анкет меню фильтров можно выбрать период создания анкет, что позволяет уменьшить время поиска необходимой анкеты.


2.5. Добавление, редактирование и удаление анкеты.
    После нажатия на кнопку "добавить" открывается форма добавления и редактирования анкеты пользователя. На этой форме (рис.8) представлены поля, которые либо необходимо заполнить, либо изменить в зависимости от стоящей задачи, также имеется возможность удалить анкету с помощью кнопки "Удалить", отмеченной красным цветом внизу страницы.

 

(рис.8 – форма редактирования анкеты пользователя читального зала)
(рис.8 – форма редактирования анкеты пользователя читального зала)


    Все имеющиеся на форме поля подписаны и в случае обязательного заполнения отмечены жирным стилем. В случае неправильного заполнения поля формы при сохранении появляется  сообщение об ошибке с указанием имени поля, при заполнении которого произошла ошибка.
    При редактировании полей формы используются специальные виджеты приложения, облегчающие заполнение и контролирующие корректность заполнения анкеты. Для указания даты рождения используется виджет "Календарь". С помощью этого виджета "дата рождения" получает корректные данные в необходимом формате.
    Поля «Социальный статус», «Образование», «Регион проживания», «Ученая степень» заполняются с помощью выпадающих списков, которые имеют возможность редактирования.
    Данные списки являются частью раздела "Категории" этого приложения и представляют собой иерархическое дерево, с помощью которого достигается высокая гибкость при формировании базы данных (для заполнения указанных полей достаточно выбрать необходимое значение из выпадающего списка). Если необходимое значение отсутствует, то его необходимо добавить с помощью кнопки с изображением «ПЛЮС» рядом с выпадающим списком.
    После заполнения всех полей формы "Анкета пользователя читального зала" можно либо сразу нажать кнопку "Сохранить", либо, заполнив карточку учёта тематики, сохранить анкету, автоматически добавив новую карточку исследователя, связанную с данной анкетой.
    На форме также имеются кнопки: "Сохранить",  "Сохранить и добавить другой объект" и "Сохранить и продолжить редактирование", которые выполняют функции, соответствующие указанным на кнопках действиям.


2.6. Удаление анкеты.

    Для удаления анкеты необходимо либо открыть нужную анкету(рис.9) и нажать кнопку "удалить", либо выделить нужные анкеты в списке анкет, в меню «действие» выбрать  «Удалить выбранные анкеты пользователей читального зала» и нажать кнопку "Выполнить".

(рис.9 – диалог удаления анкеты)
(рис.9 – диалог удаления анкеты)


    Перед окончательным удалением будет задан дополнительный вопрос, подтверждающий безвозвратное удаление анкеты и всех связанных с ней карточек.

2.7. Просмотр истории изменений
    В базе данных имеется возможность просмотра истории изменений любых объектов, вносимых через панель управления.

(рис.10 – форма просмотра истории изменения анкеты)
    (рис.10 – форма просмотра истории изменения анкеты)


    Для просмотра истории необходимо нажать кнопку "История" (рис.8), после чего откроется информационная страница, отображающая даты, имена пользователей и действия, которые производились с данным объектом, в данном случае - анкетой.

2.8 Карточка учёта тематики исследований
    Объект "Карточка исследователя" является подчиненным объектом по отношению к "Анкете пользователей" (рис.11). Это означает, что невозможно создать карточку, не связав ее при этом с какой-либо анкетой.
    Есть два способа создания карточки исследователя. Первый это нажать кнопку "Добавить Карточка исследователя" в списке всех карточек, при этом на форме редактирования потребуется выбрать анкету пользователя. Второй способ – добавить новую карточку прямо в анкете пользователя нужно нажать кнопку «Добавить еще один Карточка Учёта Тематики Исследований».

(рис.11 – карточка исследователя)
(рис.11 – карточка исследователя)


    Карточка исследователей, помимо ссылки на анкету пользователя, хранит информацию о тематике, целях работы и общей тематике исследований. Причем поля "цель работы", "тематика исследования", "хронологические рамки исследований" заполняется с помощью редактируемых выпадающих списков
    База данных предоставляет возможность добавления, редактирования, удаления и просмотра историй изменений карточки исследователей.

2.9 Категории базы данных "Учет пользователей читального зала".
    База данных использует дополнительный объект, с помощью которого у пользователей имеется возможность самостоятельно изменять содержимое выпадающих списков, что упрощает использование и обслуживание базы данных (рис.12, 13).

(рис.12 – список категорий)
(рис.12 – список категорий)


    Данный объект представляет из себя иерархическое дерево в котором сгруппированы следующие значения: образование, регион, социальный статус, тематика, ученая степень, цель работы.

(рис.13 – редактирование категорий)
(рис.13 – редактирование категорий)


    База данных предоставляет стандартные методы работы с данным объектом: отображение списка категорий, добавление новых, редактирование созданных ранее, удаление и просмотр истории.

(рис.14 – диалог удаления категории)
(рис.14 – диалог удаления категории)


    Если категория связанна хотя бы с одной анкетой или карточкой и ее удаление привело к нарушению целостности базы данных, предусмотрено удаление всех связанных с ней объектов. Таким образом, необходимо тщательно продумывать добавление новых категорий, чтобы затем не пришлось заниматься исправлением связанных с ней анкет.


Составитель:
Начальник отдела автоматизированных архивных
технологий и научно-справочного аппарата                И.А. Басманов

 

ОДОБРЕНО

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭМК

КОГКУ «ГАСПИ КО»

от___________ №__

Протокол ЭПК

при управлении по делам архивов Кировской области

от______________№__