УТВЕРЖДАЮ

Директор КОГКУ «ГАСПИ КО»

_____________ Е.Н. Чудиновских

«____» ____________ 2015 год

Инструкция

о порядке розыска необнаруженных архивных документов и

подготовки документации для снятия их с учета в

КОГКУ «ГАСПИ КО»

1. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета в КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее - Инструкция) подготовлена для упорядочения работы по розыску необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с:

• Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007), с изменениями к ним (2009);

• Памяткой о порядке предоставления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния (М, 2004);

При составлении инструкции была использована:

• Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета (Пермь, 2010);

• Инструкция по организации проведения и оформления результатов проверки наличия и состояния архивных документов фондов ГОУ «ГАСПИ КО» (Киров, 2010).

1.  

   1. Инструкция предназначена для сотрудников отдела КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее по тексту - архив), осуществляющих розыск необнаруженных архивных документов.

1.  
   1.  

      1. Организация розыска необнаруженных архивных документов

1.  

   1. Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, при выдаче архивных документов из архивохранилища организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. Директор архива или лицо его замещающее вправе продлить срок розыска конкретных документов на основании докладной записки начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

1.  

   1. Розыск необнаруженных архивных документов осуществляется сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

1.  

   1. На каждую необнаруженную единицу хранения составляется карточка учета необнаруженных архивных документов (Приложение № 1). Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

1.  
   1.  

      1. Проведение розыска необнаруженных архивных документов

1.  

   1. Розыск необнаруженных архивных документов начинается с изучения дел фондов и описей дел, документов.

1.  

   1. При просмотре дела фонда внимательно просматриваются следующие документы, объясняющие и подтверждающие отсутствие необнаруженных архивных документов:

- акты приема - передачи архивных документов на хранение;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- отборочные списки на документы, не подлежащие хранению в составе фонда;

- отборочные списки фондов первичных партийных (комсомольских) организаций, не подлежащих хранению в партийном архиве;

- акты и листы предшествующих проверок наличия и состояния архивных документов;

- акты о технических ошибках в учетных документах;

- акты о передаче документов в другие архивы;

- акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- справки организаций о том, что необнаруженные дела не были переданы архиву.

3.3. Если при изучении дел фондов не выявлены причины отсутствия необнаруженных архивных документов необходимо просмотреть все экземпляры описей дел, документов:

- просматриваются итоговая запись;

- проверяются штампы уничтоженных и выбывших архивных документов;

- проверяется, не был ли разыскиваемый номер пропущен;

- анализируются заголовки с целью выявления дважды учтенных дел;

- изучаются старые, подвергшиеся переработке описи.

3.4. При изучении дела фонда и описи дел, документов причина отсутствия необнаруженного архивного документа, если не была установлена, то просматриваются все книги выдачи архивных документов из архивохранилища для определения дат его последней выдачи и возврата. Определив дату возврата и списания необнаруженного архивного документа в архивохранилище, выясняются архивные шифры всех архивных документов, возвращенных в один день с разыскиваемым.

3.5. Далее поиск необнаруженных архивных документов проводится в коробках (связках):

- просматриваются коробки (связки) с архивными документами, возвращенными с один день с необнаруженным;

- при необходимости проводится проверка наличия всего фонда с беглым полистным просмотром каждого дела;

- проверяются не перепутаны ли номер фонда и номер дела. Например: Ф.105. Оп.10. Д.305. или Ф. 305. Оп.10. Д. 105;

- проверяются коробки (связки) и фонды с похожей комбинацией цифр в архивных шифрах дел. Например: 310, 3100, 1300 и т.д.;

- проверяются коробки (связки) других фондов, находящихся рядом.

3.6. При проведении розыска также необходимо:

- изучить фонды вышестоящих или аналогичных по названию учреждений, в которые необнаруженные дела могли быть переданы или ошибочно подложены;

- организовать поиск в других государственных архивах, куда они могли быть ошибочно переданы с непрофильными фондами (при необходимости);

- организовать поиск в архивах организаций, откуда документы поступили на хранение, т.к. необнаруженные в фонде дела могли быть оставлены в учреждении без соответствующих отметок в описях.

1.  

   1. В процессе розыска в карточке учета необнаруженных архивных документов сотрудником, осуществляющим розыск, делается отметка о ходе розыска.

4. Оформление результатов розыска необнаруженных архивных документов и порядок снятия их с учета

4.1. В результате розыска необнаруженных архивных документов:

- архивные документы могут быть обнаружены;

- их отсутствие может быть подтверждено документально;

- архивные документы могут быть не обнаружены.

4.2. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место хранения.

В карточках учета необнаруженных архивных документов делается отметка заведующим архивохранилищем об обнаружении архивных документов.

В листе проверки наличия и состояния архивных документов в графе «Примечание» делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем. При необходимости в информационно-поисковой системе «Электронный научно-справочной аппарат» в модуле «Проверка наличия и состояния архивных документов» также делается отметка об обнаружении дел.

4.3. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

4.4. На архивные документы, необнаруженные в ходе розыска, заведующий архивохранилищем составляет:

• акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 2);

• справки о проведении розыска необнаруженных дел (Приложение 3);

• перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию (Приложение 4).

4.5. Акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны составляются по каждому фонду отдельно.

4.6. В справке о проведении розыска необнаруженных дел указывается:

- номер, название и категория фонда;

- объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия;

- крайние даты документов;

- краткую историю фонда (дата поступления дел в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.);

- ход и пути розыска необнаруженных документов;

- предполагаемые причины отсутствия документов;

- возможность восполнения утраченной информации (очень кратко со ссылкой на акт);

- наличие страховых копий необнаруженных документов.

Справки составляются по каждому фонду отдельно и подписываются начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

4.7. Перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию, составляется по форме (Приложение 4). В графе «Предполагаемая причина отсутствия» указывается предполагаемая причина отсутствия дела:

Например:

• «Уничтожены при проведении экспертизы ценности партийных документов, изменения в учетных документах не отражены»;

• «В опись включено, но на хранение не поступило»;

• «Выдано во временное пользование без оформления учетных документов»;

• «Учтено дважды» и пр.

Указывается общее количество дел и документов, предполагаемых к списанию. Перечень подписывается заместителем директора - главным хранителем фонда и начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

4.8. Акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, справки о проведении розыска и перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию, после одобрения их на заседании экспертно-методической комиссии КОГКУ «ГАСПИ КО» представляются в комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел в госархивах области при министерстве культуры Кировской области (далее - комиссия).

4.9. На рассмотрение комиссии для принятия решения о снятии необнаруженных архивных документов с учета представляются следующие документы:

- сопроводительное письмо, составленное начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов за подписью директора архива (Приложение 5):

- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду;

- перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию.

Если комиссия приняла решение о невозможности снять с учета необнаруженные архивные документы, то розыск должен быть продолжен в соответствии с рекомендациями комиссии.

1.  

   1. Решение о снятии архивных документов с учета, пути розыска которых исчерпаны, оформляется приказом директора архива (Приложение 6), который издается на основании решения комиссии.

1.  

   1. На основании приказа директора архива заместитель директора - главный хранитель фондов вносит изменения в учётные документы.

1.  

   1. В карточке учета необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии с учета, с указанием документа, на основании которого было подтверждено отсутствие необнаруженного архивного документа.

1.  

   1. В информационно-поисковую систему «Электронный научно-справочной аппарат» в модуле «Проверка наличия и состояния архивных документов» вносятся соответствующие изменения.

4.15. Розыск необнаруженных архивных документов считается полностью завершенным после внесения всех изменений в учетные документы архива.

Составитель:

Начальник отдела обеспечения

сохранности и государственного учета

архивных документов Е.Н. Николаева

«____»________________ 2015 г.

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК КОГКУ «ГАСПИ КО» Протокол ЭПК при министерстве

от ___________________ № ________ культуры Кировской области

от _________________№_______

Приложение 1

КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖДЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ___________

В архивохранилище ________________________

Название фонда _____________________________________________________

Дата необнаружения документа ________________________________________

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов

(лицевая сторона)

____________________________________________________________________

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов

(оборотная сторона)

Приложение 2

Кировское областное государственное

казенное учреждение «Государственный

архив социально-политической

истории Кировской области»

(КОГКУ «ГАСПИ КО»)

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор КОГКУ«ГАСПИ КО»

___________________________

о необнаружении архивных «_____» ____________ 20__ г.

документов, пути розыска

которых исчерпаны Фонд № ________

В результате ________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже архивных документов. Предпринятые КОГКУ «ГАСПИ КО» меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

Итого ___________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных архивных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр.:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Начальник отдела обеспечения

сохранности и государственного

учета архивных документов ___________________________________________

подпись расшифровка

Форма акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых

исчерпаны

Заведующий архивохранилищем ____________________________________________

подпись расшифровка

Заместитель директора- ____________________________________________

главный хранитель фонда подпись расшифровка

__________________________________

(№ и дата приказа директора КОГКУ «ГАСПИ КО»

о снятии с учета необнаруженных документов,

пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Заместитель директора- ____________________________________________

главный хранитель фондов подпись расшифровка

«___» _____________ 20__ г.

Форма акта о необнаружении архивных документов,

пути розыска которых исчерпаны

(продолжение)

Приложение 3

СПРАВКА

о проведении розыска необнаруженных дел

Фонд №_________

Название фонда ______________________________________ Категория фонда - ______

По учетным документам в фонде числится ________ ед.хр. за ________ годы.

Дела поступили на хранение в ________________. При проверке наличия дел фонда в ___________ году были необнаружены _________ед. хр.

При розыске дел сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов КОГКУ «ГАСПИ КО» были предприняты следующие меры:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Меры по розыску дел результатов не дали.

Предполагаемые возможные причины отсутствия дел:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Страховые копии документов______________________________________________

_________________________________________________________________________

Начальник отдела обеспечения

сохранности и государственного

учета архивных документов ____________________________________________

подпись расшифровка

Заведующий архивохранилищем ____________________________________________

подпись расшифровка

Форма справки о проведении розыска необнаруженных дел

Приложение 4

Перечень дел (документов)

КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки

наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию

Общее количество дел, предлагаемых к списанию, составляет _____________ ед.хр.

цифрами и прописью

Форма перечня дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе

проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию

Приложение 5

О снятии с государственного учета

документов, пути розыска которых исчерпаны

Направляем на рассмотрение комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при министерстве культуры Кировской области материалы по снятию с государственного учета ______________ ед.хр. по _____ фондам, пути розыска которых исчерпаны. Дела числятся как необнаруженные с _________ года.

По розыску необнаруженных дел специалистами КОГКУ «ГАСПИ КО» предприняты следующие меры:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Меры по розыску дел результатов не дали.

Предполагаемые возможные причины отсутствия дел:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Информация невосполнима.

Форма сопроводительного письма

Приложение:

1. Перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию на ___ л. в 1 экз.;

2. Акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны на ___ л. в 1 экз.;

3. Справки о проведении розыска необнаруженных дел на ___ л. в 1 экз.

Директор ______________________________________ подпись расшифровка

Исполнитель

Форма сопроводительного письма

(продолжение)

Приложение 6

Министерство культуры Кировской области

Кировское областное государственное казенное учреждение

«Государственный архив социально-политической истории Кировской области»

(КОГКУ «ГАСПИ КО»)

ПРИКАЗ

______________ №_______

(дата) г. Киров

о снятии архивных документов с учета,

пути розыска которых исчерпаны

На основании решения комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел в госархивах области при министерстве культуры Кировской области от ______________ № ___

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Снять архивные документы с учета согласно актам о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны:

2. Контроль за исполнением приказа возложить на ____________________________.

Директор _____________________________________________ подпись расшифровка

Форма приказа о снятии архивных документов с учета, пути розыска которых

исчерпаны