Государственный архив социально-политической истории Кировской области

Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета в КОГКУ «ГАСПИ КО»

  30 август 2016 » ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОЕ СТРОИТЕЛЬСТВО В ГОДЫ ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЫ » А.С. Лебедев и В.П. Бирюков » 29 января считается днем изобретения первого автомобиля. » None » Шли люди на Великую... » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » Клабуков Иван Дмитриевич (1894 - ноябрь 1971) » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » None » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » 22 декабря 2015 года сотруднику КОГКУ «ГАСПИ КО» В.С. Жаравину была вручена благодарность от лица главы города Кирова В.В. Быкова за значительный вклад в подготовку и издание книги «Почетные граждане города Вятки. Исторические портреты&r » Подготовка к 80-летию со дня образования Кировской области » » 19 марта 2013 года в ГАСПИ КО прошла презентация второго диска архивного мультимедийного проекта «Экскурсия по городу Кирову» » None » Новые организации – новые документы » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » 4 февраля 2016 г. во ВНИИДАД в совещании по вопросам функционирования Единой автоматизированной информационной системы архивной отрасли − программных комплексов «Архивный фонд» − «Фондовый каталог» − «Центра » None » Приложение № 2 » None » None » None » None » 25-26 апреля 2016 г. - Участие в субботнике » Разработка дизайна сайта и интернет-выставки » 2016 » » 29 октября 2015 года исполняется 90 лет со дня рождения известного на вятской земле фотокорреспондента Георгия (Юрия) Александровича Шишкина (1925-2001). К этой дате в читальном зале КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировс » прошел вечер друзей архива с презентацией фонда ли » МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ С » None » МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА ТЕМАТИЧЕСКОЙ ЭКСКУРСИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВА » Приложение 9 » Приложение 8 » Приложение 3 » Приложение 2 » Приложение 5 » Вера Меркулова (Михаила) на Вятской земле » Приложение 4 » Приложение 7 » Приложение 6 » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » » 24 ноября 2015 года сотрудники архива Л.Г. Попцова и В.С. Жаравин выступили в арт-гостиной «У Никитских ворот» в рамках творческой встречи с общественностью города с докладом «Антон Бенедиктович Рудобельский — садовод-селекционер&r » None » 16 мая 2012 года в Государственном архиве социально-политической истории Кировской области (КОГКУ "ГАСПИ КО") в рамках проведения Года российской истории состоялась презентация книги "Слободской Христорождественский женский монастырь" » None » None » » None » None » None » 29-30 июля 2016 г.- Участие в Усть-Недумских чтениях » Монах Георгий (Рождественский) из Мироносицкой пустыни » Приложение № 2 » методическая разработка ТЕМАТИЧЕСКой ЭКСКУРСИи ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВА, "КИРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ (1941-1945 гг.) " » Памятка по работе с модулем ИПС «ЭНСА» «Организаци » Кировские тачанки на Красной площади » Памятка по работе с программой «Регистрация пользо » Слободской Христорождественский женский монастырь: сборник очерков / КОГКУ «ГАСПИ КО». Сост. Е.Н. Чудиновских; под ред. В.К. Семибратова - Киров, 2012. - 164 с. : ил. » наши издания » ПАМЯТКА, об организации работы по исполнению запросов граждан о награждении, Почетными грамотами, знаками отличия в труде по документам » Приложение 1 » None » Встреча друзей архива, посвященная Дню рождения КОГКУ «ГАСПИ КО», с презентацией фонда личного происхождения «Рудобельский Антон Бенедиктович (1874-1935), садовод-селекционер» » 25 марта 2016 года. Участие в 21-х краеведческих чтениях в п. Подосиновец » None » None » None » » ИНСТРУКЦИЯ ПО ГРАФИЧЕСКОЙ ОБРАБОТКЕ ЦИФРОВЫХ ОБРАЗ » МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ОЦИФРОВКИ » 18 декабря 2015 года ведущий архивист ГАСПИ КО В.С. Жаравин принял участие в работе круглого стола, посвященного 150-летию со дня рождения Петра Ивановича Стучки (1865-1932), писателя, юриста, политического деятеля Латвии и Советского Союза. » Инструкция по обеспечению сохранности документов КОГКУ "ГАСПИ КО" при организации их экспонирования » None » None » Приложение 10 » ПЛАН работы КОГКУ «Государственный архив социально » ПАМЯТКА об организации работы по исполнению биографических запросов на лиц, состоявших в Коммунистической партии, по документам КОГКУ «ГАСПИ КО» » None » 8 августа 2016 г. - открытие фотовыставки «Город - сад» » None » None » None » 25 ноября 2015 года архивисты приняли участие в работе Всероссийской научно-практической конференции «Библиотека в контексте изучения провинциальной культуры», которая состоялась на базе Кировской областной научной библиотеки им. А.И. Герцена. » Памятка по контролю температурно-влажностного режи » Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивн » Очерк » Дмитрий Панин — узник Вятлага » нам 70!, 8 октября 2009 года » Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера по обеспечению пенсионных прав и социальной защиты граждан по документам КОГКУ «ГАСПИ КО» » Методические рекомендации по исполнению биографиче » Методические пособия » 17-18 октября 2015 года сотрудники КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» в рамках проведения XX Свято-Трифоновских образовательных чтений «Традиция и новации: культура, общество, личность» п » 11 декабря 2015 года директор КОГКУ «ГАСПИ КО» Е.Н. Чудиновских приняла участие в торжественном собрании, посвященном Дню Конституции Российской Федерации и Дню Кировской области, которые отмечаются 12 и 13 декабря соответственно. » None » 08 апреля 2016 года - презентация выставки о Шаляпине в с. Вожгалы Куменского района. » «О, Латвия моя, … ты... факелом... горишь неугасим » Публикации » 11 октября 2015 года директор КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» Е.Н. Чудиновских приняла участие в работе V православный научно-краеведческих чтений «Кирово-Чепецк православный». » 12 ноября 2015 года архивисты приняли участие в работе Всероссийской научно-практической конференции «Вторые Спасские чтения», приуроченной к 180-летию со времени открытия Вятского губернского статистического комитета и посвященной Н.А. Спасск » Новости » Так начиналась война для кировчан » node/40 » node/39 » node/38 » node/37 » node/36 » node/33 » node/32 » node/31 » node/30 » node/27 » Фондовый каталог » node/12 » node/4 » node/2 » node/1 » node/169 » node/161 » node/157 » node/135 » node/49 » node/140 » node/131 » node/152 » node/118 » node/115 » node/110 » node/106 » node/105 » Обжалование решений » node/79 » node/80 » node/103 » node/104 » node/92 » node/116 » node/167 » node/168 » node/90 » node/89 » node/88 » node/87 » node/86 » node/85 » node/84 » node/83 » node/82 » node/81 » node/76 » node/75 » node/74 » node/71 » node/68 » node/67 » node/66 » node/65 » node/64 » node/63 » node/62 » node/132 » node/120 » node/156 » node/141 » node/155 » node/95 » node/48 » node/47 » node/46 » node/45 » node/44 » node/43 » node/42 » node/58 » node/35 » node/34 » node/69 » node/25 » node/24 » node/23 » node/22 » node/21 » node/20 » node/19 » node/18 » node/17 » node/16 » node/15 » node/14 » node/13 » node/11 » node/10 » node/41 » node/158 » node/9 » node/8 » node/7 » node/6 » node/5

УТВЕРЖДАЮ

Директор КОГКУ «ГАСПИ КО»

_____________ Е.Н. Чудиновских

«____» ____________ 2015 год

 

Инструкция

о порядке розыска необнаруженных архивных документов и

подготовки документации для снятия их с учета в

КОГКУ «ГАСПИ КО»

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета в КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее - Инструкция) подготовлена для упорядочения работы по розыску необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с:

  • Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007), с изменениями к ним (2009);

  • Памяткой о порядке предоставления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния (М, 2004);

При составлении инструкции была использована:

  • Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета (Пермь, 2010);

  • Инструкция по организации проведения и оформления результатов проверки наличия и состояния архивных документов фондов ГОУ «ГАСПИ КО» (Киров, 2010).

  1.  
    1. Инструкция предназначена для сотрудников отдела КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее по тексту - архив), осуществляющих розыск необнаруженных архивных документов.

 

 

  1.  
    1.  
      1. Организация розыска необнаруженных архивных документов

 

  1.  
    1. Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, при выдаче архивных документов из архивохранилища организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. Директор архива или лицо его замещающее вправе продлить срок розыска конкретных документов на основании докладной записки начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

 

  1.  
    1. Розыск необнаруженных архивных документов осуществляется сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

 

  1.  
    1. На каждую необнаруженную единицу хранения составляется карточка учета необнаруженных архивных документов (Приложение № 1). Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

  1.  
    1.  
      1. Проведение розыска необнаруженных архивных документов

 

  1.  
    1. Розыск необнаруженных архивных документов начинается с изучения дел фондов и описей дел, документов.

 

  1.  
    1. При просмотре дела фонда внимательно просматриваются следующие документы, объясняющие и подтверждающие отсутствие необнаруженных архивных документов:

- акты приема - передачи архивных документов на хранение;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- отборочные списки на документы, не подлежащие хранению в составе фонда;

- отборочные списки фондов первичных партийных (комсомольских) организаций, не подлежащих хранению в партийном архиве;

- акты и листы предшествующих проверок наличия и состояния архивных документов;

- акты о технических ошибках в учетных документах;

- акты о передаче документов в другие архивы;

- акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- справки организаций о том, что необнаруженные дела не были переданы архиву.

 

3.3. Если при изучении дел фондов не выявлены причины отсутствия необнаруженных архивных документов необходимо просмотреть все экземпляры описей дел, документов:

- просматриваются итоговая запись;

- проверяются штампы уничтоженных и выбывших архивных документов;

- проверяется, не был ли разыскиваемый номер пропущен;

- анализируются заголовки с целью выявления дважды учтенных дел;

- изучаются старые, подвергшиеся переработке описи.

 

3.4. При изучении дела фонда и описи дел, документов причина отсутствия необнаруженного архивного документа, если не была установлена, то просматриваются все книги выдачи архивных документов из архивохранилища для определения дат его последней выдачи и возврата. Определив дату возврата и списания необнаруженного архивного документа в архивохранилище, выясняются архивные шифры всех архивных документов, возвращенных в один день с разыскиваемым.

3.5. Далее поиск необнаруженных архивных документов проводится в коробках (связках):

- просматриваются коробки (связки) с архивными документами, возвращенными с один день с необнаруженным;

- при необходимости проводится проверка наличия всего фонда с беглым полистным просмотром каждого дела;

- проверяются не перепутаны ли номер фонда и номер дела. Например: Ф.105. Оп.10. Д.305. или Ф. 305. Оп.10. Д. 105;

- проверяются коробки (связки) и фонды с похожей комбинацией цифр в архивных шифрах дел. Например: 310, 3100, 1300 и т.д.;

- проверяются коробки (связки) других фондов, находящихся рядом.

3.6. При проведении розыска также необходимо:

- изучить фонды вышестоящих или аналогичных по названию учреждений, в которые необнаруженные дела могли быть переданы или ошибочно подложены;

- организовать поиск в других государственных архивах, куда они могли быть ошибочно переданы с непрофильными фондами (при необходимости);

- организовать поиск в архивах организаций, откуда документы поступили на хранение, т.к. необнаруженные в фонде дела могли быть оставлены в учреждении без соответствующих отметок в описях.

 

  1.  
    1. В процессе розыска в карточке учета необнаруженных архивных документов сотрудником, осуществляющим розыск, делается отметка о ходе розыска.

 

 

4. Оформление результатов розыска необнаруженных архивных документов и порядок снятия их с учета

 

4.1. В результате розыска необнаруженных архивных документов:

- архивные документы могут быть обнаружены;

- их отсутствие может быть подтверждено документально;

- архивные документы могут быть не обнаружены.

 

4.2. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место хранения.

В карточках учета необнаруженных архивных документов делается отметка заведующим архивохранилищем об обнаружении архивных документов.

В листе проверки наличия и состояния архивных документов в графе «Примечание» делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем. При необходимости в информационно-поисковой системе «Электронный научно-справочной аппарат» в модуле «Проверка наличия и состояния архивных документов» также делается отметка об обнаружении дел.

 

4.3. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

 

4.4. На архивные документы, необнаруженные в ходе розыска, заведующий архивохранилищем составляет:

  • акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 2);

  • справки о проведении розыска необнаруженных дел (Приложение 3);

  • перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию (Приложение 4).

 

4.5. Акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны составляются по каждому фонду отдельно.

 

4.6. В справке о проведении розыска необнаруженных дел указывается:

- номер, название и категория фонда;

- объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия;

- крайние даты документов;

- краткую историю фонда (дата поступления дел в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.);

- ход и пути розыска необнаруженных документов;

- предполагаемые причины отсутствия документов;

- возможность восполнения утраченной информации (очень кратко со ссылкой на акт);

- наличие страховых копий необнаруженных документов.

Справки составляются по каждому фонду отдельно и подписываются начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

4.7. Перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию, составляется по форме (Приложение 4). В графе «Предполагаемая причина отсутствия» указывается предполагаемая причина отсутствия дела:

Например:

  • «Уничтожены при проведении экспертизы ценности партийных документов, изменения в учетных документах не отражены»;

  • «В опись включено, но на хранение не поступило»;

  • «Выдано во временное пользование без оформления учетных документов»;

  • «Учтено дважды» и пр.

Указывается общее количество дел и документов, предполагаемых к списанию. Перечень подписывается заместителем директора - главным хранителем фонда и начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.

 

4.8. Акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, справки о проведении розыска и перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию, после одобрения их на заседании экспертно-методической комиссии КОГКУ «ГАСПИ КО» представляются в комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел в госархивах области при министерстве культуры Кировской области (далее - комиссия).

 

4.9. На рассмотрение комиссии для принятия решения о снятии необнаруженных архивных документов с учета представляются следующие документы:

- сопроводительное письмо, составленное начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов за подписью директора архива (Приложение 5):

- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду;

- перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию.

Если комиссия приняла решение о невозможности снять с учета необнаруженные архивные документы, то розыск должен быть продолжен в соответствии с рекомендациями комиссии.

 

  1.  
    1. Решение о снятии архивных документов с учета, пути розыска которых исчерпаны, оформляется приказом директора архива (Приложение 6), который издается на основании решения комиссии.

 

  1.  
    1. На основании приказа директора архива заместитель директора - главный хранитель фондов вносит изменения в учётные документы.

 

  1.  
    1. В карточке учета необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии с учета, с указанием документа, на основании которого было подтверждено отсутствие необнаруженного архивного документа.

 

  1.  
    1. В информационно-поисковую систему «Электронный научно-справочной аппарат» в модуле «Проверка наличия и состояния архивных документов» вносятся соответствующие изменения.

 

4.15. Розыск необнаруженных архивных документов считается полностью завершенным после внесения всех изменений в учетные документы архива.

 

Составитель:

Начальник отдела обеспечения

сохранности и государственного учета

архивных документов Е.Н. Николаева

«____»________________ 2015 г.

 

 

 

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК КОГКУ «ГАСПИ КО» Протокол ЭПК при министерстве

от ___________________ № ________ культуры Кировской области

от _________________№_______

 

Приложение 1

 

КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖДЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Фонд № ___________

 

В архивохранилище ________________________

Название фонда _____________________________________________________

Дата необнаружения документа ________________________________________

 

Номер

описи

Номер

ед. хр.

Заголовок ед. хр.

Крайние

даты

Кол-во

листов

(время звучания, метраж)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов

(лицевая сторона)

____________________________________________________________________

 

 

Отметка о ходе розыска

Результат розыска

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма карточки учета необнаруженных архивных документов

(оборотная сторона)

 

Приложение 2

Кировское областное государственное

казенное учреждение «Государственный

архив социально-политической

истории Кировской области»

(КОГКУ «ГАСПИ КО»)

 

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор КОГКУ«ГАСПИ КО»

___________________________

о необнаружении архивных «_____» ____________ 20__ г.

документов, пути розыска

которых исчерпаны Фонд № ________

 

 

В результате ________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже архивных документов. Предпринятые КОГКУ «ГАСПИ КО» меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

№ пп

описи

ед.хр.

Заголовок ед.хр.

Крайние даты

Кол-во
листов (время звучания,

метраж)

Предполагаемые

причины

отсутствия

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого ___________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

 

Содержание утраченных архивных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр.:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 

Начальник отдела обеспечения

сохранности и государственного

учета архивных документов ___________________________________________

подпись расшифровка

 

Форма акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых

исчерпаны

 

Заведующий архивохранилищем ____________________________________________

подпись расшифровка

 

Заместитель директора- ____________________________________________

главный хранитель фонда подпись расшифровка

 

__________________________________

(№ и дата приказа директора КОГКУ «ГАСПИ КО»

о снятии с учета необнаруженных документов,

пути розыска которых исчерпаны)

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Заместитель директора- ____________________________________________

главный хранитель фондов подпись расшифровка

 

«___» _____________ 20__ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма акта о необнаружении архивных документов,

пути розыска которых исчерпаны

(продолжение)

Приложение 3

 

СПРАВКА

о проведении розыска необнаруженных дел

Фонд №_________

Название фонда ______________________________________ Категория фонда - ______

По учетным документам в фонде числится ________ ед.хр. за ________ годы.

Дела поступили на хранение в ________________. При проверке наличия дел фонда в ___________ году были необнаружены _________ед. хр.

При розыске дел сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов КОГКУ «ГАСПИ КО» были предприняты следующие меры:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 

Меры по розыску дел результатов не дали.

Предполагаемые возможные причины отсутствия дел:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Страховые копии документов______________________________________________

_________________________________________________________________________

 

Начальник отдела обеспечения

сохранности и государственного

учета архивных документов ____________________________________________

подпись расшифровка

 

Заведующий архивохранилищем ____________________________________________

подпись расшифровка

 

 

Форма справки о проведении розыска необнаруженных дел

Приложение 4

Перечень дел (документов)

КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки

наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию

 

№№

п/п

№ фонда

Название фонда

№ описи

№ дела

 

Заголовок дела

(документа), крайние даты

С какого времени числится необнаруженным

Предполагаемая причина отсутствия

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общее количество дел, предлагаемых к списанию, составляет _____________ ед.хр.

цифрами и прописью

 

Заместитель директора-

главный хранитель фондов

 

 

 

подпись

расшифровка подписи

 

 

Начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов

 

 

 

подпись

расшифровка подписи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма перечня дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе

проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию

Приложение 5

 

 

Министерство культуры

Кировской области

Кировское областное государственное

казенное учреждение

«Государственный архив

социально-политической

истории Кировской области»

(КОГКУ «ГАСПИ КО»)

ул. Казанская, д.16А,

г. Киров, 610004

Тел.(8332) 65-37-93

Тел./факс(8332) 35-75-56

ОГРН 1034316571651

ИНН/КПП 4345057460/434501001

 

 

На №

 

от

 

 

 

 

Министерство культуры Кировской области

 

О снятии с государственного учета

документов, пути розыска которых исчерпаны

 

Направляем на рассмотрение комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел при министерстве культуры Кировской области материалы по снятию с государственного учета ______________ ед.хр. по _____ фондам, пути розыска которых исчерпаны. Дела числятся как необнаруженные с _________ года.

По розыску необнаруженных дел специалистами КОГКУ «ГАСПИ КО» предприняты следующие меры:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Меры по розыску дел результатов не дали.

Предполагаемые возможные причины отсутствия дел:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Информация невосполнима.

Форма сопроводительного письма

 

Приложение:

1. Перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию на ___ л. в 1 экз.;

2. Акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны на ___ л. в 1 экз.;

3. Справки о проведении розыска необнаруженных дел на ___ л. в 1 экз.

 

Директор ______________________________________ подпись расшифровка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель

 

 

Форма сопроводительного письма

(продолжение)

Приложение 6

Министерство культуры Кировской области

Кировское областное государственное казенное учреждение

«Государственный архив социально-политической истории Кировской области»

(КОГКУ «ГАСПИ КО»)

 

ПРИКАЗ

______________ №_______

(дата) г. Киров

 

о снятии архивных документов с учета,

пути розыска которых исчерпаны

 

На основании решения комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных дел в госархивах области при министерстве культуры Кировской области от ______________ № ___

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

  1. Снять архивные документы с учета согласно актам о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны:

№ п/п

№ фонда

Название фонда

№ описи

№ ед.хр.

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Контроль за исполнением приказа возложить на ____________________________.

 

Директор _____________________________________________ подпись расшифровка

 

Форма приказа о снятии архивных документов с учета, пути розыска которых

исчерпаны