Методические рекомендации по исполнению биографических запросов по документам КОГКУ «ГАСПИ КО»

Кировское областное государственное казенное учреждение

«Государственный архив социально-политической истории

Кировской области» (КОГКУ «ГАСПИ КО»)

Методические рекомендации по исполнению биографических запросов по документам КОГКУ «ГАСПИ КО»

Киров, 2016

Содержание

УТВЕРЖДАЮ

Директор КОГКУ "ГАСПИ КО"

____________ Е.Н.Чудиновских

"___" ________________ 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами является основной формой использования архивных документов (предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователям информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения их информационных потребностей) и одним из основных направлений деятельности Кировского областного государственного казенного учреждения "Государственный архив социально-политической истории Кировской области" (далее - архив). Исполнение биографических запросов пользователей предусматривает подготовку и предоставление соответствующих информационных документов, является одним из самых сложных и ответственных участков работы в архиве.

В связи с увеличением интереса граждан к истории своей семьи, созданием ими личных архивов, написанием родословных в последние годы значительно увеличилось количество запросов с целью выявления биографических сведений о родственниках. В большинстве случаев в архив обращаются для поиска сведений о гражданах - членах РКП(б)-ВКП(б)-КПСС (далее - партии), поскольку большую часть документов, хранящихся в архиве, составляют документы органов, организаций и учреждений партии.

1.2. Методические рекомендации по исполнению биографических запросов по документам КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее - методические рекомендации) подготовлены с целью оказания помощи сотрудникам архива в исполнении данных запросов.

Необходимость написания методических рекомендаций вызвана недостаточным методическим обеспечением, определенными трудностями в исполнении биографических запросов для работников архива, разбросанностью необходимой информации по различным архивным фондам.

1.3. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации (далее - РФ), Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (с изменениями и дополнениями), Федеральным законом "О персональных данных" от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ (с изменениями и дополнениями); Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ (с изменениями и дополнениями), Указом Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями и дополнениями) от 06 марта 1997 года № 188, Законом Кировской области "Об архивном деле в Кировской области" от 02 марта 2005 года № 313-ЗО (с изменениями); Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 года № 19, с изменениями); Административным регламентом Федерального архивного агентства (далее - Росархива) по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 31 мая 2012 года № 566); Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально-правового характера по обеспечению пенсионных прав и социальной защиты граждан по документам КОГКУ "ГАСПИ КО" (2011) и другими нормативно-правовыми документами в области архивного дела и делопроизводства.

1.4. Методические рекомендации состоят из следующих разделов:

- общие положения;

- порядок исполнения биографических запросов;

- методика исполнения биографических запросов по архивным документам и справочно-поисковым средствам (далее - СПС) к ним;

- особенности исполнения биографических запросов;

- оформление ответов на биографические запросы пользователей.

1.5. В методических рекомендациях используются следующие основные понятия и определения:

- архивная выписка - документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

- архивная справка - документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единицы хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

- биографический запрос - разновидность тематического запроса, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретного лица;

- номенклатурный работник - лицо, занимающее официальную должность в партийных, советских, хозяйственных органах, учреждениях, организациях, назначаемый или утверждаемый на должность партийным органом;

- пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;

- регистрационный бланк члена КПСС - документ партийного учета КПСС;

- учетная карточка члена КПСС - основной документ партийного учета КПСС, удостоверяющий партийную принадлежность и содержащий биографические сведения на члена КПСС.

2. Порядок исполнения биографических запросов

2.1. Запрос пользователя принимается к рассмотрению при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества (далее - ФИО)), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается руководством архива, направляется на исполнение непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям (при их наличии в архиве), относящимся к предмету запроса.

Запросы биографического характера могут касаться как самого заявителя, так и его родственников или другого лица, если они не противоречат действующему законодательству РФ о тайне личной жизни граждан.

Для исполнения биографического запроса пользователя могут быть запрошены дополнительные сведения: ФИО; год рождения, место работы (уезд, район), должность (при возможности), хронология запрашиваемой информации (если не была указана ранее).

2.2. При поступлении в архив запроса пользователя в форме интернет-обращения с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса заявителя ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении (ПРИЛОЖЕНИЕ № 1). Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно запрашиваются у пользователя документы, подтверждающие его полномочия, предусмотренные действующим законодательством РФ (ПРИЛОЖЕНИЕ № 2).

2.4. Основанием для отказа в исполнении биографических запросов и интернет-обращений пользователей может быть отсутствие в запросе ФИО физического лица (отчества - при наличии) или наименования юридического лица; почтового адреса и/или электронного адреса пользователя; юридического адреса, банковских реквизитов - для юридических лиц; темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации; документов, подтверждающих полномочия заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах. Не подлежат рассмотрению запросы, не поддающиеся прочтению, содержащие ненормативную лексику или оскорбительные высказывания.

2.5. Биографические запросы пользователей, поступившие в архив, исполняются в течение 30 (тридцати) дней с момента регистрации. С разрешения руководства этот срок может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.

Срок исполнения биографических запросов по научно-справочному аппарату (далее - НСА) архива составляет не более 15 (пятнадцати) дней с момента их регистрации.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 (пяти) дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

Биографический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с заявителем сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

2.6. Исполнение биографических запросов пользователей организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора), согласно прейскуранту на платные работы и услуги, выполняемые в архиве. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

2.7. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

2.8. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке РФ.

2.9. При исполнении биографических запросов выявляются сведения о фактах биографии отдельного лица: дате и месте рождения, дате и месте смерти, родственных связях; трудовой, профессиональной, политической, общественной или научной деятельности; награждении орденами и медалями, знаками отличия и др.

2.10. При получении запроса исполнителю необходимо обратить внимание на должность гражданина, на которого сделан запрос, а также на место его проживания (уезд Вятской губернии - район Кировской области). При исполнении запроса на гражданина, занимавшего руководящую должность в масштабе уезда-района-города-губернии-области, необходимо обратиться к картотеке видных и руководящих работников губернской, краевой и областной парторганизаций (далее - губкома, крайкома, обкома) и просмотреть описи номенклатурных работников. Если гражданин занимал рядовую должность, необходимо обратиться в первую очередь к личным регистрационным карточкам и учетным карточкам членов партии (далее - коммунистов). Во многих случаях исполнителю поможет информационно-поисковая система "Электронный научно-справочный аппарат" (далее - ИПС "ЭНСА"), размещенная на сайте архива. На сегодняшний день в ней имеются следующие сведения:

- о работниках, входивших в номенклатуру Вятского губкома партии, Кировских обкома и городского комитета (далее - горкома) партии (на них есть личные дела);

- о коммунистах, проживавших в городе Кирове в 1936 году (на них есть регистрационные бланки);

- о коммунистах, стоявших на учете в городе Кирове на август 1991 года (на них есть учетные карточки).

2.11. Необходимо обратить внимание и на временные рамки биографии гражданина. В НСА архива, включая электронные базы данных, имеются сведения на лиц, работавших в основном с 1936 по 1991 годы, в годы существования Кировского областного комитета (далее - обкома) партии. Сведения за более ранний период необходимо искать непосредственно в описях соответствующих архивных фондов. Так, при исполнении запроса о деятельности гражданина, например, за 1920-е годы необходимо обратиться в первую очередь к описям, содержащим учетные карточки коммунистов за 1920 и 1926 годы.

Также имеются картотека видных и руководящих работников губернской, краевой и областной парторганизаций и персональная картотека по передвижению руководящих кадров, позволяющие найти сведения о деятельности гражданина, например, в 1950-е годы. Сведения, содержащиеся в данных картотеках, дублируются в ИПС "ЭНСА" (поиск производится по перечню дел в описях соответствующих фондов).

2.12. После изучения СПС исполнитель обращается непосредственно к архивным документам, на основании которых оформляется архивная справка.

3. Методика исполнения биографических запросов по архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним

3.1. Архивные документы, используемые при исполнении биографических запросов

3.1.1. Документы из архивных фондов органов партии являются уникальным и зачастую единственным или по крайней мере наиболее легкодоступным источником персональной информации о гражданах, в частности автобиографий, анкет и фотографий коммунистов. Подобная информация в основном содержится в личных делах коммунистов, которые хранятся по месту проживания гражданина на тот момент, и во время его переезда не перемещались вместе с ним. На новом месте заводилось новое дело. Личные дела называются согласно ФИО человека. Личные сведения на гражданина могут быть в архивных документах различных видов. К ним относятся:

- личные дела освобожденных партийных, номенклатурных комсомольских, советских, хозяйственных работников;

- личные дела по приему в партию;

- персональные дела на коммунистов;

- личные регистрационные карточки ;

- учетные карточки коммунистов;

- регистрационные бланки на коммунистов;

- книги регистрации учетных карточек членов партии и кандидатов в члены партии;

- списки погашенных партийных документов;

- анкеты делегатов партийных конференций;

- протоколы собраний первичных парторганизаций и др.

Каждой разновидности личных дел присущ свой определенный набор документов, составляющих личное дело.

3.1.2. Личные дела освобожденных партийных, номенклатурных комсомольских, советских, хозяйственных работников содержат информацию о:

- приеме;

- перемещении;

- увольнении;

- дате рождения;

- социальном происхождении;

- образовании;

- трудовом стаже;

- семейном положении;

- размере заработной платы;

- другие данные, характеризующие жизнь и деятельность работника.

Личные дела имеются в фондах губкома, обкома, горкомов и райкомов партии.

В фондах горкомов и райкомов партии можно найти, как правило, дела работников горкомов, райкомов и секретарей первичных парторганизаций. В фонде Вятского губкома партии (ф. П-1, оп. 9, 10) имеются дела на лиц, занимавших должности ответственных работников от секретарей волостных комитетов (далее - волкомов) партии и директоров школ до руководителей губернии за 1921-1929 годы. При использовании фонда Кировского обкома партии (ф. П-1290) следует обратить внимание на то, что понятие "номенклатура" в разные годы трактовалось по-разному: максимальный учет номенклатурных должностей, а, следовательно, и самое большое количество дел было в 1930-1940 годы (оп. 14, 16, 17, 18, 19), где количество дел исчисляется тысячами, а в 1980-е годы (оп. 84, 87, 90, 93, 97, 100, 103, 106, 108, 112) их только десятки.

Личные дела по учету номенклатурных работников включают в себя различные документы: автобиографию, личный листок по учету кадров (с фотографией), характеристики; выписки из протоколов заседаний пленумов, бюро; постановления об утверждении в должности, наложении партийных взысканий, освобождении от должности; наградные листы, газетные вырезки, предвыборные агитационные плакаты и др.

3.1.3. Личные дела по приему в партию содержат биографические сведения на гражданина до его вступления в партию, данные о его родных и близких. В этих делах имеются:

- анкета установленного образца;

- заявление;

- автобиография;

- три рекомендации-характеристики от коммунистов со стажем (у членов ВЛКСМ одна из рекомендаций - от райкома ВЛКСМ).

В архиве хранятся дела по приему в партию с 1918 по 1991 годы. Дела 1918-1929 годов сосредоточены в фонде "Вятский губком ВКП(б)" (ф. П-1, оп. 8), за последующий период - в фондах горкомов, райкомов, политических отделов (далее - политотделов) и партийных комитетов (далее - парткомов) с правами райкомов.

3.1.4. В персональных делах коммунистов сосредоточен комплекс документов, содержащих информацию о нарушениях членами партии партийной дисциплины, норм общественной морали, отступлении от официальной идеологической линии партии и последовавших мерах воздействия. В делах встречаются характеристики гражданина, сведения о его трудовой деятельности. Как правило, партийные взыскания снимались через год после их вынесения. Поэтому в этих делах можно найти информацию о том, где гражданин работал через год после, например, снятия его с работы. В случае восстановления его в партии иногда можно узнать номер нового партийного билета, что необходимо для дальнейших поисков.

Персональные дела имеются в фондах обкома, всех горкомов и райкомов партии, политотделов и парткомов на правах райкомов. За 1921-1929 годы они сосредоточены в фонде "Вятская губернская контрольная комиссия" (ф. П-98), где в отдельных делах имеются личные листки по учету кадров. Надо иметь в виду, что по этому фонду имеется картотека персоналий. По городу Вятке и Вятскому району за 1929-1934 годы персональные дела хранятся в фонде "Вятская горрайонная контрольная комиссия ВКП (б) - РКИ" (ф. П-99). В фонде Кировского обкома партии (ф. П-1290, оп. 104) хранятся дела по восстановлению в партии лиц, репрессированных, а впоследствии реабилитированных. В них содержатся полные биографические данные, выписки из следственных дел, характеристики.

Персональные дела коммунистов содержат документы ограниченного пользования. Пользователям по их запросам предоставляются биографические сведения, послужной список и сведения о реабилитации интересующего лица. Полные сведения предоставляются только родственникам при наличии нотариально заверенных копий документов, подтверждающих их родство с личностью запрашиваемого гражданина.

3.1.5. Личные регистрационные карточки имеются на коммунистов, проживавших в 1920 году на территории Вятской губернии и прошедших перерегистрацию. Они сосредоточены в фонде "Партийный архив Кировского обкома КПСС" (ф. П-4112, оп. 19) и содержат следующие сведения:

- ФИО;

- дата рождения;

- социальное происхождение;

- образование;

- дата вступления в партию;

- служебная и общественная деятельность.

3.1.6. Учетные карточки коммунистов

3.1.6.1. При выдаче партийного билета или кандидатской карточки на гражданина заполнялась учетная карточка, которая хранилась по месту учета коммуниста в укоме, райкоме, горкоме партии и политотделах. Учетные карточки коммунистов были введены в 1926 году и усовершенствованы в последующие годы. Обмен партийных документов происходил в 1926, 1936, 1954 и 1973 годах. При смене партийных билетов менялись и учетные карточки. В архиве хранятся учетные карточки коммунистов только образца 1926 и 1973 годов, которые содержат подробные сведения о коммунисте на момент его вступления в партию. В карточках имеются биографические сведения о годе рождения, образовании, национальности, профессии, сведения о трудовой деятельности с 1917 года по год обмена или смерти, а также о местах проживания, о снятии и принятии на учет партийных документов. В них вносились все последующие изменения в образовании, трудовой деятельности, о поощрениях и наградах. На одного гражданина могло заводиться несколько учетных карточек в случаях, если он переходил из одной партийной организации в другую или из кандидатов в члены партии переходил в члены партии.

3.1.6.2. Учетные карточки коммунистов образца 1926 года содержат следующие сведения на членов партии и кандидатов в члены партии за период с 1917 по 1936 годы:

- ФИО;

- дата рождения;

- социальное происхождение;

- образование;

- дата вступления в партию;

- служебная деятельность;

- сведения о награждениях;

- партийные взыскания.

Учетные карточки коммунистов образца 1926 года имеются в архивных фондах:

- Афанасьевского райкома КПСС (ф. П-632);

- Верхнекамского райкома КПСС (ф. П-1922);

- Верхошижемского райкома КПСС (ф. П-2198);

- Зуевского райкома КПСС (ф. П-1331);

- Котельничского райкома КПСС (ф. П-1688);

- Куменского райкома КПСС (ф. П-2202);

- Лузского райкома КПСС (ф. П-2147);

- Мурашинского райкома КПСС (ф. П-861);

- Нагорского райкома КПСС (ф. П-1023);

- Нолинского райкома КПСС (ф. П-790);

- Омутнинского райкома КПСС (ф. П-1450);

- Пижанского райкома КПСС (ф. П-706);

- Подосиновского райкома КПСС (ф. П-1693);

- Просницкого райкома КПСС (ф. П-1291);

- Салобелякского райкома КПСС (ф. П-923);

- Санчурского райкома КПСС (ф. П-931);

- Сунского райкома КПСС (ф. П-1046);

- Тужинского райкома КПСС (ф. П-1048);

- Фаленского райкома КПСС (ф. П-1281);

- Шестаковского райкома КПСС (ф. П-1134);

- Юрьянского райкома КПСС (ф. П-2084);

Кроме этого, учетные карточки содержатся в фонде "Партийный архив Кировского обкома КПСС" (ф. П-4112, оп. 17, 18).

При поиске необходимых сведений надо иметь в виду, что в архивных фондах Котельничского и Нолинского райкомов партии имеются учетные карточки за 1929-1930 годы других районов, входивших в соответствующие округа Нижегородского края.

3.1.6.3. Учетные карточки коммунистов образца 1973 года содержат следующие сведения:

- ФИО;

- год рождения;

- социальное происхождение;

- дата вступления в партию;

- образование;

- трудовая деятельность;

- награды.

Важной особенностью учетных карточек образца 1973 года является то, что на них обозначалась дата и причина погашения партийных документов (в большинстве случаев - дата смерти); наименование партийного органа, погасившего документы.

Учетные карточки образца 1973 года на коммунистов, выбывших из партии по различным причинам, за 1985-1991 годы содержатся в фонде Кировского обкома КПСС (ф. П-1290, оп. 114).

В фондах горкомов, райкомов партии и парткомов с правами райкомов содержатся учетные карточки на коммунистов, состоявших на партийном учете по состоянию на август 1991 года. Они систематизированы, как правило, по организациям, в которых коммунисты состояли на учете, реже - по алфавиту. Сведения о наличии в архиве учетных карточек коммунистов можно найти в ИПС "ЭНСА" по фамилии запрашиваемого лица или обратившись по поиску к описи соответствующего фонда.

3.1.7. Регистрационные бланки на коммунистов составлялись при смене партийных билетов и полностью повторяли сведения из учетных карточек. В архиве хранятся регистрационные бланки образца 1936 года по городу Кирову в фонде Кировского горкома партии (ф. П-1293, оп. 8а). Перечень регистрационных бланков по ФИО отражен в ИПС "ЭНСА" (см. опись соответствующего фонда).

3.1.8. По книгам регистрации учетных карточек членов партии и кандидатов в члены партии можно проследить географию проживания гражданина, примерную дату его смерти, номер партийного билета. В этих документах отражается перемещение коммунистов из одной городской или районной партийной организации в другую, а также причины гашения партийных документов (исключение из партии, смена билета или смерть). Книги регистрации хранятся в фондах всех горкомов, райкомов партии и парткомов с правами райкомов.

3.1.9. Списки погашенных партийных документов.

Партийные документы на коммунистов гасились в случае исключения их из партии, смерти, смены фамилии или порчи билета или учетной карточки. Гашением документов занимались горкомы, райкомы партии и парткомы с правами райкомов, поэтому в соответствующих фондах хранятся списки погашенных документов всех партийных организаций Кировской области. Обобщенные списки имеются в фонде № П-1290 "Кировский обком КПСС". Эти списки составлялись поквартально за каждый год. Просматривая их за определенный временной период, можно найти примерную дату смерти коммуниста. Поскольку документы гасились один раз в квартал, то дата смерти гражданина и дата гашения его партдокументов могут не совпадать до трех месяцев. Однако, зная дату гашения, можно, например, найти некролог в газете и узнать точную дату смерти.

3.1.10. Анкеты делегатов партийных конференций хранятся в фондах горкомов, райкомов партии и парткомов с правами райкомов и содержат следующие сведения:

- ФИО;

- дата рождения;

- дата вступления в партию;

- занимаемые должности;

- образование;

- награды;

- количество избраний делегатом конференций.

3.1.11. Протоколы собраний первичных парторганизаций содержат сведения об общественной деятельности коммунистов:

- избрание в выборные органы;

- выполняемые партийные поручения;

- темы выступлений на собраниях, заседаниях бюро;

- характеристика трудовой деятельности.

Эта информация может быть различна по объему в зависимости от партийной и общественной активности коммуниста. Данные протоколы имеются как в отдельных фондах первичных парторганизаций, так и в фондах укомов, райкомов, горкомов партии.

3.2. Справочно-поисковые средства к архивным документам, используемые при исполнении биографических запросов

3.2.1. Для исполнения биографических запросов в архиве имеются следующие СПС: ИПС "ЭНСА", электронная база данных (далее - БД) "Политические лидеры Вятского края. Век ХХ", картотеки, указатели.

3.2.2. Для поиска информации в ИПС "ЭНСА" на сайте архива необходимо ввести в поисковую строку ФИО запрашиваемого лица и в появившемся перечне личных и персональных дел найти необходимое дело, одновременно выяснив его поисковые данные (номера фонда, описи и единицы хранения) и крайние даты документов в деле (ПРИЛОЖЕНИЕ № 3).

3.2.3. Электронная БД "Политические лидеры Вятского края. Век ХХ" содержит биографии руководителей губернии, уездов, округов, районов, города Вятки-Кирова в советское время (1917-1991 гг.): председателей, ответственных и первых секретарей губернского, уездных, окружных, районных, городских комитетов (далее - губкома, укома, окружкома, райкома, горкома) партии; председателей губернского, уездных, окружных, районных, Вятского - Кировского городских исполнительных комитетов Советов депутатов трудящихся - народных депутатов. Большинство биографий снабжены фотографиями. Указаны исходные данные для поиска более подробных сведений о них (ПРИЛОЖЕНИЕ № 4). В читальном зале архива имеется также печатный вариант биографического справочника "Политические лидеры Вятского края".

3.2.4. Поиск информации по биографическим запросам возможен также по картотекам.

3.2.4.1. Должностная картотека номенклатурных партийных, советских и комсомольских работников содержит следующие сведения:

- ФИО;

- год рождения;

- место работы;

- должность;

- предыдущая должность;

- время пребывания в данной должности;

- причина увольнения.

3.2.4.2. Картотека видных и руководящих работников губернской, краевой и областной партийной организации содержит краткие биографические сведения и указания на источники информации.

3.2.4.3. Картотека репрессированных коммунистов содержит следующие сведения:

- ФИО;

- год рождения;

- место работы;

- должность;

- дата и причина исключения из партии;

- дата и формулировка восстановления в партии (если было);

- источник сведений.

3.2.4.4. Персональная картотека по передвижению руководящих кадров содержит следующие сведения:

- ФИО;

- год рождения;

- место работы;

- должность;

- дата утверждения в должности;

- дата перемещения на другую должность;

- дата освобождения от должности;

- источник сведений.

3.2.5. Среди указателей, позволяющих осуществлять поиск информации по биографическим запросам, можно выделить следующие:

- алфавитные книги постановлений бюро губернского и областного комитетов партии по кадрам и персональным делам;

- списки сменяемости партийных и советских работников (1954-1969 гг.);

- списки коммунистов, исключенных из партии, и рассмотрение их апелляций (1936-1937 гг.).

4. Особенности исполнения биографических запросов

4.1. При исполнении биографических запросов необходимо помнить, что архивные документы могут содержать сведения конфиденциального характера. Данные сведения указываются в запросах на конкретных лиц и предоставляются пользователям, исходя из положений действующего законодательства РФ в области архивного дела.

4.2. К сведениям конфиденциального характера, согласно статье 1 Указа Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 06 марта 1997 года № 188, относятся сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

4.3. Согласно статье 9 "Ограничение доступа к информации" Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ, необходимо учитывать, что ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации. Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается федеральным законом о персональных данных.

4.4. В соответствии со статьей 25, ч. 3 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации"от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

4.5. В случае нахождения в архиве неполных биографических данных следует порекомендовать заявителю обратиться в Российский государственный архив социально-политической истории (далее - РГАСПИ) по адресу: 125009, Москва, ул. Большая Дмитровка, д. 15, где хранятся учетные документы коммунистов. При обращении в РГАСПИ обязательно указывать номер партийного билета гражданина, чьи биографические данные запрашиваются. Это связано с тем, что в РГАСПИ нет именной картотеки, в то же время документация систематизирована по номерам партбилетов. Поиск номера партийного билета можно осуществить по книгам погашения партийных билетов (если известно время и место выхода из партии, например, по причине смерти) или по книгам выдачи партбилетов (если известно время и место вступления в партию).

5. Оформление ответов на запросы пользователей

5.1. На основании имеющихся в документах сведений по тематическим запросам составляется официальный ответ, содержащий в полном объеме или частично интересующую пользователя информацию. Ответ может быть оформлен в установленном порядке в форме архивной справки, архивной выписки из документов, архивной копии, информационного письма и др.

5.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных докуме