И.А. Басманов (г. Киров)

Использование web-технологий при работе с БД «Архивный фонд»

КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области» является экспериментальной площадкой по внедрению программы «Архивный Фонд 4» для архивных учреждений Кировской области. При тестирования этой версии мы выявили, что программа «Архивный Фонд 4» не решает всех проблем предыдущей версии и при этом добавляет массу новых проблем и забот, в том числе требует значительных финансовых затрат на внедрение этой программы и обновления компьютеров.

Кроме того, в КОГКУ «ГАСПИ КО» имеются и постоянно разрабатываются новые информационно-поисковые системы (ИПС), которые связаны, так или иначе, с информацией, находящейся в БД «Архивный фонд». Для поддержки этих систем в актуальном состоянии нам приходилось заниматься отслеживанием изменений в БД «АФ» и переносить их в другие БД, что отнимало много времени и часто приводило к многочисленным ошибкам, связанным с человеческим фактором, приводящим у избыточному дублированию, не соответствию и устареванию данных в других ИПС.

Всё это привело к необходимости объединения БД «Архивный фонд» и имеющихся в КОГКУ «ГАСПИ КО» ИПС («Документы по личному составу», «Проверка наличия», «Схема размещения фондов», «Документы о награждениях за отличия в труде», «Фотокаталог» и др.) и создания единой информационно-поисковой системы «АФ-web».

За основу данной системы взяты данные из БД «АФ3» с сохранением прямой и обратной совместимости с оригинальной программой БД «Архивный Фонд 3», что необходимо исключительно для совместимости с отраслевым стандартом дефакто.

Основными чертами новой ИПС «АФ-web» является:

• использование web-интерфейса. Так как программа выполнена в виде web-сайта, для работы с программой необходим только веб-браузер, доступный на любом компьютере с любой операционной системой. Веб-браузер является самой популярной и привычной программой для любого современного пользователя, следовательно, необходим минимум усилий для его обучения;

• совместимость с программой БД «Архивный Фонд 3» (есть возможность импорта и экспорта данных). Можно перенести данные из устаревшей БД «АФ3» и поработать с ними, затем сохранить в формате БД «АФ3» и отправить в Росархив либо экспортировать в БД «АФ4»;

• доступность программы с любого рабочего места в сети архива, что означает возможность совместного использования данных ИПС и привлечения к работе необходимого числа сотрудников без приобретения дополнительных лицензий на ПО;

• программа состоит из модулей, расширяющих её базовый функционал, а это даёт возможность практически бесконечно наращивать и изменять функционал ИПС с минимумом затрат, нет нужды изменять всю программу, достаточно добавить, изменить, удалить модуль;

• программа не использует коммерческого программного обеспечения, что позволяет значительно сократить финансовые расходы на ее внедрение, а это означает, что нет нужды приобретать лицензии на пакеты офисных программ, операционную систему и систему управления базами данных;

• для работы с программой не требуется мощных и дорогих рабочих станций, все операции по обработке данных производятся на сервере где установлена ИПС, а на клиентской части происходит лишь ввод-вывод информации, а для этого подойдут даже устаревшие и портативные компьютеры;

Главными достоинствами ИПС «АФ-веб» являются:

• низкая стоимость внедрения и высокая мастабируемость: достаточно внедрить сервер с АФ-веб и после этого все пользователи сети архива смогут использовать данные ИПС;
• возможность очень лёгкой интерграции имеющихся в архивах ИПС, а также возможность создания любого отчёта и централизованного подсчёта любой статистики:
• возможность импорта и экспорта данных в формат БД «Архивный Фонд 3», являющийся стандартом де-факто. Таким образом, достигается совместимость с БД «АФ3». В случае необходимости возможно создание модуля для экспорта в формат «АФ4».

На данный момент в ИПС «АФ-веб» полностью реализованы следующие функции:

• импорт и экспорт данных в формате БД «АФ 3»;

• формирование списков фондов, описей, дел, переименований, топографии, информации о документах по личному составу, актов проверки наличия, паспорта архива и др. отчетов, с возможностью печати любой страницы или формы;

• возможность редактирования полей в разделах «Фонд», «Опись», «Дело», «Топография», «Документы по личному составу»;

• возможность привязки к «Единому классификатору документной информации» (реализовано в модуле «Фотокаталог», «Документы о награждениях за отличия в труде»);

• генерация паспорта архива, недоступного для редактирования (в отличие от БД «АФ-3», ПК «АФ-4»);

• встроенный механизм работы с резервными копиями;

• полнотекстовый поиск по фондам архива.

Дальнейший путь развития ИПС «АФ-веб:

• полнотекстовый поиск по всем текстовым полям БД;

• интеграция с модулем «Цифровое хранилище документов» (ЦХД);

• формирование систематического каталога цифровых документов;

• создание драйвера для работы с поточными сканерами документов в сотрудничестве с корпорацией «Элар»;

• включение в ИПС модулей «Страховой фонд», «Картотека репрессированных граждан», «Картотека запросов»;

• предоставление возможности работы с модулями ИПС пользователям сайта архива;

• создание дистрибутива для установки и тестирования в ОС MS Windows;

• объединение баз данных «Архивный фонд» районов области в единую ИПС;

• создание официального сайта программы, посвященного ее разработке, внедрению и сопровождению.

Работа ведется при поддержке управления по делам архивов Кировской области.

Данная программа является интелектуальной собственностью Басманова Ильи Алексеевича и защищена законом об авторском праве

последнее обновление страницы: 2017-07-03