МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ПЕНСИОННЫХ ПРАВ И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ ГРАЖДАН ПО ДОКУМЕНТАМ КОГКУ «ГАСПИ КО»

 

УТВЕРЖДЕНО

Директор КОГКУ"ГАСПИ КО"

______________Е.Н.Чудиновских

«_____»__________2011 г.

 

1. Общие положения

1.1. Одной из основных форм использования архивных документов является информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами. Запросы социально-правого характера (далее по тексту - запросы) связаны с социальной защитой граждан и предусматривают их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ и международными обязательствами РФ.

1.2. В целях обобщения ранее накопленного опыта работы по исполнению запросов социально-правового характера в КОГКУ «ГАСПИ КО»» (далее по тексту – архив) разработаны «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера по обеспечению пенсионных прав и социальной защиты граждан по документам КОГКУ «ГАСПИ КО» (о трудовом стаже, стаже на соответствующих видах работ, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости; размере заработной платы и других выплат гражданам, награждении за отличия в труде) ( далее по тексту – Методические рекомендации).

1.3. В Методических рекомендациях рассмотрены особенности исполнения основных, наиболее характерных видов социально–правовых запросов, поступающих в архив, раскрыты оптимальные варианты их исполнения.

В приложениях приведены нормативно-правовые акты РФ и выписки из них (Приложения 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9), образцы оформления архивных справок по наиболее сложным и чаще всего встречающимся в практике работы архива запросам граждан, стандартных ответов и писем.

1.4. В Методических рекомендациях не рассмотрена методика исполнения запросов социально-правового характера в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям и реабилитированным в установленном порядке по документам КОГКУ «ГАСПИ КО».

1.5. Методические рекомендации разработаны в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере архивного дела и пенсионного законодательства.

1.6. Методические рекомендации разработаны для сотрудников архива — исполнителей запросов социально-правового характера и предназначены для оказания методической и практической помощи при исполнении запросов .

2. Общие требования к исполнению запросов социально–правового характера, к оформлению архивных справок, архивных выписок и архивных копий

2.1.К запросам социально-правового характера, исполняемым архивом, относятся обращения заявителей о подтверждении:

- трудового стажа;

- стажа работы на соответствующих должностях в особых условиях труда, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости;

- размера заработной платы и других выплат;

- награждения за отличия в труде и присвоения почетных званий.

2.2. Заявителями могут быть:

- российские и иностранные граждане, лица без гражданства;

- органы государственной власти, местного самоуправления;

- организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их пользователями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

2.3. Архив рассматривает и исполняет запросы заявителей, поступившие при личном обращении, присланные по почте, в том числе электронной.

2.4. Каждый запрос при приеме в архив проверяется на повторность поступления по базе данных «Картотека регистрации запросов». Запрос регистрируется повторно в том случае, если в целях его исполнения необходимо выявление дополнительных сведений; внесение в информационные документы, выдаваемые гражданину, изменений и дополнений или их составление на основании новых данных. Если архивная справка выдается гражданину повторно по причине утраты ее первого экземпляра по вине почты и/или самого заявителя, то данный запрос вновь не регистрируется.

2.5. Запрос принимается к исполнению, если в нем указаны следующие данные:

- наименование юридического лица на бланке организации, направившей запрос;

- для граждан - фамилия, имя и отчество заявителя;

- почтовый и/или электронный адрес заявителя;

- тема (вопрос) запроса (с обязательным указанием хронологических рамок запрашиваемой информации; полных сведений о названии организации, ее структурного подразделения; должностей заявителя или гражданина, на которого запрашиваются сведения);

- личной подписи и даты.

Также для исполнения запроса необходимо предоставить копию трудовой книжки за указанный в запросе период.

2.6. Запрос может быть не принят к исполнению, если:

- не содержит фамилии, имени, отчества гражданина;

- не указан почтовый и/или электронный адрес заявителя;

- не поддается прочтению;

- содержит вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- содержит нецензурные или оскорбительные выражения.

Информация о том, что запрос не принят к исполнению по одной из причин перечисленных выше, направляется заявителю в течение 3-х рабочих дней со времени получения запроса.

2.7. Все поступившие в архив запросы социально-правового характера в течение 3-х рабочих дней регистрируются в журнале регистрации социально-правовых запросов на текущий год и учитываются в электронном виде в БД «Картотека регистрации запросов».

Если в запросе требуются сведения:

- на нескольких лиц, то запрос регистрируется как несколько запросов; архивные справки составляются на каждое лицо отдельно;

- о зарплате за период более пяти лет, то запрос регистрируется как несколько запросов; архивные справки составляются на каждые пять лет отдельно.

2.8. Принятый к исполнению запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно и в установленные законодательством сроки. Срок исполнения запроса считается с момента его регистрации и составляет:

- не более 30-ти дней по документам архива (с разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя; продление срока может быть связано с большим объемом просматриваемой информации, с реставрацией документов и т.д.);

- не более 15-ти дней по научно-справочному аппарату архива.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5-ти дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя или ему, по возможности, дается рекомендация, куда следует обратиться (Приложения 10, 11). Если архив не располагает сведениями о месте хранения запрашиваемых документов, то заявителю направляется отрицательный ответ (Приложение 12).

При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении (Приложение 13).

2.9. Исполнение запросов необходимо начинать с внимательного изучения заявления или письма и выяснения вопроса, к каким фондам нужно обратиться.

2.10. Если в запросе не содержатся сведения, необходимые для наведения справки, исполнитель в течение 5-и дней направляет письмо в адрес заявителя с просьбой сообщить дополнительные сведения, уточняющие характер запроса, а также по возможности выслать копию трудовой книжки.

При исполнении запросов о награждении дополнительно запрашивается копия грамоты и/или удостоверения о награждении. (Приложение 14)

2.11. Первым этапом исполнения запроса является обращение к списку фондов архива, представленных в БД «Архивный фонд-3»ВЕБ.

БД позволяет, помимо названия и номера фонда, определить:

- наличие в составе фонда документов по личному составу и/или о награждении;

- размещение фонда в архивохранилище.

2.12. Второй этап - изучение описей дел по личному составу фонда и/или описей дел постоянного хранения в зависимости от темы запроса и выявление состава документов и номеров дел за годы, указанные в заявлении.

2.12.1. Основными источниками для исполнения запросов социально – правового характера являются виды документов, указанные в разделах 3, 4, 5, 6 данных Методических рекомендаций.

2.12.2. При работе с описями дел по личному составу ликвидированных предприятий и организаций следует учитывать, что:

- личные дела внесены в описи в алфавитном порядке по году увольнения работников;

- личные карточки уволенных работников сгруппированы в отдельные единицы хранения и включены в опись по году увольнения работников; в ряде случаев личные карточки уволенных могут входить в состав личных дел;

- документы по заработной плате (лицевые счета и расчетно-платежные ведомости) внесены в опись по дате формирования дел;

- приказы, распоряжения , протоколы внесены в описи по дате формирования дел; в ряде случаев приказы по личному составу сформированы вместе с приказами по основной деятельности.

2.12.3. При работе с описями дел по фондам партийных и комсомольских органов следует учитывать, что:

- личные дела номенклатурных работников могут быть выделены в отдельные описи;

- учетные карточки членов КПСС в описях систематизированы, как правило, по первичным организациям, в которых коммунисты стояли на учете, реже – по алфавитному принципу;

- протоколы заседаний и книги распоряжений внесены в описи по дате формирования дел; в ряде случаев книги распоряжений могут быть сформированы за несколько лет, необходимо смотреть дела как по дате заведения, так и по дате завершения дел в делопроизводстве;

- документы по заработной плате (лицевые счета и расчетно-платежные ведомости) внесены в опись по дате формирования дел; в ряде случаев лицевые счета по заработной плате могут быть сформированы за несколько лет, необходимо смотреть дела как по дате заведения, так и по дате завершения дел в делопроизводстве.

2.13. В случае неполноты фонда или отсутствия в нем сведений о заявителе просматриваются документы фондов вышестоящей организации или организации-правопреемника.

2.14. Выявленные по описям дела заказываются исполнителем запроса и выдаются из архивохранилища для просмотра в установленном порядке.

2.15. На основании имеющихся в документах сведений составляются архивные справки, архивные выписки и изготавливаются архивные копии. Сведения о работе заявителя в нескольких организациях включаются в одну архивную справку.

2.16. Архивная справка (далее по тексту - справка) должна содержать в себе точное изложение имеющихся в документах сведений по запросу. Сведения, не относящиеся к теме запроса, в текст не включаются. Не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.

2.16.1. В тексте справки приводятся: полное название архивного фонда, по которому исполнялся запрос; название используемых видов документов; фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашиваются сведения; его точная дата рождения (если эти сведения содержатся в документах).

2.16.2. В тексте справки приводится полное последнее наименование архивного фонда, по которому исполнялся запрос. Наименование организации/предприятия, где работал заявитель, в тексте справки при первом поминании приводится полностью, при повторном упоминании допускается применение официальных сокращений, которые можно использовать далее в тексте при повторных упоминаниях.

Если название менялось, в справке необходимо указывать все ее наименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период. Годы существования организации под конкретным названием указываются в скобках.

2.16.3. Если заявитель изменял фамилию, в справке перечисляются все фамилии, которые имел заявитель за запрашиваемый период. Сначала приводится последняя фамилия, затем перечисляются все фамилии в хронологической последовательности их изменения, например: Иванова (Андреева, Симонова).

2.16.4. Изложение текста справки производиться в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.

2.17. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, что совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. Эти данные в справке воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, допускается цитирование документа. Цитаты из архивных документов заключаются в кавычки.

2.18. Все расхождения и неточности в названиях, персональных данных лица (отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них), о котором запрашиваются сведения, отмечаются в тексте справки в скобках (так в документе), например: Никанорова (фамилия - так в документе).

После основания в архивной справке необходимо сделать уточняющую запись: «В документах по личному составу (или постоянного хранения) за …годы сведения о другом работнике … (Ф.И.О. с изменениями) не обнаружено».

Неразборчиво написанные, исправленные автором и неподдающиеся прочтению вследствие повреждения документа фрагменты текста оригинала также отмечаются в архивной справке: (так в тексте оригинала), (в тексте неразборчиво).

2.19. Если в документах приводится только год рождения заявителя, делается пояснение (дата рождения - так в документе). При наличии расхождений (или отсутствии сведений) в дате рождения заявителя необходимо подтвердить по документам о заработной плате организации, что за указанный период работы, согласно списку работников, значится один работник: «В лицевых счетах по заработной плате работников … (организация) за … годы имеются сведения о том, что в период с … года по … года согласно списку работников значится один: …. (Ф.И.О.), … (дата рождения), … (должность)».

2.20. Текст архивной справки о заработной плате оформляется в виде таблицы, каждая ячейка которой соответствует одному месяцу.

2.21. Справка оформляется на бланке архива с обозначением вида документа - «Архивная справка».

2.22. После текста справки пишется «Основание», в котором после двоеточия помещаются поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления: архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов (например, Основание: Ф. П-1290. Оп.1. Д.100. Л.44.). Допускается включение поисковых данных в текст справки после изложения каждого факта или события.

В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документа не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.

2.23. Сведения о сотруднике, исполнившем запрос, оформляются в соответствии с требованием ГОСТ Р 6.30-2003 как «отметка об исполнителе»: инициалы и фамилия исполнителя, номер телефона.

2.24. В справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты на четыре прокола, пронумерованы и скреплены печатью архива.

2.25. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации или для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью.

2.26. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - «апостиля» (Приложение 9).

По вопросам проставления апостиля на архивных справках, подготовленных архивом, необходимо обращаться к должностному лицу управления по делам архивов Кировской области, уполномоченному на предоставление государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по запросам, поступившим из-за рубежа от российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства».

2.27. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

2.28. При необходимости (в случае расхождения, неточности, исправления, повреждения в текстах архивных документов) к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Сведения о наличии приложения оформляют в соответствии с требованием ГОСТ Р 6.30-2003 как «отметка о наличии приложения»: под словом «Основание» пишется «Приложение» ставится двоеточие и указываются наименование документов, прилагаемые к архивной справке, если они не названы в тексте архивной справки; количество листов и экземпляров. Если документы в тексте архивной справки названы, после двоеточия указывается количество листов и экземпляров.

2.29. Ксерокопии могут быть изготовлены и по запросу заявителя. В этом случае архив готовит копии имеющихся документов: трудовых договоров (соглашений), приказов, личных карточек, лицевых счетов, ведомостей по начислению заработной платы и др.

При копировании архивных документов по требованию заявителя, сведения конфиденциального характера в отношении третьих лиц, содержащиеся в документах, необходимо конвертировать.

2.30. Копии архивных документов, изготовленные путем ксерокопирования, заверяются следующим образом: на обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Листы архивной копии документа, состоящего из нескольких листов, скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива (гербовой) и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица.

Архивные копии, предназначенные для направления за рубеж, также заверяются гербовой печатью и подписываются руководителем архива.

2.31. К оформленным ксерокопиям прилагается сопроводительное письмо на бланке архива, в котором указывается наименование ксерокопий документов, количество листов и экземпляров. Письмо подписывается руководителем архива, делается отметка об исполнителе (Приложение 15).

2.32. При оформлении отрицательных ответов или ответов на непрофильные запросы используется бланк письма архива. Отрицательные ответы и ответы на непрофильные запросы подписывает директор архива или его заместитель, делается отметка об исполнителе.

В отдельных случаях по просьбе заявителя отрицательные ответы могут заверяться оттиском гербовой печати архива (для предоставления в органы суда и прокуратуры).

2.33. Архивная справка в случае личного обращения гражданина в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; для доверенного лица - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки расписывается на обороте копии справки и/или сопроводительного письма к копиям архивных документов и указывает дату их получения.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля в отделениях Сберегательного Банка России (Приложение 6).

Государственная пошлина за проставление апостиля не взимается в том случае, если запросы социально-правового характера поступили в архив через дипломатические представительства и консульские учреждения.

3. Методика исполнения запросов о подтверждении трудового стажа работы граждан

Федеральный закон от 17.12.2001 года  № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», вступивший в силу с 01.01.2002 года, предусматривает два вида стажа - трудовой и страховой .

Трудовой стаж — учитываемая при определении права на отдельные виды пенсий по государственному пенсионному обеспечению суммарная продолжительность периодов работы и иной деятельности до 01.01.2002 г., которые засчитываются в страховой стаж для получения пенсии.

>Страховой стаж - это учитываемая при определении права на трудовую пенсию суммарная продолжительность периодов работы и  иной деятельности, в течение которых уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, а также иных периодов, засчитываемых в страховой стаж.

3.1. Исполнение запросов о подтверждении трудового стажа работы

3.1.1. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий утверждаются Правительством Российской Федерации ( Приложение 1).

3.1.2. Основанием для исполнения запросов о подтверждении трудового стажа работников служат документы, подтверждающие периоды работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, включаемые в страховой стаж.

К таким документам относятся:

3.1.2.1. Для рабочих и служащих организаций, предприятий и обществ: приказы и распоряжения по личному составу (о приеме, переводах, увольнении с работы), личные карточки (форма № Т-2), личные дела, письменные трудовые договоры (контракты), оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений; учетные документы по личному составу (алфавитные, послужные и трудовые списки и др.), расчетно–платежные ведомости и лицевые счета по заработной плате.

3.1.2.2. Для работников колхозов и совхозов помимо документов, перечисленных в п. 3.1.2.1., протоколы заседаний комиссии по восстановлению трудового стажа и квалификационной комиссии.

3.1.2.3. Для руководящих работников общественных организаций:

- протоколы учредительных и отчетно-выборных конференций и собраний;

- протоколы заседаний пленумов и секретариата;

- протоколы заседаний бюро правления и президиума.

3.1.2.4. Для сотрудников редакций газет при обкоме КПСС и/или ВЛКСМ:

- приказы по личному составу и/или основной деятельности;

- постановления и протоколы заседаний бюро обкомов КПСС и ВЛКСМ.

3.1.3. Порядок работы по исполнению запросов о трудовом стаже граждан зависит от состава документов по личному составу.

3.1.3.1. Начинать работу целесообразно с изучения личной карточки и/или личного дела заявителя.

В личных карточках указываются сведения о приеме и увольнении работника со ссылками на соответствующие приказы.

В личном деле, как правило, содержатся:

- копии приказов (либо указания на их даты и номера) о приеме, перемещении и увольнении работника или заверенные выписки из приказов. Вместо копий приказов в личном деле могут быть приемные, переводные и увольнительные записки;

- трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения (если работник принят по договору), в которых имеются все необходимые сведения о работе заявителя;

- выписки из протоколов конференций, общих собраний, заседаний и другие документы.

Не могут служить основанием для исполнения запросов о трудовом стаже документы, включенные в состав личных дел, собственноручно заполненные гражданами (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии и др.), на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них данных на основании подлинных документов.

3.1.3.2. При отсутствии в документах организации личной карточки и/или личного дела поиск начинается с приказов по личному составу.

3.1.4. По документам общественных организаций поиск целесообразно начинать с протоколов учредительных и отчетно-выборных конференций и собраний.

3.1.4.1. В организациях негосударственной формы собственности, а также в организациях с небольшим кадровым составом приказы по личному составу могли не издаваться.

В этом случае вопросы приема и увольнения рассматривались на заседаниях правления и общего собрания коллектива. Основанием для подтверждения сведений о работе являются протоколы этих заседаний/собраний.

3.1.4.2. В документах по личному составу колхоза/совхоза до 1971 года включительно отсутствуют приказы по личному составу, в этом случае необходимо просмотреть протоколы заседаний комиссии по восстановлению трудового стажа бывших колхозников и квалификационной комиссии. Основанием для подтверждения стажа работы колхозников являются протоколы этих комиссий (Приложение 16).

3.1.4.3. При отсутствии сведений о подтверждении факта утверждения (освобождения) руководящего работника общественной организации в документах, указанных в п.3.1.3.3., необходимо просмотреть протоколы заседаний пленумов (для больших организаций), правления и/или президиума (Приложение 17). Необходимо иметь в виду, что вопросы приема и увольнения технических работников (например, секретарь-машинистка) в небольших по кадровому составу научно-технических обществах рассматривались на заседаниях президиума обществ (Приложение 18).

3.1.5. При отсутствии приказа о приеме (увольнении) заявителя (если нет других документов) необходимо просмотреть следующие (предыдущие) приказы за этот год после (до) указанной в запросе даты. После текста архивной справки следует записать: «В приказах по личному составу за … год сведений о приеме (увольнении) Ф.И.О. не обнаружено».

3.1.5.1. При отсутствии протокола об утверждении/освобождении руководящего работника общественной организации необходимо также просмотреть все протоколы за указанный год.

После текста архивной справки следует записать: «В протоколах заседаний… за … год сведений об утверждении (освобождении) Ф.И.О. не обнаружено».

При наличии в архивном фонде приказов и/или протоколов о предоставлении отпусков, о поощрениях и др. для подтверждения трудового стажа можно использовать сведения, содержащиеся в вышеназванных документах за указанный в заявлении период (Приложение 19).

3.1.6. При наличии копии трудовой книжки, в основании записей о приеме, перемещениях и увольнении которой указаны конкретные номера приказов, распоряжений или протоколов, но сведений в них о заявителе не имеется, после текста архивной справки следует записать: «В приказе по личному составу (протоколе заседаний…) от… №… сведений о приеме (увольнении) или утверждении (освобождении) Ф.И.О. не обнаружено». При отсутствии приказа (протокола) делается запись: «Приказ (протокол) от… №… на хранение в архив не поступал».

3.1.7. При отсутствии документов по личному составу трудовой стаж можно подтвердить приказами по основной деятельности и/или штатными расписаниями, если они приняты в состав архивного фонда (Приложение 20).

3.1.8. Если в документах, перечисленных в п.п. 3.1.3.-3.1.4., не указано, с какого числа работник принят (уволен) на работу, не обнаружено соответствующее постановление об утверждении (освобождении) работника или эти данные не совпадают со сведениями, представленными заявителем запроса, то период работы подтверждается сведениями о начислении заработной платы в данной должности, содержащимися в расчетно-платежных ведомостях, лицевых счетах, налоговых карточках (Приложение 21).

3.1.9. При подтверждении трудового стажа по документам о заработной плате необходимо просматривать документы за весь запрашиваемый период по годам, так как в противном случае стаж может быть завышен вследствие того, что заявитель в данный период мог неоднократно увольняться и вновь поступать на работу.

3.1.9.1. Следует учесть, что в первом (последнем) месяце года указывается количество фактически отработанного времени (общее количество рабочих дней/часов, за которые произведены начисления) (Приложение 21).

3.1.9.2. Если количество фактически отработанного времени в документах по заработной плате в первом (последнем) месяце года не указано, делается уточняющая запись о сумме начисления при указании оклада работника. (Приложение 22).

3.1.9.3. В архивных справках о работе в колхозах указываются только годы работы. В тех случаях, когда заявитель работал в течение одного года, указываются месяцы (Приложение 23).

3.1.10. При исполнении запроса о подтверждении трудового стажа по лицевым счетам и ведомостям начисления заработной платы, дату увольнения нужно давать по последнему начислению зарплаты в графе: «всего начислено»/«итого перечислено»/«всего»/«всего по кредиту»/«итого».

3.1.11. При отсутствии в запросе точных сведений о периоде работы и названии структурного подразделения (при подтверждении стажа работы в связи с утерей трудовой книжки) необходимо просматривать документы за 1–2 предшествующих и последующих года.

При исполнении запроса о подтверждении трудового стажа за несколько лет необходимо просматривать документы не только за годы поступления и увольнения работника, но и за весь период, указанный в запросе для исключения ошибок (заявитель на протяжении этих лет мог неоднократно увольняться и вновь поступить на работу).

3.1.12. На основании сведений, указанных в приказах, протоколах, личной карточке, личном деле работника составляется архивная справка. В тексте архивной справки, помимо обязательных элементов (см. п. 2.16.1.), приводится точное название должности (перечень должностей), которую занимал гражданин, и период его работы со ссылками на приказы (постановления) о приеме, переводе, увольнении.

В стандартную форму архивной справки о подтверждении стажа работы не включаются сведения о предоставлении очередных, дополнительных, учебных, декретных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, прохождении курсов и других отвлечений от основной работы гражданина. Справка может содержать эти сведения, если заявитель указывает в запросе на их необходимость.

3.1.12.1. Если стаж состоит из двух записей (о приеме и увольнении), то целесообразно оформлять сведения одним предложением (Приложение 24).

3.1.12.2. При наличии внутренних переводов изложение текста справки дается в хронологической последовательности событий (Приложение 25).

3.1.12.3. При подтверждении стажа работы по трудовому соглашению, договорам найма и подряда в архивную справку включаются сведения по актам о приеме работ, выполненных по трудовому соглашению; по лицевым счетам за указанный период - сведения, начислялась ли за этот период заработная плата и перечислялись ли с нее взносы в Фонд социального страхования СССР (соцстрах) (до 1991г.) и Пенсионный фонд РФ(после 1991г.) ( Приложение 26).

3.1.13. Если в течение запрашиваемого периода происходило переименование организации, в архивной справке необходимо указывать все ее наименования в хронологической последовательности (см. п. 2.16.2.). (Приложение 16).

3.1.14. Архивом также исполняются запросы, подтверждающие факт отсутствия архивных данных о периоде работы, устанавливаемом по свидетельским показаниям. При отсутствии необходимых сведений, архивом в адрес гражданина направляется письмо с информацией о том, что в данном архиве, по той или иной причине, запрашиваемых документов не имеется и, по возможности, даются рекомендации, куда ему следует обратиться (Приложения №№ 10, 11). Если архив не располагает сведениями о месте хранения запрашиваемых документов, то заявителю направляется отрицательный ответ (Приложение 12).

3.1.15. Сведения о работе заявителя в нескольких организациях включаются в одну архивную справку (Приложение 27).

3.1.16. Оформление поисковых данных и заверение архивной справки осуществляется в соответствии с пп. 2.21-2.25.

3.2. Особенности исполнения запросов о трудовом стаже работников партийной и комсомольской организаций

3.2.1. Основанием для исполнения запросов о подтверждении трудового стажа партийных и комсомольских работников являются:

3.2.1.1. Для лиц, работавших секретарями (I и II секретарями обкомов, горкомов, райкомов КПСС и ВЛКСМ) и заведующими отделамим партийных, комсомольских комитетов:

- постановления и протоколы заседаний пленумов обкомов, горкомов, райкомов КПСС и ВЛКСМ (если решение об утверждении состоялось в период между отчетно-выборными конференциями и/или собраниями);

- постановления и протоколы заседаний районных партийных и комсомольских конференций;

- постановления и протоколы заседаний бюро, секретариата или президиума вышестоящего партийного, комсомольского комитета, утверждающего решения нижестоящего комитета;

- личные дела номенклатурных работников (Приложение 28).

3.2.1.2. Для лиц, работавших заместителями заведующих отделами, заведующих секторами, заведующих парткабинетами, инструкторами, лекторами, освобожденными секретарями первичных партийных и комсомольских организаций, секретарями парткомов предприятий и на других ответственных должностях партийных и комсомольских комитетов:

- протоколы заседаний бюро и президиума обкомов партии и комсомола;

- протоколы заседаний бюро соответствующего комитета;

- протоколы заседаний отчетно-выборных собраний первичных организаций КПСС и ВЛКСМ;

- личные дела номенклатурных работников (Приложение 28).

3.2.1.3. Для лиц, работавших техническими работниками (техническими секретарями, бухгалтерами, библиотекарями, машинистками и др.), и обслуживающего персонала (техслужащими, шоферами, завхозами и др.) обкомов, горкомов, райкомов КПСС и ВЛКСМ:

- книги распоряжений (приказов) по соответствующему комитету (обком, горком, райком, партком) КПСС и ВЛКСМ.

3.2.1.4. Для лиц, входивших в номенклатуру партийных и комсомольских комитетов (руководителей областного и районного значения, промышленных предприятий, строительных организаций, председателей колхозов, директоров совхозов, редакторов газет):

- протоколы заседаний бюро соответствующего комитета организации;

- протоколы заседаний бюро и президиума обкомов КПСС и ВЛКСМ;

- личные дела работников партийной номенклатуры (Приложение 28).

При исполнении запросов о подтверждении трудового стажа работникам партийной и комсомольской организаций необходимо учитывать, что:

- книги распоряжений и лицевые счета по заработной плате могут быть сформированы либо за несколько лет подряд, либо включены в описи, за годы не входящие в рамки запрашиваемого периода;

- решение пленума, заседаний бюро соответствующего комитета об утверждении в должности ответственного партийного или комсомольского работника и/или освобождении его от данной должности могло быть принято по истечении нескольких месяцев после того, как заявитель фактически приступил к работе или прекратил исполнять свои обязанности;

- документы о работе сотрудников общественных организаций при обкомах и/или райкомах КПСС и ВЛКСМ могут находиться, как в составе самих обкомов и райкомов, так и в составе фондов общественных организаций (если документы поступили на хранение) (Приложение 29);

- документы партийных и комсомольских органов за 1991 год поступили на хранение в архив в неполном объеме (Приложение 30).

3.2.3. При поиске личных дел номенклатурных партийных, комсомольских, советских и хозяйственных работников необходимо иметь в виду, что личные дела могут быть включены как в фонды райкомов КПСС и ВЛКСМ, так и в фонды горкомов и обкомов партии и комсомола. (Приложение 22).

3.2.4. При отсутствии сведений в документах перечисленных в п.п. 3.2.1-3.2.3. основанием для подтверждения трудового стажа помимо лицевых счетов и расчетно-платежных ведомостей по заработной плате служат учетные карточки членов и кандидатов в члены ВКП (б)-КПСС образца 1926 г. и 1973 г. (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии) (Приложение 31).

3.3. Исполнение запросов, подтверждающих периоды работы и/или иной деятельности, включаемые в общий трудовой стаж

В соответствии с требованиями пенсионного законодательства периоды:

- обучения на курсах по подготовке кадров, повышение квалификации и/или переквалификации, работы учеником;

- работы, на которой работник, не будучи рабочим или служащим, подлежал государственному социальному страхованию (например, работа студентов в составе студенческих строительных отрядов) - включаются в общий трудовой стаж при условии, что за эти периоды были произведены отчисления на государственное социальное страхование (до 1991г.) и/или уплата страховых взносов в Пенсионный фонд РФ (с 01.01.1991г).

3.3.1. Трудовой стаж во время обучения на курсах и за период работы учеником

3.3.1.1. Архивные справки, подтверждающие стаж во время обучения на курсах и период работы учеником исполняются:

- по приказам по личному составу (о приеме на работу учеником, о направлении на курсы, о присвоении квалификации в связи с окончанием обучения);

- по протоколам заседаний квалификационной комиссии (при наличии);

- по отметкам в личных карточках (форма Т-2) (при отсутствии в составе фонда протоколов заседаний квалификационной комиссии);

- по лицевым счетам по заработной плате.

3.3.1.2. Для подтверждения работы во время обучения на курсах по рабочим специальностям, например, ученик бетонщика, необходимо указать в приказе о приеме, что работник принят с оплатой согласно Положению об учениках, либо с определенной оплатой труда, например, «с выплатой ученических сдельщика» (если эти сведения содержатся в приказе). Обязательно просматриваются лицевые счета по заработной плате (либо расчетно-платежные ведомости) для подтверждения факта наличия заработной платы за период работы учеником (Приложение 32).

Период работы учеником, который не относится к периоду обучения на курсах, приравнивается к рабочим специальностям и начислением заработной платы не подтверждается.

3.3.2. Трудовой стаж комсомольцев и молодежи при освоении целинных и залежных земель и участии в работе студенческих строительных отрядов

Документы об участии комсомольцев и молодежи в освоении целинных и залежных земель за 1954-1960 гг.; о студентах, принимавших участие в работе студенческих строительных отрядов за 1968-1992 гг., необходимо просматривать в фондах областного и районных комитетов ВЛКСМ.

3.3.2.1. Архивные справки, подтверждающие стаж комсомольцев и молодежи в освоении целинных и залежных земель, исполняются:

- по протоколам заседаний бюро;

- по спискам и заявлениям молодежи;

- по документам о заработной плате.

3.3.2.2. Архивные справки, подтверждающие стаж работы в студенческих строительных отрядах, исполняются:

- по протоколам заседаний бюро и постановлениям областного штаба студенческих строительных отрядов;

- по книгам распоряжений по областному штабу студенческих строительных отрядов;

- приказам по личному составу;

- по выпискам из решений заседания комитетов ВЛКСМ учебных заведений;

- по договорам на строительство объектов, перечням объектов-строек;

- на основании списков бойцов стройотрядов;

- по отчетам о работе;

- на основании актов о несчастных случаях;

- по документам о заработной плате.

3.3.3. Обязательно просматриваются лицевые счета по заработной плате (либо расчетно-платежные ведомости) для подтверждения факта наличия заработной платы за указанный период. (Приложения №№ 33, 34).

3.3.4. Порядок оформления архивных справок освещен в пп. 2.21-2.25.

4. Методика исполнения запросов о подтверждении стажа работы на соответствующих должностях в особых условиях труда, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости

4.1. Правила исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, утверждаются постановлением Правительства Российской Федерации (Приложение 2).

4.2. Сведения, подтверждающие данное право, содержатся прежде всего в документах по личному составу (приказах по личному составу (о приеме, переводе, увольнении), расчетно-платежных ведомостях, лицевых счетах по начислению заработной платы, личных карточках (форма Т-2), учетных карточках, протоколах квалификационных и тарификационных комиссий, табелях учета использования рабочего времени, нарядах работников вредных профессий, списках работающих на производстве с вредными условиями труда (состав бригад), актах о приемке работ, выполненных по трудовому договору, и др.).

4.2.1. Обязательным требованием при исполнении запросов о подтверждении права на досрочное назначение трудовой пенсии по старости (далее по тексту— льготный трудовой стаж) является просмотр не только личной карточки (ф. Т-2) (или личного дела), но и всех расчетно-платежных ведомостей и лицевых счетов по заработной плате за указанный в запросе период, так как в них содержатся более полные сведения, необходимые для подтверждения льготного трудового стажа (о должности, о количестве фактически отработанного рабочего времени, а также периодах, которые не засчитываются в льготный стаж).

4.2.2. По табелям учета использования рабочего времени можно подтвердить наименование организации, структурного подразделения, профессию, должность работника, сведения о продолжительности рабочего дня, количестве фактически отработанных дней/часов ежемесячно, сведения о неявках на работу, командировках, отпусках без сохранения заработной платы (Приложение 35).

4.3. При необходимости просматриваются документы постоянного хранения (уставы, коллективные договоры и положения организации; приказы по основной деятельности; штатные расписания; статистические годовые отчеты по учету оборудования, сырья и материалов; протоколы заседаний технического совета; должностные инструкции и др.) (если таковые имеются в фонде).

4.3.1. По коллективным договорам могут быть подтверждены общие сведения об обеспечении специальными жирами и спецодеждой работников, занятых на работах с вредными условиями труда, о продолжительности дополнительных отпусков и др. (Приложение 36).

4.3.2. По приказам по основной деятельности предприятий подтверждаются сведения о характере производства и выпускаемой продукции.

4.3.3. По штатным расписаниям может быть подтверждено наименование должности, название рабочей специальности, наименование и/или номер соответствующего структурного подразделения,размер оклада .

4.3.4. По статистическим годовым отчетам по учету оборудования, сырья и материалов и протоколам заседаний технического совета могут быть подтверждены сведения о видах сырья и об использовании сырья на производстве (Приложение 37).

4.4. На основании данных, указанных в документах, составляется архивная справка.

4.5. В стандартную форму архивной справки о подтверждении льготного трудового стажа, помимо обязательных элементов (см. п.2.16.1. и п.3.1.12.), включаются:

4.5.1. Сведения о приеме, переводах и увольнении работника с указанием наименования его профессии, специальности, должности (сведения приводятся со ссылкой на распорядительные документы).

Необходимо обратить внимание на то, что наименования должностей, профессий, специальностей приводятся полностью, с указанием цеха и/или участка, особых условий труда (при наличии этих сведений в документах фонда). Так, например, в приказе о приеме указано, что работник принят электросварщиком ручной электродуговой сварки. Сведения в архивной справке должны приводиться в полном объеме, неверно указывать «принят сварщиком». Употребление полного наименования должности особенно относится к таким должностям, как :

- электрогазосварщик ручной дуговой сварки;

- монтажник стальных и железобетонных конструкций;

- инженер -радиограф;

- каменщик (обязательно указывается факт работы в бригаде, состав комплексной бригады, но с указанием только фамилии заявителя);

- штукатур-маляр (обязательно указывается, что работал в бригаде) и т.д.

4.5.2. Период работы в должности, дающей право на досрочную трудовую пенсию в течение неполного рабочего дня (неполной рабочей недели).

Необходимо отметить, что в стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии, включаются периоды:

- фактического выполнения работы в течение полного рабочего дня;

- получения пособия по государственному социальному страхованию в период временной нетрудоспособности;

- ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков (Приложение 2).

Если в связи с сокращением объемов производства работа выполнялась в режиме неполной рабочей недели, но полный рабочий день, то в справке следует отражать количество фактически отработанных рабочих дней.

Сведения о фактически отработанном времени могут содержаться в табелях учета использования рабочего времени. При их отсутствии сведения о количестве отработанных дней и часов ежемесячно подтверждаются на основании лицевых счетов по заработной плате (оформляются в виде таблицы).

4.5.3. Сведения о совмещении профессий по должности.

4.5.4. Сведения о переводе работника с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на другую работу, не дающую право на указанную пенсию, в той же организации по производственной необходимости на срок не более одного месяца в течение календарного года (например, «...в связи с производственной необходимостью перевести с 16.05.83 г. по 31.05.83 г. на подсобные необъемные работы Ф.И.О., плотника-бетонщика 3 разряда...»).

4.5.5. Сведения о переводе беременной женщины с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных вредных факторов (например, «...перевести маляра Ф.И.О. на легкий труд с … до декретного отпуска с оплатой по средне-сдельному...»).

4.5.6. Сведения, уточняющие особые условия труда, необходимые для назначения льготной пенсии (на работах с вредными, тяжелыми условиями труда, о работе вахтовым методом в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и др.).

4.5.7. Периоды работы, оплаченные по среднему или средне-сдельному заработку.

4.5.8. Периоды, которые не засчитываются в льготный трудовой стаж, дающий право для назначения досрочной трудовой пенсии (Приложение 2):

- отпуск без сохранения заработной платы;

- отпуск по уходу за ребенком;

- период нахождения на курсах повышения квалификации с отрывом от производства;

- период нахождения в учебном отпуске;

- период исполнения воинской обязанности или альтернативной гражданской службы;

- служебные командировки, во время которых отсутствует выполнение льготной работы;

- дни, предоставляемые донорам;

- дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

- отстранение от работы в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного, наркотического, токсического опьянения;

- период отстранения от работы на основании медицинского заключения в связи с выявленными противопоказаниями для выполнения работы, предусмотренной трудовым договором;

- периоды выполнения государственных или общественных обязанностей в рабочее время (при осуществлении избирательного права, участия депутатов в сессиях Советов народных депутатов или выполнении ими других депутатских обязанностей, участия членов добровольных пожарных дружин в ликвидации пожара или аварии и др.);

- отстранения от работы по требованию органов и должностных лиц, уполномоченных федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами;

- отстранения от работы, если работник не прошел в установленном порядке обязательный предварительный или периодический медицинский осмотр, обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда;

- период простоя (как по вине работодателя, так и по вине работника);

- период , оплачиваемый по среднему, средне-сдельному;

- прогулы;

- иные периоды отвлечения работника от выполнения льготной работы.

4.5.9. Если в течение запрашиваемого периода происходило переименование организации, в архивной справке необходимо указывать все ее наименования в хронологической последовательности (см. п . 2.16.2).

4.6. Сведения в справке приводятся с учетом вида документов (сначала по приказам, затем - лицевым счетам, личным карточкам и т.д.), внутри вида - в хронологической последовательности событий.

4.7. В архивной справке о подтверждении льготного трудового стажа, исполненной по запросам органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, указываются конкретно запрашиваемые сведения в зависимости от особенностей условий труда по каждой профессии.

4.7.1. При исполнении запросов, подтверждающих льготный трудовой стаж в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, необходимо указывать:

- количество отработанных часов (подтверждается по лицевым счетам);

- количество отработанных дней в районах Крайнего Севера (подтверждается по карточкам учета дней пребывания в районах Крайнего Севера ), данные сведения оформляются в виде таблицы (Приложение 38);

- сведения об ежегодных очередных отпусках (подтверждаются по личной карточке либо по лицевым счетам);

- сведения о выплате процентных (полярных) надбавок к заработной плате (приводятся на основании приказов о выплате надбавки, лицевых счетов, отметок в личной карточке).

Необходимо обратить внимание на то, что в периоды работы в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, включаются: рабочее время непосредственно на объекте, время междусменного отдыха в вахтовом поселке и время в пути от места нахождения работодателя или от пункта сбора до места выполнения работы и обратно (Приложения 2, 38).

4.7.2. При исполнении запросов, подтверждающих льготный трудовой стаж работы каменщиков, необходимо подтвердить работу в составе бригады:

- сведения о приеме и/или переводе на работу в бригаду/списочном составе бригады (сведения могут содержаться в приказах по личному составу);

- косвенные сведения о премировании членов бригады, предоставлении отпусков, временном перемещении бригады, объявлении выговора членам бригады и др. (сведения могут содержаться в приказах по личному составу);

- сведения о временном назначении работника бригадиром и выплате надбавок за руководство бригадой за данный период (сведения могут содержаться в приказах по личному составу и лицевых счетах по заработной плате) (Приложение 39).

4.8. В случае несовпадения записей, содержащихся в трудовой книжке работника, с записями по документам организации следует указывать: (так в документе).

4.9. В архивной справке после подтверждения сведений по документам фонда, необходимо подтвердить отсутствие сведений:

- о периодах, которые не засчитываются в льготный трудовой стаж (п. 4.5.8.);

- о периодах, за которые начисление заработной платы не производилось;

- о начислении доплат за совмещение профессий в связи с окончанием учебных курсов.

4.10. Оформление поисковых данных и заверение архивной справки осуществляется в соответствии с пп. 2.21-2.25.

 

5. Методика исполнения запросов о размере заработной платы и других выплат гражданам

5.1.Сведения о заработной плате граждан для назначения и/или перерасчета пенсии включаются в архивную справку в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан.

5.2. В архивные справки для налоговых органов включаются все виды начислений и удержаний и/или предоставляются копии документов и классификатор видов начислений и удержаний (при их наличии).

5.3. Основанием для выдачи архивной справки о размере заработной платы гражданина, с которой начисляется пенсия, служат лицевые счета (карточки начисления заработной платы), ведомости по начислению заработной платы, и/или расчетные ведомости на выдачу заработной платы, индивидуальные сведения о начисленных страховых взносах застрахованного лица (графа «Общие начисления, учитываемые при назначении пенсии»).

При наличии нескольких видов документов в первую очередь используются лицевые счета и/или расчетные ведомости. Иногда в расчетных ведомостях указываются табельные номера без фамилий сотрудников организации. В таких случаях идентификацию табельного номера с фамилией заявителя следует искать в приказах по личному составу или личных карточках (форма Т-2).

При отсутствии вышеназванных документов о зарплате должностной оклад может быть указан на основании штатных расписаний за соответствующий период, другие выплаты — на основании приказов по личному составу, в которых могут содержаться сведения о заработке заявителя (Приложение 40).

5.4. При исполнении запросов о заработной плате граждан используются Классификаторы видов начислений и удержаний, предоставляемые предприятиями при сдаче документов в архив. В них дается расшифровка кодов начислений и удержаний, оговариваются особенности начислений заработной платы на данном предприятии, выплаты, которые не должны учитываться при определении размера заработной платы.

5.5. Все сведения в архивной справке приводятся так, как они изложены в документах архива.

5.6. Архивная справка о заработной плате для начисления пенсии выдается за 5 лет (60 месяцев подряд), для предоставления на биржу труда – за последние 3 (три) месяца работы. По просьбе заявителя могут предоставляться сведения о заработке за любой период работы.

5.7. При просмотре документов по начислению заработной платы сумма начисления за месяц определяется по графе «всего начислено», «итого перечислено», «всего», «всего по кредиту», «итого», но не по графе «сумма к выдаче».

5.8. Данные приводятся отдельно без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

5.9. Суммы ряда выплат (основной и дополнительный отпуск, премии, выплаты по временной нетрудоспособности) указываются в строке месяца их выплаты, а не в строке месяца, за который они насчитаны, и по месяцам не разносятся. Необходимые разъяснения приводятся после таблицы.

5.10. Если невозможно определить правомерность включения той или иной суммы начислений в архивную справку по причине отсутствия полных сведений о виде, характере выплат в документах фонда, из-за неразборчивости написания цифр, угасания текста и прочих повреждений документа, необходимо скопировать содержание документа, сделав пометку «так в документе» и включить в архивную справку после таблицы. Самостоятельные выводы и заключения по тексту справки и содержанию начислений работниками архива не допускаются.

5.11. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения, и в текст справки после таблицы вносятся записи:

- до 1961 г. -« Без учета реформы 1961 г.»;

- с 1961 г. по 1969 г. включительно - «С учетом реформы 1961 г.»;

- с 1970 г. по 01 января 1998 г. - «Без учета деноминации от 01 января 1998 г.»;

- с 01 января 1998 г. - «С учетом деноминации от 01 января 1998 г.».

5.12. Сведения о заработке до 1991 г. включаются в архивную справку так, как они изложены в документах архива. До 1991 г. уплата взносов на государственное социальное страхование приравнивается к уплате страховых взносов в ПФ РФ.

5.13. С 01.01.1991 г. по 2000 г. основанием для включения в состав заработка для исчисления и перерасчета пенсии является то, были ли произведены удержания в ПФ РФ (в том числе и с сумм единовременного характера, не относящихся к фонду заработной платы), по установленному тарифу в размере 1% от всей суммы. При этом следует иметь в виду, что с сумм, начисленных по больничному листу, взносы в ПФ РФ не удерживались, но сумма оплаты за период нахождения на больничном включается в сумму заработка для расчета пенсии. В соответствующей строке таблицы после указания суммы, которая начислена за месяц, делается запись: "в т.ч. б/л".

5.14. Виды выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ПФ РФ, определяются Правительством Российской Федерации (Приложения 3, 4).

5.15. После сверки начисленной заработной платы с отчислениями в ПФ РФ в архивной справке необходимо указать, что «С указанных сумм взносы в Пенсионный фонд перечислены полностью. Выплаты единовременного характера в размер заработной платы не включены».

5.15.1. В случае затруднений в определении суммы для включения в архивную справку вносится сумма, с которой были взяты страховые взносы.

5.15.2. Если в указанную сумму заработной платы вошли разные единовременные выплаты (премии, материальная помощь, компенсации и пр.), с которых произведены отчисления в ПФ РФ, то в архивной справке после таблицы даются подробные объяснения.

5.15.3. Если в документах указаны не конкретные суммы, а доля отчислений в ПФ РФ в процентном отношении от заработной платы, соответствующая информация вносится в архивную справку после таблицы.

5.15.4. При расхождении удержаний в ПФ РФ с суммой заработка (по установленным тарифам) за запрашиваемый период суммы начислений и удержаний расшифровываются после таблицы или производится копирование (сканирование) лицевых счетов, расчетно-платежных ведомостей в зависимости от их физического состояния по запросам органов, осуществляющих пенсионное обеспечение граждан.

5.16. В случае отсутствия отчислений в Пенсионный фонд делается запись о том, что «С указанных сумм за (указывается период) сведений об отчислении взносов в Пенсионный фонд не обнаружено».

5.17. Начиная с 2001 г. оговариваются отчисления подоходного налога или единого социального налога в органы Министерства налогов и сборов РФ (по требованию заявителя).

5.18. В архивную справку о заработной плате включаются все виды вознаграждения за работу, включая:

- оплату за сверхурочную работу;

- за работу в выходные (праздничные) дни;

- за совместительство;

- премии ежемесячные и по итогам года, за выслугу лет;

- прочие начисления не единовременного характера;

- пособия за период временной нетрудоспособности;

- отпуска по беременности и родам.

5.19. Авторский гонорар корреспондентов редакций газет входит в сумму заработной платы за месяц и учитывается наравне с заработком за другую работу.

5.20. Суммы начислений по больничным листам по беременности и родам, пособие по беременности и родам (самостоятельные виды пособий по государственному социальному страхованию, с которых не взимаются страховые взносы в ПФ РФ) отмечаются в архивной справке со знаком «б/л» или «д/о» (как в документе).

Период нахождения в декретном отпуске подтверждается приказами (распоряжениями) руководителя организации об отпуске по уходу за ребенком (при отсутствии приказов - сведениями из личной карточки и/или личного дела) в этом случае справка о заработной плате продлевается на то же количество месяцев нахождения в отпуске по уходу за ребенком. После таблицы расписываются начисления (с указанием месяца), которые вошли в сумму оплаты больничного листа (Приложение 41).

5.21. При отсутствии начислений заработной платы за какой-либо месяц в соответствующей графе справки делается отметка «начислений нет».

Необходимо проверить другие документы по личному составу (приказы по личному составу, личные карточки), чтобы выявить причину, по которой заработная плата в этот период времени не начислялась. Если причина не обнаружена, после основания делается запись: «В документах по личному составу за (указывается год) сведений о причине отсутствия начислений заработной платы Ф.И.О. в (с) (указывается период) не обнаружено.». Если работнику предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребенком или работник направлялся в длительную командировку, колхоз, то информация приводится со ссылками на соответствующие приказы.

5.22. При исполнении запросов о заработной плате следует помнить:

- при переводе работника в течение года с одного участка на другой (в одной организации), необходимо проверить наличие начислений заработной платы во всех лицевых счетах и указать заработную плату по всем участкам;

- при направлении работника для временной работы в другой подведомственный филиал вышестоящей организации необходимо просматривать лицевые счета той организации для включения указанных сумм в архивную справку; ссылки на приказы о временном переводе работника даются после таблицы;

- ведомости и лицевые счета временных работников могут быть объединены за несколько лет;

- вновь принятым или переведенным работникам заработная плата за декабрь могла начисляться в январе следующего года;

- при переводе работников во вновь созданный подведомственный филиал вышестоящей организации в середине календарного года лицевые счета работников могли помещаться в описи вновь созданных организаций за весь календарный год, а также и за предыдущий год;

- денежные начисления рабочим и служащим могли производиться объединенными ведомственными и межведомственными бухгалтериями (например, для работников детских садов), в связи с чем необходимо просмотреть лицевые счета как других подведомственных филиалов вышестоящей организации, так и лицевые счета самой вышестоящей организации (Приложение 42).

5.23. При исполнении запросов о размере заработной платы граждан, работавших в районах Крайнего Севера или местностях, приравненных к ним, необходимо учитывать, что в архивной справке:

- до 1991 г. включаются фактические начисления заработной платы, так как в документах по заработной плате не всегда указывается, какой районный коэффициент применялся к заработной плате;

- с 01.01.1991 г. указывается сумма начисленной заработной платы, отдельно районный коэффициент и северная надбавка (например, ф. Р-6954-л)

5.24. При исполнении запросов о размере заработной платы членов колхозов и совхозов приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда отдельно за каждый год без суммирования в пределах года. Если в лицевом счете указана сумма за год, она вносится в архивную справку. Сведения в лицевом счете берутся из граф «кредит», «начислено за месяц», «оборот за месяц».

5.25. При исполнении запросов о размере заработной платы за работу по совместительству в справке вместе со сведениями о заработной плате приводятся приказы о приеме на работу по совместительству, о продлении срока работы по совместительству, об увольнении заявителя. Если приказы не поступали на хранение в архив, стаж работы подтверждается только по лицевым счетам (Приложение 43).

5.26. Сведения об оплате и предоставлении дней отдыха донорам содержатся в лицевых счетах по начислению заработной платы. В них выделена запись об оплате донорских дней и иногда - их количество (Приложение 44).

5.27. Сведения о начислении заработной платы преподавателям за прочитанные лекции и количестве отработанных часов содержатся в ведомостях по начислению заработной платы преподавателям общественных организаций.

5.28. Выплаты единовременного характера при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие) при исчислении пенсии не учитываются и в архивной справке не отражаются. Делается запись: «комп. не вкл.», «комп. и вых. пособ. не вкл.» в строке месяца начисления или даются пояснения после таблицы: «Компенсация за неиспользованный отпуск в размер заработной платы не включена» или после основания: "Сведений о начислении компенсации за неиспользованный отпуск в лицевом счете по заработной плате Ф.И.О. за (указывается год) не обнаружено".

5.29. Если в течение запрашиваемого периода происходило переименование организации в архивной справке необходимо указывать все ее наименования в хронологической последовательности. Сведения о переименованиях организации могут помещаться в начале архивной справки о размере заработной платы (см. п. 2.16.2) (Приложение 42).

5.30. Основная часть архивной справки по заработной плате для всех категорий работников представляет собой таблицу (см. п. 2.20). Оформление поисковых данных и заверение архивных справок осуществляется в соответствии с пп. 2.21.-2.25.

5.31. Особенности исполнения запросов о размере заработной платы работникам партийной и комсомольской организаций

5.31.1 Основанием для выдачи архивной справки о размере заработной платы партийных и комсомольских работников, с которой начисляется пенсия, помимо лицевых счетов (карточек начисления заработной платы), расчетно-платежных ведомостей по заработной плат,е являются:

- штатные расписания партийных и комсомольских органов и организаций за соответствующий год;

- распоряжения по личному составу (в т.ч. распоряжения о приеме, перемещении и премировании технического и обслуживающего персонала обкомов, райкомов и комитетов с правами райкомов);

- протоколы заседаний пленумов и бюро обкомов, бюро горкомов и райкомов КПСС и ВЛКСМ.

5.31.2. При составлении архивных справок о размере заработной платы партийным и комсомольским работникам необходимо учесть, что сведения об уплате взносов на государственное социальное страхование (вычеты в Фонд социального страхования СССР) в документах по заработной плате до 1991 г. могут отсутствовать.

С 1991 г. отчисления в ПФ РФ для работников общественных организаций производились.

5.31.3. Размер заработной платы партийным и комсомольским работникам включал: оклад, лечебное пособие, премии, вознаграждения за выслугу лет, доплаты за прошедший год и работу по совместительству (например «за кассу»), отпускные, пособие за период временной нетрудоспособности, отпуск по беременности и родам, командировочные.

5.31.4. Необходимо учесть, что лечебное пособие (пособие на время отпуска) не относится к разряду пособий по государственному социальному страхованию, при исчислении пенсии не учитывается и в архивной справке не отражается.

5.31.5. Сведения о премиях, выплачиваемых штатным работникам обкомов, горкомов, райкомов КПСС и ВЛКСМ, могут содержаться в протоколах заседаний секретариата обкомов, бюро горкомов и райкомов КПСС и ВЛКСМ.

5.31.6. Документы по заработной плате партийных и комсомольских работников промышленных и сельских обкомов КПСС и ВЛКСМ за 1962-1964 гг. отложились в фондах сельских обкомов КПСС и ВЛКСМ. (ф. П-6281 «Кировский сельский областной комитет партии», ф. П-6330 «Кировский сельский областной комитет комсомола»).

5.31.7. Необходимо иметь в виду, что заработная плата освобожденным секретарям первичных партийных и комсомольских организаций и предприятий, колхозов и совхозов начислялась в райкомах КПСС и ВЛКСМ.

Сведения о размере премии содержатся в протоколах заседаний бюро райкомов КПСС и ВЛКСМ, в то время как само начисление премии производилось в первичной организации (Приложение 45).

5.31.8. При поиске сведений о начислении заработной платы и/или доплаты неосвобожденным секретарям партийных комитетов предприятий, колхозов и совхозов необходимо, помимо документов по заработной плате райкомов КПСС и ВЛКСМ, просматривать также книги распоряжений по соответствующему райкому КПСС и ВЛКСМ (Приложение 46).

5.31.9. В ряде случаев в ведомостях по начислению заработной платы работникам ВЛКСМ отсутствует размер начисления заработной платы за отпуск и больничный лист, в ведомости начисление обозначено как «отпуск» и «б/л». Расчеты за отпуск производились на отдельных расчетных листках, которые на хранение в архив поступили не в полном объеме (Приложение 47).

5.31.10. В документах по начислению заработной платы работникам КПСС и ВЛКСМ могут отсутствовать сведения об «отпуске по беременностям и родам», «отпуске по уходу за ребенком» («декретный отпуск»). В этих случаях в ведомостях имеется обозначение - «больничный лист».

Факт нахождения работника в декретном отпуске подтверждается протоколами заседаний бюро рабочего органа КПСС и/или ВЛКСМ. В редких случаях в протоколах заседаний бюро указано, что в связи с уходом сотрудника в декретный отпуск на эту должность назначен новый сотрудник.

Подтвердить этот факт приказами не представляется возможным, так как в делопроизводстве партийных и комсомольских органов такой вид документа как приказ отсутствует.

Сведения в архивную справку заносятся так, как записаны в документе, после таблицы даются необходимые пояснения.

6. Методика исполнения запросов о награждении (поощрении) граждан за отличия в труде и присвоении почетных званий

6.1. Запросы социально–правового характера о награждении (поощрении) граждан и присвоении почетных званий подразделяются на следующие виды:

- о награждении правительственными наградами: орденами и медалями;

- о присвоении почетных званий и званий;

- о награждении знаками отличия в труде: нагрудными знаками, знаками, значками;

- о награждении юбилейными Почетными грамотами;

- о награждении почетными грамотами, дипломами, ценными подарками, премиями и др.

6.2. Список видов наград, которые может подтвердить архив, включен в состав модуля "О награждении граждан за отличие в труде" информационно-поисковой системы "Архивный фонд".ВЕБ (ИПС "Архивный фонд".ВЕБ) (Приложение 48).

Если в запросе указаны только название награды и год награждения, то поиск сведений о награждении целесообразно начинать с главного окна базы данных ИПС "Архивный фонд".ВЕБ, используя кнопку управления «Награждения». Подробно порядок работы исполнителя запросов расписан в п. 3 "Руководства пользователя базой данных "О награждении граждан за отличие в труде".

6.3. Основанием для исполнения запросов социально-правового характера для подтверждения награждения:

6.3.1. Правительственными наградами (орденом «Знак почета», медалью «За трудовую доблесть» и др.) являются:

- протоколы заседаний бюро обкома ВЛКСМ о представлении к награждению правительственными наградами;

- характеристики представляемых к награждению, наградные листы.

6.3.2. Почетными званиями и званиями («Заслуженный наставник молодежи РСФСР», «Ветеран труда», «Ударник коммунистического труда» и др.) являются:

- приказы директора по основной деятельности;

- приказы директора о премировании работников в связи с присвоением им почетных званий и званий;

- протоколы заседаний профкома организации;

- протоколы заседаний президиумов обкомов и горкомов отраслевых профсоюзов

(Приложение 49).

6.3.3. Знаками отличия в труде: нагрудными знаками, знаками, значками.

6.3.3.1. Нагрудными знаками Российского Общества Красного Креста («Почетный донор СССР», «Почетный донор России» и др.) являются протоколы заседаний правления и/или президиума областного комитета/отделения общества Красного Креста. (Приложение 50)

6.3.3.2. Знаками («Победитель социалистического соревнования…года», «Ударник …пятилетки», «За работу без аварий … степени» и др.) являются:

- протоколы заседаний президиумов областного совета профсоюзов, обкомов и горкомов отраслевых профсоюзов;

- протоколы заседаний бюро райкомов КПСС;

- постановления о представлении к награждению, характеристики, списки лиц, награжденных ведомственными наградами, в фондах обкомов отраслевых профсоюзов;

- приказы по основной деятельности предприятий и организаций;

- приказы по личному составу предприятий и организаций (Приложения 51, 52, 53).

6.3.3.3. Знаками и значками ЦК ВЛКСМ ( «60 лет ВЛКСМ», «Золотой колос», «Молодой гвардеец … пятилетки»,«За освоение новых земель» и др.) являются:

- протоколы заседаний бюро обкома, райкомов, горкомов ВЛКСМ, комитетов ВЛКСМ с правами райкома (Приложение 54);

- наградные листы представляемых к награждению лиц в протоколах заседаний бюро обкома, райкомов, горкомов ВЛКСМ, комитетов ВЛКСМ с правами райкома.

6.3.4. Юбилейными Почетными грамотами (ЦК КПСС, Совета Министров СССР, ВЦСПС и ЦК ВЛКСМ в честь 70-летия Великой Октябрьской социалистической революции; ЦК ВЛКСМ «ВЛКСМ 1918-1978 гг.» и др.) являются:

- протоколы заседаний бюро обкомов, горкомов, райкомов КПСС и ВЛКСМ;

- списки передовиков производства;

- материалы к протоколам заседаний бюро горкомов и райкомов КПСС;

- выписки из протоколов заседаний бюро и секретариата ЦК ВЛКСМ в фонде обкома ВЛКСМ. (Приложение 55).

6.3.5. П очетными грамотами, дипломами (Почетные грамоты ВЦСПС, Почетные грамоты Министерства и ЦК профсоюзов и др.), ценными подарками и премиями являются документы, перечисленные в п. 6.3.3.2. (Приложение 56)

6.4. Необходимо иметь в виду, что постановления о награждении знаками «Победитель социалистического соревнования...», «Ударник... пятилетки» принималось совместным решением профсоюзных и промышленных органов.

В случае необходимости при исполнении запросов следует просматривать документы фондов организации, областного совета профсоюзов и обкома отраслевого профсоюза. (Приложения 7, 8 , 57).

6.5. Приказы по основной деятельности и/или по личному составу (если такие приняты в состав архивного фонда) необходимо просматривать в том случае, если в трудовой книжке указано, что основанием награждения является приказ, а не постановление. (Приложение 58)

6.6. При исполнении запросов о награждении, если не указана точная дата награждения, рекомендуется просматривать документы не только за указанный год, но и за 2-3 года до и после награждения, так как заявитель не всегда помнит точную дату награждения.

6.7. При исполнении запроса о награждении знаком «Ударник … пятилетки» необходимо просматривать дела не только за последний год пятилетки и начало следующей, но и за один – два предыдущих года (награждение знаками проводилось как по результатам работы за год (пятилетку), так и в течение года (пятилетки) за досрочное выполнение годового (пятилетнего) задания.

Например, поступил запрос о подтверждении факта награждения знаком «Ударник десятой пятилетки», дата награждения не указана. Поскольку завершающим годом десятой пятилетки был 1980 г. при исполнении запроса необходимо просмотреть протоколы заседаний президиумов областного совета профсоюзов, обкомов и горкомов отраслевых профсоюзов или приказы руководства организации и списки награжденных за 1980–1981 гг. Если сведения о запрашиваемом лице отсутствуют, необходимо просмотреть аналогичные дела за 1978–1979 гг.

6.8. В случае отрицательного ответа, заявителям следует рекомендовать адреса архивов для дальнейшего обращения:

- правительственными наградами: в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) по адресу: 123995, г. Москва, ГСП-5, Бережковская наб., д. 26.;

• - нагрудными знаками Российского Общества Красного Креста в :

1. Центральный офис Общероссийской общественной организации «Российский Красный Крест» по адресу: 117036, Москва, Черемушкинский проезд, д. 5;

2. Кировское областное отделение Общероссийской общественной организации «Российский Красный Крест» по адресу: 610000, г. Киров, ул. К. Маркса, д. 80;

3. ГЛПУ «Кировская областная станция переливания крови» по адресу: 610027, г. Киров, ул. Красноармейская, д. 74.

- знаками «Победитель социалистического соревнования …. года» и «Ударник … пятилетки» - в Российский государственный архив экономики по адресу: 119435, Москва, ул. Б. Пироговская, д. 17.

- знаками и значками ЦК ВЛКСМ - в Российский государственный архив социально-политической истории по адресу: 125009, Москва, ул. Б. Дмитровка, д. 15. (Приложение 59).

6.9. Необходимо обратить внимание на то, что представления к награждению, наградные листы, характеристики, а также переписка о вручении наград не являются основанием для подтверждения факта награждения. Имеющиеся в них сведения могут быть предоставлены по требованию заявителя.

6.10. На основании выявленных сведений по документам оформляется архивная справка, при отсутствии сведений – отрицательный ответ (Приложение 57).

6.11. Архивная справка оформляется в соответствии с пп. 2.21. - 2.25.

 

Составители:

 

Ведущий специалист отдела

обеспечения сохранности и

государственного учета

архивных документов Л .Г. Попцова

"24" июня 2011 г.

 

Начальник отдела обеспечения

сохранности и государственного

учета архивных документов А.А. Баранова

"24" июня 2011 г.

 

 

 

последнее обновление страницы: 2017-07-03