Кировское областное государственное казенное учреждение

«Государственный архив социально-политической истории

Кировской области» (КОГКУ «ГАСПИ КО»)

 

Методические рекомендации по исполнению биографических запросов по документам КОГКУ «ГАСПИ КО»

Киров, 2016

 

Содержание

 

1.	Общие положения	3
2.	Порядок исполнения биографических запросов	6
3.	Методика исполнения биографических запросов по архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним	9
3.1.	Архивные документы, используемые при исполнении биографических запросов	9
3.2.	Справочно-поисковые средства к архивным документам, используемые при исполнении биографических запросов	17
4.	Особенности исполнения биографических запросов	20
5	Оформление ответов на биографические запросы пользователей	21
6.	Приложения	25
	Сокращения	34

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор КОГКУ "ГАСПИ КО"

____________ Е.Н.Чудиновских

"___" ________________ 2016 г.

 

1. Общие положения

 

1.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами является основной формой использования архивных документов (предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователям информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения их информационных потребностей) и одним из основных направлений деятельности Кировского областного государственного казенного учреждения "Государственный архив социально-политической истории Кировской области" (далее - архив). Исполнение биографических запросов пользователей предусматривает подготовку и предоставление соответствующих информационных документов, является одним из самых сложных и ответственных участков работы в архиве.

В связи с увеличением интереса граждан к истории своей семьи, созданием ими личных архивов, написанием родословных в последние годы значительно увеличилось количество запросов с целью выявления биографических сведений о родственниках. В большинстве случаев в архив обращаются для поиска сведений о гражданах - членах РКП(б)-ВКП(б)-КПСС (далее - партии), поскольку большую часть документов, хранящихся в архиве, составляют документы органов, организаций и учреждений партии.

1.2. Методические рекомендации по исполнению биографических запросов по документам КОГКУ «ГАСПИ КО» (далее - методические рекомендации) подготовлены с целью оказания помощи сотрудникам архива в исполнении данных запросов.

Необходимость написания методических рекомендаций вызвана недостаточным методическим обеспечением, определенными трудностями в исполнении биографических запросов для работников архива, разбросанностью необходимой информации по различным архивным фондам.

1.3. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации (далее - РФ), Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (с изменениями и дополнениями), Федеральным законом "О персональных данных" от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ (с изменениями и дополнениями); Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ (с изменениями и дополнениями), Указом Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями и дополнениями) от 06 марта 1997 года № 188, Законом Кировской области "Об архивном деле в Кировской области" от 02 марта 2005 года № 313-ЗО (с изменениями); Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 года № 19, с изменениями); Административным регламентом Федерального архивного агентства (далее - Росархива) по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 31 мая 2012 года № 566); Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально-правового характера по обеспечению пенсионных прав и социальной защиты граждан по документам КОГКУ "ГАСПИ КО" (2011) и другими нормативно-правовыми документами в области архивного дела и делопроизводства.

1.4. Методические рекомендации состоят из следующих разделов:

- общие положения;

- порядок исполнения биографических запросов;

- методика исполнения биографических запросов по архивным документам и справочно-поисковым средствам (далее - СПС) к ним;

- особенности исполнения биографических запросов;

- оформление ответов на биографические запросы пользователей.

1.5. В методических рекомендациях используются следующие основные понятия и определения:

- архивная выписка - документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

- архивная справка - документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единицы хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

- биографический запрос - разновидность тематического запроса, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретного лица;

- номенклатурный работник - лицо, занимающее официальную должность в партийных, советских, хозяйственных органах, учреждениях, организациях, назначаемый или утверждаемый на должность партийным органом;

- пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;

- регистрационный бланк члена КПСС - документ партийного учета КПСС;

- учетная карточка члена КПСС - основной документ партийного учета КПСС, удостоверяющий партийную принадлежность и содержащий биографические сведения на члена КПСС.

2. Порядок исполнения биографических запросов

 

2.1. Запрос пользователя принимается к рассмотрению при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества (далее - ФИО)), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается руководством архива, направляется на исполнение непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям (при их наличии в архиве), относящимся к предмету запроса.

Запросы биографического характера могут касаться как самого заявителя, так и его родственников или другого лица, если они не противоречат действующему законодательству РФ о тайне личной жизни граждан.

Для исполнения биографического запроса пользователя могут быть запрошены дополнительные сведения: ФИО; год рождения, место работы (уезд, район), должность (при возможности), хронология запрашиваемой информации (если не была указана ранее).

2.2. При поступлении в архив запроса пользователя в форме интернет-обращения с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса заявителя ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении (ПРИЛОЖЕНИЕ № 1). Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно запрашиваются у пользователя документы, подтверждающие его полномочия, предусмотренные действующим законодательством РФ (ПРИЛОЖЕНИЕ № 2).

2.4. Основанием для отказа в исполнении биографических запросов и интернет-обращений пользователей может быть отсутствие в запросе ФИО физического лица (отчества - при наличии) или наименования юридического лица; почтового адреса и/или электронного адреса пользователя; юридического адреса, банковских реквизитов - для юридических лиц; темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации; документов, подтверждающих полномочия заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах. Не подлежат рассмотрению запросы, не поддающиеся прочтению, содержащие ненормативную лексику или оскорбительные высказывания.

2.5. Биографические запросы пользователей, поступившие в архив, исполняются в течение 30 (тридцати) дней с момента регистрации. С разрешения руководства этот срок может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.

Срок исполнения биографических запросов по научно-справочному аппарату (далее - НСА) архива составляет не более 15 (пятнадцати) дней с момента их регистрации.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 (пяти) дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

Биографический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с заявителем сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

2.6. Исполнение биографических запросов пользователей организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора), согласно прейскуранту на платные работы и услуги, выполняемые в архиве. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

2.7. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

2.8. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке РФ.

2.9. При исполнении биографических запросов выявляются сведения о фактах биографии отдельного лица: дате и месте рождения, дате и месте смерти, родственных связях; трудовой, профессиональной, политической, общественной или научной деятельности; награждении орденами и медалями, знаками отличия и др.

2.10. При получении запроса исполнителю необходимо обратить внимание на должность гражданина, на которого сделан запрос, а также на место его проживания (уезд Вятской губернии - район Кировской области). При исполнении запроса на гражданина, занимавшего руководящую должность в масштабе уезда-района-города-губернии-области, необходимо обратиться к картотеке видных и руководящих работников губернской, краевой и областной парторганизаций (далее - губкома, крайкома, обкома) и просмотреть описи номенклатурных работников. Если гражданин занимал рядовую должность, необходимо обратиться в первую очередь к личным регистрационным карточкам и учетным карточкам членов партии (далее - коммунистов). Во многих случаях исполнителю поможет информационно-поисковая система "Электронный научно-справочный аппарат" (далее - ИПС "ЭНСА"), размещенная на сайте архива. На сегодняшний день в ней имеются следующие сведения:

- о работниках, входивших в номенклатуру Вятского губкома партии, Кировских обкома и городского комитета (далее - горкома) партии (на них есть личные дела);

- о коммунистах, проживавших в городе Кирове в 1936 году (на них есть регистрационные бланки);

- о коммунистах, стоявших на учете в городе Кирове на август 1991 года (на них есть учетные карточки).

2.11. Необходимо обратить внимание и на временные рамки биографии гражданина. В НСА архива, включая электронные базы данных, имеются сведения на лиц, работавших в основном с 1936 по 1991 годы, в годы существования Кировского областного комитета (далее - обкома) партии. Сведения за более ранний период необходимо искать непосредственно в описях соответствующих архивных фондов. Так, при исполнении запроса о деятельности гражданина, например, за 1920-е годы необходимо обратиться в первую очередь к описям, содержащим учетные карточки коммунистов за 1920 и 1926 годы.

Также имеются картотека видных и руководящих работников губернской, краевой и областной парторганизаций и персональная картотека по передвижению руководящих кадров, позволяющие найти сведения о деятельности гражданина, например, в 1950-е годы. Сведения, содержащиеся в данных картотеках, дублируются в ИПС "ЭНСА" (поиск производится по перечню дел в описях соответствующих фондов).

2.12. После изучения СПС исполнитель обращается непосредственно к архивным документам, на основании которых оформляется архивная справка.

 

3. Методика исполнения биографических запросов по архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним

 

3.1. Архивные документы, используемые при исполнении биографических запросов

 

3.1.1. Документы из архивных фондов органов партии являются уникальным и зачастую единственным или по крайней мере наиболее легкодоступным источником персональной информации о гражданах, в частности автобиографий, анкет и фотографий коммунистов. Подобная информация в основном содержится в личных делах коммунистов, которые хранятся по месту проживания гражданина на тот момент, и во время его переезда не перемещались вместе с ним. На новом месте заводилось новое дело. Личные дела называются согласно ФИО человека. Личные сведения на гражданина могут быть в архивных документах различных видов. К ним относятся:

- личные дела освобожденных партийных, номенклатурных комсомольских, советских, хозяйственных работников;

- личные дела по приему в партию;

- персональные дела на коммунистов;

- личные регистрационные карточки ;

- учетные карточки коммунистов;

- регистрационные бланки на коммунистов;

- книги регистрации учетных карточек членов партии и кандидатов в члены партии;

- списки погашенных партийных документов;

- анкеты делегатов партийных конференций;

- протоколы собраний первичных парторганизаций и др.

Каждой разновидности личных дел присущ свой определенный набор документов, составляющих личное дело.

3.1.2. Личные дела освобожденных партийных, номенклатурных комсомольских, советских, хозяйственных работников содержат информацию о:

- приеме;

- перемещении;

- увольнении;

- дате рождения;

- социальном происхождении;

- образовании;

- трудовом стаже;

- семейном положении;

- размере заработной платы;

- другие данные, характеризующие жизнь и деятельность работника.

Личные дела имеются в фондах губкома, обкома, горкомов и райкомов партии.

В фондах горкомов и райкомов партии можно найти, как правило, дела работников горкомов, райкомов и секретарей первичных парторганизаций. В фонде Вятского губкома партии (ф. П-1, оп. 9, 10) имеются дела на лиц, занимавших должности ответственных работников от секретарей волостных комитетов (далее - волкомов) партии и директоров школ до руководителей губернии за 1921-1929 годы. При использовании фонда Кировского обкома партии (ф. П-1290) следует обратить внимание на то, что понятие "номенклатура" в разные годы трактовалось по-разному: максимальный учет номенклатурных должностей, а, следовательно, и самое большое количество дел было в 1930-1940 годы (оп. 14, 16, 17, 18, 19), где количество дел исчисляется тысячами, а в 1980-е годы (оп. 84, 87, 90, 93, 97, 100, 103, 106, 108, 112) их только десятки.

Личные дела по учету номенклатурных работников включают в себя различные документы: автобиографию, личный листок по учету кадров (с фотографией), характеристики; выписки из протоколов заседаний пленумов, бюро; постановления об утверждении в должности, наложении партийных взысканий, освобождении от должности; наградные листы, газетные вырезки, предвыборные агитационные плакаты и др.

3.1.3. Личные дела по приему в партию содержат биографические сведения на гражданина до его вступления в партию, данные о его родных и близких. В этих делах имеются:

- анкета установленного образца;

- заявление;

- автобиография;

- три рекомендации-характеристики от коммунистов со стажем (у членов ВЛКСМ одна из рекомендаций - от райкома ВЛКСМ).

В архиве хранятся дела по приему в партию с 1918 по 1991 годы. Дела 1918-1929 годов сосредоточены в фонде "Вятский губком ВКП(б)" (ф. П-1, оп. 8), за последующий период - в фондах горкомов, райкомов, политических отделов (далее - политотделов) и партийных комитетов (далее - парткомов) с правами райкомов.

3.1.4. В персональных делах коммунистов сосредоточен комплекс документов, содержащих информацию о нарушениях членами партии партийной дисциплины, норм общественной морали, отступлении от официальной идеологической линии партии и последовавших мерах воздействия. В делах встречаются характеристики гражданина, сведения о его трудовой деятельности. Как правило, партийные взыскания снимались через год после их вынесения. Поэтому в этих делах можно найти информацию о том, где гражданин работал через год после, например, снятия его с работы. В случае восстановления его в партии иногда можно узнать номер нового партийного билета, что необходимо для дальнейших поисков.

Персональные дела имеются в фондах обкома, всех горкомов и райкомов партии, политотделов и парткомов на правах райкомов. За 1921-1929 годы они сосредоточены в фонде "Вятская губернская контрольная комиссия" (ф. П-98), где в отдельных делах имеются личные листки по учету кадров. Надо иметь в виду, что по этому фонду имеется картотека персоналий. По городу Вятке и Вятскому району за 1929-1934 годы персональные дела хранятся в фонде "Вятская горрайонная контрольная комиссия ВКП (б) - РКИ" (ф. П-99). В фонде Кировского обкома партии (ф. П-1290, оп. 104) хранятся дела по восстановлению в партии лиц, репрессированных, а впоследствии реабилитированных. В них содержатся полные биографические данные, выписки из следственных дел, характеристики.

Персональные дела коммунистов содержат документы ограниченного пользования. Пользователям по их запросам предоставляются биографические сведения, послужной список и сведения о реабилитации интересующего лица. Полные сведения предоставляются только родственникам при наличии нотариально заверенных копий документов, подтверждающих их родство с личностью запрашиваемого гражданина.

3.1.5. Личные регистрационные карточки имеются на коммунистов, проживавших в 1920 году на территории Вятской губернии и прошедших перерегистрацию. Они сосредоточены в фонде "Партийный архив Кировского обкома КПСС" (ф. П-4112, оп. 19) и содержат следующие сведения:

- ФИО;

- дата рождения;

- социальное происхождение;

- образование;

- дата вступления в партию;

- служебная и общественная деятельность.

3.1.6. Учетные карточки коммунистов

3.1.6.1. При выдаче партийного билета или кандидатской карточки на гражданина заполнялась учетная карточка, которая хранилась по месту учета коммуниста в укоме, райкоме, горкоме партии и политотделах. Учетные карточки коммунистов были введены в 1926 году и усовершенствованы в последующие годы. Обмен партийных документов происходил в 1926, 1936, 1954 и 1973 годах. При смене партийных билетов менялись и учетные карточки. В архиве хранятся учетные карточки коммунистов только образца 1926 и 1973 годов, которые содержат подробные сведения о коммунисте на момент его вступления в партию. В карточках имеются биографические сведения о годе рождения, образовании, национальности, профессии, сведения о трудовой деятельности с 1917 года по год обмена или смерти, а также о местах проживания, о снятии и принятии на учет партийных документов. В них вносились все последующие изменения в образовании, трудовой деятельности, о поощрениях и наградах. На одного гражданина могло заводиться несколько учетных карточек в случаях, если он переходил из одной партийной организации в другую или из кандидатов в члены партии переходил в члены партии.

3.1.6.2. Учетные карточки коммунистов образца 1926 года содержат следующие сведения на членов партии и кандидатов в члены партии за период с 1917 по 1936 годы:

- ФИО;

- дата рождения;

- социальное происхождение;

- образование;

- дата вступления в партию;

- служебная деятельность;

- сведения о награждениях;

- партийные взыскания.

Учетные карточки коммунистов образца 1926 года имеются в архивных фондах:

- Афанасьевского райкома КПСС (ф. П-632);

- Верхнекамского райкома КПСС (ф. П-1922);

- Верхошижемского райкома КПСС (ф. П-2198);

- Зуевского райкома КПСС (ф. П-1331);

- Котельничского райкома КПСС (ф. П-1688);

- Куменского райкома КПСС (ф. П-2202);

- Лузского райкома КПСС (ф. П-2147);

- Мурашинского райкома КПСС (ф. П-861);

- Нагорского райкома КПСС (ф. П-1023);

- Нолинского райкома КПСС (ф. П-790);

- Омутнинского райкома КПСС (ф. П-1450);

- Пижанского райкома КПСС (ф. П-706);

- Подосиновского райкома КПСС (ф. П-1693);

- Просницкого райкома КПСС (ф. П-1291);

- Салобелякского райкома КПСС (ф. П-923);

- Санчурского райкома КПСС (ф. П-931);

- Сунского райкома КПСС (ф. П-1046);

- Тужинского райкома КПСС (ф. П-1048);

- Фаленского райкома КПСС (ф. П-1281);

- Шестаковского райкома КПСС (ф. П-1134);

- Юрьянского райкома КПСС (ф. П-2084);

Кроме этого, учетные карточки содержатся в фонде "Партийный архив Кировского обкома КПСС" (ф. П-4112, оп. 17, 18).

При поиске необходимых сведений надо иметь в виду, что в архивных фондах Котельничского и Нолинского райкомов партии имеются учетные карточки за 1929-1930 годы других районов, входивших в соответствующие округа Нижегородского края.

3.1.6.3. Учетные карточки коммунистов образца 1973 года содержат следующие сведения:

- ФИО;

- год рождения;

- социальное происхождение;

- дата вступления в партию;

- образование;

- трудовая деятельность;

- награды.

Важной особенностью учетных карточек образца 1973 года является то, что на них обозначалась дата и причина погашения партийных документов (в большинстве случаев - дата смерти); наименование партийного органа, погасившего документы.

Учетные карточки образца 1973 года на коммунистов, выбывших из партии по различным причинам, за 1985-1991 годы содержатся в фонде Кировского обкома КПСС (ф. П-1290, оп. 114).

В фондах горкомов, райкомов партии и парткомов с правами райкомов содержатся учетные карточки на коммунистов, состоявших на партийном учете по состоянию на август 1991 года. Они систематизированы, как правило, по организациям, в которых коммунисты состояли на учете, реже - по алфавиту. Сведения о наличии в архиве учетных карточек коммунистов можно найти в ИПС "ЭНСА" по фамилии запрашиваемого лица или обратившись по поиску к описи соответствующего фонда.

3.1.7. Регистрационные бланки на коммунистов составлялись при смене партийных билетов и полностью повторяли сведения из учетных карточек. В архиве хранятся регистрационные бланки образца 1936 года по городу Кирову в фонде Кировского горкома партии (ф. П-1293, оп. 8а). Перечень регистрационных бланков по ФИО отражен в ИПС "ЭНСА" (см. опись соответствующего фонда).

3.1.8. По книгам регистрации учетных карточек членов партии и кандидатов в члены партии можно проследить географию проживания гражданина, примерную дату его смерти, номер партийного билета. В этих документах отражается перемещение коммунистов из одной городской или районной партийной организации в другую, а также причины гашения партийных документов (исключение из партии, смена билета или смерть). Книги регистрации хранятся в фондах всех горкомов, райкомов партии и парткомов с правами райкомов.

3.1.9. Списки погашенных партийных документов.

Партийные документы на коммунистов гасились в случае исключения их из партии, смерти, смены фамилии или порчи билета или учетной карточки. Гашением документов занимались горкомы, райкомы партии и парткомы с правами райкомов, поэтому в соответствующих фондах хранятся списки погашенных документов всех партийных организаций Кировской области. Обобщенные списки имеются в фонде № П-1290 "Кировский обком КПСС". Эти списки составлялись поквартально за каждый год. Просматривая их за определенный временной период, можно найти примерную дату смерти коммуниста. Поскольку документы гасились один раз в квартал, то дата смерти гражданина и дата гашения его партдокументов могут не совпадать до трех месяцев. Однако, зная дату гашения, можно, например, найти некролог в газете и узнать точную дату смерти.

3.1.10. Анкеты делегатов партийных конференций хранятся в фондах горкомов, райкомов партии и парткомов с правами райкомов и содержат следующие сведения:

- ФИО;

- дата рождения;

- дата вступления в партию;

- занимаемые должности;

- образование;

- награды;

- количество избраний делегатом конференций.

3.1.11. Протоколы собраний первичных парторганизаций содержат сведения об общественной деятельности коммунистов:

- избрание в выборные органы;

- выполняемые партийные поручения;

- темы выступлений на собраниях, заседаниях бюро;

- характеристика трудовой деятельности.

Эта информация может быть различна по объему в зависимости от партийной и общественной активности коммуниста. Данные протоколы имеются как в отдельных фондах первичных парторганизаций, так и в фондах укомов, райкомов, горкомов партии.

 

3.2. Справочно-поисковые средства к архивным документам, используемые при исполнении биографических запросов

 

3.2.1. Для исполнения биографических запросов в архиве имеются следующие СПС: ИПС "ЭНСА", электронная база данных (далее - БД) "Политические лидеры Вятского края. Век ХХ", картотеки, указатели.

3.2.2. Для поиска информации в ИПС "ЭНСА" на сайте архива необходимо ввести в поисковую строку ФИО запрашиваемого лица и в появившемся перечне личных и персональных дел найти необходимое дело, одновременно выяснив его поисковые данные (номера фонда, описи и единицы хранения) и крайние даты документов в деле (ПРИЛОЖЕНИЕ № 3).

3.2.3. Электронная БД "Политические лидеры Вятского края. Век ХХ" содержит биографии руководителей губернии, уездов, округов, районов, города Вятки-Кирова в советское время (1917-1991 гг.): председателей, ответственных и первых секретарей губернского, уездных, окружных, районных, городских комитетов (далее - губкома, укома, окружкома, райкома, горкома) партии; председателей губернского, уездных, окружных, районных, Вятского - Кировского городских исполнительных комитетов Советов депутатов трудящихся - народных депутатов. Большинство биографий снабжены фотографиями. Указаны исходные данные для поиска более подробных сведений о них (ПРИЛОЖЕНИЕ № 4). В читальном зале архива имеется также печатный вариант биографического справочника "Политические лидеры Вятского края".

3.2.4. Поиск информации по биографическим запросам возможен также по картотекам.

3.2.4.1. Должностная картотека номенклатурных партийных, советских и комсомольских работников содержит следующие сведения:

- ФИО;

- год рождения;

- место работы;

- должность;

- предыдущая должность;

- время пребывания в данной должности;

- причина увольнения.

3.2.4.2. Картотека видных и руководящих работников губернской, краевой и областной партийной организации содержит краткие биографические сведения и указания на источники информации.

3.2.4.3. Картотека репрессированных коммунистов содержит следующие сведения:

- ФИО;

- год рождения;

- место работы;

- должность;

- дата и причина исключения из партии;

- дата и формулировка восстановления в партии (если было);

- источник сведений.

3.2.4.4. Персональная картотека по передвижению руководящих кадров содержит следующие сведения:

- ФИО;

- год рождения;

- место работы;

- должность;

- дата утверждения в должности;

- дата перемещения на другую должность;

- дата освобождения от должности;

- источник сведений.

3.2.5. Среди указателей, позволяющих осуществлять поиск информации по биографическим запросам, можно выделить следующие:

- алфавитные книги постановлений бюро губернского и областного комитетов партии по кадрам и персональным делам;

- списки сменяемости партийных и советских работников (1954-1969 гг.);

- списки коммунистов, исключенных из партии, и рассмотрение их апелляций (1936-1937 гг.).

 

4. Особенности исполнения биографических запросов

 

4.1. При исполнении биографических запросов необходимо помнить, что архивные документы могут содержать сведения конфиденциального характера. Данные сведения указываются в запросах на конкретных лиц и предоставляются пользователям, исходя из положений действующего законодательства РФ в области архивного дела.

4.2. К сведениям конфиденциального характера, согласно статье 1 Указа Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 06 марта 1997 года № 188, относятся сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

4.3. Согласно статье 9 "Ограничение доступа к информации" Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ, необходимо учитывать, что ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации. Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается федеральным законом о персональных данных.

4.4. В соответствии со статьей 25, ч. 3 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации"от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

4.5. В случае нахождения в архиве неполных биографических данных следует порекомендовать заявителю обратиться в Российский государственный архив социально-политической истории (далее - РГАСПИ) по адресу: 125009, Москва, ул. Большая Дмитровка, д. 15, где хранятся учетные документы коммунистов. При обращении в РГАСПИ обязательно указывать номер партийного билета гражданина, чьи биографические данные запрашиваются. Это связано с тем, что в РГАСПИ нет именной картотеки, в то же время документация систематизирована по номерам партбилетов. Поиск номера партийного билета можно осуществить по книгам погашения партийных билетов (если известно время и место выхода из партии, например, по причине смерти) или по книгам выдачи партбилетов (если известно время и место вступления в партию).

 

5. Оформление ответов на запросы пользователей

 

5.1. На основании имеющихся в документах сведений по тематическим запросам составляется официальный ответ, содержащий в полном объеме или частично интересующую пользователя информацию. Ответ может быть оформлен в установленном порядке в форме архивной справки, архивной выписки из документов, архивной копии, информационного письма и др.

5.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка (ПРИЛОЖЕНИЕ № 5).

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, сведения о печатных изданиях, использовавшихся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивная справка подписывается директором архива или заместителем директора и заверяется печатью архива.

5.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. В архивной выписке извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по тематическому запросу, причем связанность передачи содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. В одной выписке можно дать извлечения только из одного документа; объединять извлечения из нескольких документов в одной выписке не разрешается, так как это может привести к искажению смысла.

В конце архивной выписки делается также описание внешних особенностей оригинала: наличие печатей, миниатюр, водяных знаков и т.д. при наличии таковых. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Далее проставляется заверительная надпись «Верно». Достоверность выданных по запросам архивных выписок заверяется подписью директора архива или заместителя директора и печатью архива.

5.4. При направлении адресату архивных копий оформляется сопроводительное письмо, в котором излагается краткая аннотация высылаемых документов. В отметке о наличии приложения проставляется количество листов и экземпляров. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения подлинного архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются (прошиваются) и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью директора архива или заместителя директора (ПРИЛОЖЕНИЕ № 6).

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, объем которых превышает один лист, должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью архива.

5.5. При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, или отсутствии в архивных документах запрашиваемых сведений на бланке архива составляется мотивированный отрицательный ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. Отрицательный ответ оформляется на бланке архива, при необходимости может быть заверен гербовой печатью архива (ПРИЛОЖЕНИЕ № 7).

5.6. В случаях, когда часть запроса поступила не по назначению, а по другой части запроса сведения имеются, составляются архивные справки по имеющимся сведениям. По поступившей не по назначению части запроса дается рекомендация об обращении в организацию или архивное учреждение, где имеются запрашиваемые сведения для дальнейшего исполнения биографического запроса (в случае, если архив располагает данной информацией) (ПРИЛОЖЕНИЕ № 8).

5.8. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.

5.9. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами. На запросы, присланные по электронной почте, ответ может быть направлен на адрес электронной почты.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

 

Составитель:

 

Ведущий архивист отдела использования

архивных документов В.С. Жаравин

 

 

 

ОДОБРЕНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертно-методической комиссии КОГКУ "ГАСПИ КО" от "23" июня 2016 г. № 7		Протокол ЭПК при министерстве культуры Кировской области от "___" _________ 2016 г. № ____

Приложение 1-7

Приложение 8

Сокращения

 

последнее обновление страницы: 2017-07-03